Checklist para organizar una competición de cheerleading

Una competición de cheerleading necesita coordinación entre equipos, jurado, música, público y voluntariado. Empieza fijando la fecha, reservando la sede y cerrando el reglamento antes de abrir las inscripciones. Después tendrás que controlar los archivos de música, preparar el orden de salida y dejar listas las hojas de puntuación. Esta checklist reúne 78 tareas y 76 materiales para que no llegues al día del concurso con decisiones pendientes o equipos sin confirmar.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del partido
2 personas
Reservar la sede deportiva
Establecer el reglamento del concurso
3 personas
Clasificar categorías
3 personas
Contactar a los miembros del jurado
2 personas
Registrar los formatos de música
Crear el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Colocar la promoción de la competición
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Enviar confirmación a los participantes
Recoger preferencias dietéticas
Recibir los archivos de música
2 personas
Comprobar los archivos de música
2 personas
Elaborar el orden de salida
2 personas
Preparar la reunión del jurado
Reclutar voluntarios
2 personas
Distribuir las tareas de voluntariado
2 personas
Abrir registro de visitantes
Pedir tickets y pulseras
Encargar premios y medallas
Reservar el catering
Recopilar contactos de emergencia
Imprimir el plan de trabajo
2 personas
Imprimir las hojas de puntuación
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Poner la música en dos dispositivos
2 personas
Reunir los suministros
3 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar medallas y premios
2 personas
Ordenar el material de registro
2 personas
Recoger las llaves del recinto
Montar el área de competición
6 personas
Montar las mesas del jurado
3 personas
Colocar las sillas para el público
5 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar el sonido
2 personas
Probar la música y el micrófono
3 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Montar la mesa de puntuación
3 personas
Preparar las hojas de jurado
2 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Registrar equipos
3 personas
Repartir dorsales
2 personas
Recibir al público
3 personas
Encargarse del anuncio de apertura
Guiar el calentamiento
3 personas
Poner la música de la competición
2 personas
Anunciar a los equipos
Repartir formularios del jurado
2 personas
Recopilar las puntuaciones
2 personas
Procesar los resultados
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Mantener limpia la zona del público
2 personas
Anunciar los descansos
Preparar la entrega de premios
3 personas
Coordinar la entrega de premios
4 personas
Despedir a los participantes
3 personas
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

Desmontar la pista de competición
6 personas
Retirar sillas y mesas
5 personas
Apagar el sonido y la iluminación
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Guardar resultados de forma segura
Contar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Publicar los resultados
Agradecer a los participantes
Agradecer a los miembros del jurado
Guardar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Material deportivo

Suelo de cheerleading
Esterillas de entrenamientocant. 8
Discos de marcajecant. 20
Dorsalescant. 30
Cintas del equipocant. 30
Cajas de aguacant. 12

Mobiliario

Asientos para el públicocant. 220
Mesascant. 12
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 3
Perchascant. 150
Postes separadorescant. 16
Cinta de balizamientocant. 4

Equipo

Portátilescant. 3
Tabletscant. 4
Impresora
Router WiFi
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Mesa de mezclas
Reproductor de músicacant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Baterías externascant. 6
Megáfonos de manocant. 2
Calculadorascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzascant. 6
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Banners de competicióncant. 4
Guirnaldascant. 8
Globoscant. 150
Bomba de globoscant. 2
Mantelescant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Pizarrascant. 4
Rotuladorescant. 20

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradora
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Paños de microfibracant. 20
Papel higiénicocant. 24
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Toallas de papelcant. 12

Catering

Compras

Premios

Medallascant. 90
Vasoscant. 18
Certificadoscant. 100
Cintas para medallascant. 90

Registro

Rollo de ticketscant. 300
Pulserascant. 300
Pegatinas con nombrecant. 250
Bolígrafoscant. 40
Portapapelescant. 20
Caja registradora
Cajita para efectivo
Terminal de pago
Folletos informativoscant. 250
Fundas plásticas para documentoscant. 100

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4
Chalecos reflectantescant. 12
Extintorescant. 2

Consejos

Cierra el reglamento y las categorías antes de crear el formulario de inscripción. Así cada equipo recibe desde el principio los requisitos correctos y evitas modificar registros después.
Establece una fecha límite para recibir la música y comprueba cada archivo antes de elaborar el orden de salida. Guarda una copia accesible desde el reproductor y otra de respaldo.
Prepara el plan de voluntariado con varios días de antelación: asigna responsables para registro, público, equipos, música y apoyo en pista. Entrega a cada persona su tarea por escrito.
Recopila los contactos de emergencia y las preferencias dietéticas durante la inscripción, no el día del evento. Reserva el catering cuando conozcas el número provisional de participantes, jurado y voluntarios.
Imprime el plan de trabajo y las hojas de puntuación antes de abrir las puertas. Ten también preparados dorsales, pulseras, tickets, medallas y premios para no depender de una impresora durante la competición.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para una competición de cheerleading?: Ábrelas cuando la fecha, la sede, las categorías y el reglamento estén cerrados. Como mínimo, deja varias semanas entre la apertura y la fecha límite para confirmar participantes, música y necesidades dietéticas.
¿Cuándo hay que enviar los archivos de música?: Fija una fecha límite anterior a la elaboración del orden de salida, preferiblemente al menos 7 días antes. Comprueba cada archivo y contacta con el equipo si falta alguna versión o el formato no funciona.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una competición de cheerleading?: Depende del número de equipos y visitantes, pero reparte como mínimo las funciones de registro, control del público, coordinación de equipos, música y apoyo general. Define un responsable por función y prepara sustitutos para los turnos largos.
¿Qué hay que preparar el día antes de la competición?: Deja montados o revisados el suelo de cheerleading, las mesas, los asientos, el sonido, la conexión WiFi y los cables. También imprime el plan de trabajo y las hojas de puntuación, y verifica que la música recibida coincide con el orden de salida.

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