Checklist pour organiser une compétition d'escalade

Une compétition d'escalade se prépare dans un ordre précis : d'abord le mur, le format et les catégories, puis les inscriptions, les parcours et l'équipe sur place. Cette checklist regroupe 79 tâches et 49 équipements pour ne rien laisser au dernier moment. Elle couvre aussi les autorisations, les feuilles de score, les certificats et la sécurité. Utilisez-la pour suivre l'avancement semaine après semaine, jusqu'à l'accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le mur d'escalade
Définir le format de la compétition
2 personnes
Définir les catégories de compétition
2 personnes
Établir le budget
2 personnes
Rédiger le règlement du concours
2 personnes
Gérer les prix
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Afficher la promotion
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Confirmer les jurés
Confirmer les traceurs de parcours
Vérifier les droits musicaux
Clôturer la liste des participants
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les autorisations
2 personnes
Préparer les cartes d'itinéraire
2 personnes
Imprimer les feuilles de score
Imprimer les certificats
Vérifier le matériel de compétition
2 personnes
Plastifier les plans d’itinéraire
2 personnes
Emballer les prix
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Balisage de la zone de compétition
3 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Préparer le matériel d’escalade
4 personnes
Vérifier les cordes d'escalade et les systèmes d'assurage
3 personnes
Inspecter les voies d'escalade
3 personnes
Installer les cartes d’itinéraire
2 personnes
Installer la table des scores
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les kits des participants
2 personnes
Briefing du jury
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Préparer le briefing de sécurité
2 personnes

Événement

Ouvrir le comptoir d'inscription
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Effectuer le contrôle du matériel
3 personnes
Expliquer les règles de sécurité
2 personnes
Ouvrir officiellement la compétition
Encadrer les tours d’escalade
8 personnes
Enregistrer les scores
3 personnes
Guider les participants vers les parcours
4 personnes
Vérifier les fusibles
4 personnes
Annoncer les pauses
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les scores finaux
3 personnes
Annoncer les finalistes
Préparer les itinéraires de finale
4 personnes
Encadrer la finale
8 personnes
Traiter les scores finaux
3 personnes
Récompenser les gagnants
2 personnes
Remettre les prix et les certificats
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel d’escalade
4 personnes
Faire le tour du mur d’escalade
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vider les conteneurs à déchets
2 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Inventorier le matériel de compétition
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer les photos des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 40
Poteaux de balisageqté 20
Ruban de balisageqté 200

Matériel de sport

Cordes d’escaladeqté 8
Harnais d'escaladeqté 20
Dispositifs d’assurageqté 12
Casques d’escaladeqté 20
Tapis d’escaladeqté 12
Sacs d’escaladeqté 12
Tapis de réception pour escaladeqté 6
Panneaux d’orientationqté 40
Poignées de trajetqté 160
Sets de brossesqté 12
Ruban d’escaladeqté 12
Cônesqté 20
Chronomètresqté 6
Siffletsqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Imprimantes
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Batteries externesqté 6
Trousse de premiers secours
Talkies-walkiesqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pince de serviceqté 8

Décoration

Porte-dossardsqté 100
Blocs de podiumqté 3
Table des prix
Affiches du matchqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le mur avant d'ouvrir les inscriptions. Le format, les catégories et les horaires de départ doivent être fixés avant de publier le formulaire, sinon vous devrez corriger les informations envoyées aux grimpeurs.
Clôturez la liste des participants au moins 7 jours avant la compétition. Vous aurez ainsi le temps de répartir les groupes, attribuer les numéros de départ et envoyer les consignes individuelles.
Confirmez les juges, les ouvreurs et les bénévoles au moins 14 jours à l'avance. Prévoyez une personne dédiée à l'inscription, une au suivi des scores et une aux échanges radio pendant les rotations.
Préparez les parcours et plastifiez les plans avant le jour J. Imprimez également les feuilles de score et les certificats avec une marge d'au moins 10 % par rapport au nombre attendu de participants.
Contrôlez le matériel de compétition la veille, pas le matin même. Vérifiez notamment les harnais, casques, dispositifs d'assurage, tapis, chronomètres, sifflets, talkies-walkies et la trousse de premiers secours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition d'escalade ?: Prévoyez environ 8 à 12 semaines pour une compétition avec inscriptions, catégories, parcours et bénévoles. Commencez par réserver le mur et définir le format, puis gardez les 2 dernières semaines pour les confirmations et les documents.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à une compétition d'escalade ?: Clôturez-les au moins 7 jours avant l'événement. Ce délai permet de répartir les groupes de départ, attribuer les numéros et recueillir les dernières autorisations ou informations alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition d'escalade ?: Pour une petite compétition, prévoyez au minimum 1 responsable de l'inscription, 1 personne pour les scores et 1 bénévole par zone de parcours. Ajoutez 2 à 4 personnes pour l'accueil, l'orientation et les changements de rotation.
Quand préparer les feuilles de score et les parcours ?: Les parcours doivent être confirmés plusieurs jours avant la compétition, puis les plans et feuilles de score imprimés au plus tard la veille. Préparez 10 % d'exemplaires supplémentaires pour les pertes, erreurs ou changements de groupe.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.