Checklist para organizar una competición de natación
Una competición de natación necesita más que reservar la piscina y preparar las calles. Hay que cerrar las inscripciones, ordenar las series, coordinar a oficiales y voluntarios y dejar listos los resultados antes de que llegue el primer nadador. Esta checklist reúne la planificación, el material deportivo, el registro y el avituallamiento en una secuencia práctica. Úsala para comprobar también los detalles que suelen quedarse para el último momento, como los datos médicos, los tacos de salida y las listas impresas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la piscina
Elaborar el programa de la competición
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar las listas de participantes
2 personas
Organizar las series de salida
2 personas
Contratar a los oficiales
Asignar voluntarios
2 personas
Enviar información a los participantes
Encargar premios
Hacer la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recopilar datos médicos
Imprimir las listas de salida
Imprimir formularios de resultados
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Ordenar los premios
2 personas
Comprobar el material
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Comprobar los tacos de salida
2 personas
Comprobar pistas y líneas
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Señalizar las zonas de vestuario
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
Informar a los oficiales
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
Abrir el registro
3 personas
Recepción de participantes
4 personas
Repartir gorros de baño
2 personas
Anunciar las series de salida
Dar instrucciones de apertura
Guiar los recorridos de la competición
8 personas
Registrar horarios
4 personas
Procesar los resultados
2 personas
Anunciar a los participantes
Vigilar las gradas
2 personas
Supervisar los vestuarios
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Publicar los tiempos intermedios
Anunciar las finales
Acompañar las finales
8 personas
Comprobar los resultados finales
3 personas
Celebrar la entrega de premios
3 personas
Despedir a los participantes
3 personas
Seguimiento
Recoger el material de competición
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Comprobar los vestuarios
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar espacios
4 personas
Publicar los resultados
Agradecer a los participantes
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 80
- Mesa del juradocant. 2
- Mesa de registrocant. 2
- Papeleracant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharonescant. 12
Equipo
- Portátilcant. 2
- Impresora
- Equipo de sonido
- Micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Cronómetroscant. 10
- Megáfono
Material deportivo
- Bloques de salidacant. 8
- Pistas de competicióncant. 8
- Líneas de pistacant. 8
- Señalizaciones de punto de girocant. 16
- Silbatos de competicióncant. 8
- Gorros de bañocant. 120
- Tablas de natacióncant. 16
- Pullbuoyscant. 16
- Paneles de cronometrajecant. 8
- Cubetas para medallascant. 4
- Cintas de medallacant. 120
- Vasoscant. 24
- Medallascant. 120
- Diplomascant. 120
Catering
- Termoscant. 6
- Máquinas de cafécant. 2
- Jarras de aguacant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Cubiterascant. 4
- Cucharones de servircant. 12
- Sacacorchoscant. 2
- Abrebotellascant. 3
- Bandejas de cafécant. 4
- Dispensadores de bebidacant. 4
- Compras
Decoración
- Pósters del concursocant. 8
- Carteles direccionalescant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 140
- Mantelescant. 12
- Fondo del escenario
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Esponjascant. 12
- Paños de limpiezacant. 20
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Botiquín de primeros auxilios
- Guantes de gomacant. 8
Consejos
- Cierra las inscripciones con varios días de margen para revisar las listas, recoger las preferencias dietéticas y organizar las series sin trabajar con cambios de última hora.
- Envía a cada participante la información de llegada, el programa y las normas al menos 3 días antes. Incluye dónde debe registrarse y a qué hora empiezan las series.
- Asigna voluntarios por función y prepara una mesa de registro independiente de la mesa del jurado. Ten las listas de salida y los formularios de resultados impresos antes de abrir las puertas.
- Comprueba el material deportivo el día anterior: tacos de salida, cronómetros, silbatos, paneles de cronometraje, señalizaciones de giro y megáfono. Haz una prueba del equipo de sonido y de los cables.
- Calcula las bebidas y los aperitivos según el número confirmado de participantes y acompañantes. Enfría las bebidas con antelación y coloca vasos reutilizables, platos, cubiertos y bandejas antes de comenzar.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que reservar la piscina para una competición de natación?
- Resérvala como mínimo con 6 a 8 semanas de antelación, especialmente si necesitas varias calles y un horario continuo. Confirma también cuándo podrás montar las mesas, la mesa del jurado y el material.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones y organizar las series?
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes de la competición. Así tendrás tiempo para comprobar las listas, ordenar las series de salida, imprimirlas y comunicar cualquier cambio.
- ¿Cuántos oficiales y voluntarios hacen falta para una competición de natación?
- Como referencia, calcula al menos 1 responsable por cada función crítica y 1 voluntario por cada 10 a 15 participantes. Reserva más apoyo para el registro, los resultados, la entrega de premios y el control de las calles.
- ¿Cuándo hay que preparar los premios y las medallas?
- Encarga los premios con al menos 2 semanas de margen y comprueba el pedido cuando llegue. El día anterior, separa las medallas por prueba o categoría y deja preparadas las cubetas y las cintas.
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