Checklist para organizar una competición de escalada

Una competición de escalada necesita más que reservar un rocódromo y preparar las vías. Primero debes fijar el formato, las categorías, el presupuesto y el reglamento; después coordinar inscripciones, jueces, equipadores y voluntarios. En la última fase se cierran los grupos, se asignan dorsales y se prepara la documentación de cada participante. Esta checklist reúne 79 tareas y 49 elementos para que no llegues tarde con los permisos, las hojas de puntuación o el material de competición.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el rocódromo
Definir el formato de la competición
2 personas
Determinar las categorías del concurso
2 personas
Elaborar presupuesto
2 personas
Redactar el reglamento de la competición
2 personas
Gestionar los premios
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Colocar la promoción
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Confirmar al jurado
Confirmar a los constructores de rutas
Comprobar los derechos de música
Cerrar la lista de participantes
Dividir los grupos de salida
2 personas
Asignar números de dorsal
2 personas
Enviar información a los participantes
Comprobar permisos
2 personas
Preparar los mapas de la ruta
2 personas
Imprimir las hojas de puntuación
Imprimir certificados
Comprobar el material de competición
2 personas
Laminar mapas de ruta
2 personas
Empaquetar los premios
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Delimitar la zona de competición
3 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Preparar el material de escalada
4 personas
Comprobar las cuerdas de escalada y los seguros
3 personas
Inspeccionar rutas de escalada
3 personas
Colocar los mapas de ruta
2 personas
Montar la mesa de puntuación
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Preparar los paquetes para participantes
2 personas
Dar la sesión informativa al jurado
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Preparar la charla de seguridad
2 personas

Evento

Abrir el mostrador de registro
3 personas
Recepción de participantes
3 personas
Repartir dorsales
2 personas
Realizar el control del material
3 personas
Explicar las normas de seguridad
2 personas
Abrir oficialmente la competición
Guiar las rondas de escalada
8 personas
Registrar las puntuaciones
3 personas
Guiar a los participantes por las rutas
4 personas
Comprobar fusibles
4 personas
Anunciar pausas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Comprobar las clasificaciones finales
3 personas
Anunciar a los finalistas
Preparar las rutas finales
4 personas
Coordinar la final
8 personas
Procesar las puntuaciones finales
3 personas
Homenajear a los ganadores
2 personas
Entregar premios y certificados
2 personas
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

Reunir el material de escalada
4 personas
Revisar el muro de escalada
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Inventariar el material de la competición
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Publicar los resultados
Enviar fotos de los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de registrocant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 40
Postes separadorescant. 20
Cinta de balizamientocant. 200

Material deportivo

Cuerdas de escaladacant. 8
Arneses de escaladacant. 20
Dispositivos de aseguramientocant. 12
Cascos de escaladacant. 20
Colchonetas de escaladacant. 12
Bolsas de escaladacant. 12
Colchonetas para escaladacant. 6
Carteles de rutacant. 40
Asas de rutacant. 160
Set de cepilloscant. 12
Cinta de escaladacant. 12
Conoscant. 20
Sets de cronómetroscant. 6
Silbatoscant. 6

Equipo

Portátilcant. 2
Tabletscant. 4
Impresoras
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Baterías externascant. 6
Botiquín de primeros auxilios
Walkie-talkiescant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Pinzas para servircant. 8

Decoración

Portadorsalescant. 100
Bloques de podiocant. 3
Mesa de premios
Pósters del concursocant. 10

Limpieza

Papeleracant. 8
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el formato y las categorías antes de publicar la inscripción. Si cambias las reglas después, tendrás que rehacer el formulario, la comunicación y los grupos de salida.
Reserva el rocódromo y confirma a los equipadores y al jurado con varias semanas de margen. Sin esas confirmaciones no puedes cerrar las vías, los criterios de puntuación ni el horario.
Cierra la lista de participantes antes de dividir los grupos de salida y asignar dorsales. Envía después un único documento con horarios, reglamento, categorías, normas de seguridad y preferencias dietéticas.
Comprueba el material de competición al menos 7 días antes: cuerdas, arneses, dispositivos de aseguramiento, cascos, colchonetas, cronómetros y walkie-talkies. Cuenta también tablets, impresoras, cables y regletas para evitar problemas en el registro.
Prepara mapas de ruta, hojas de puntuación y certificados antes del día del evento. Lleva los mapas laminados y deja copias adicionales de las hojas para cubrir pérdidas, errores de anotación o cambios de última hora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición de escalada?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar el rocódromo, definir categorías, obtener permisos, confirmar jueces y equipadores, abrir inscripciones y pedir los premios sin prisas.
¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de una competición de escalada?: Ciérrala entre 7 y 10 días antes del evento. Así tendrás tiempo para revisar preferencias dietéticas, dividir los grupos de salida, asignar dorsales e imprimir la documentación.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una competición de escalada?: Calcula al menos 1 voluntario por cada 10-15 participantes, además del jurado y del equipo de equipamiento. Necesitarás cubrir registro, control de tiempos, puntuación, circulación y apoyo a los participantes.
¿Qué material hay que revisar antes de una competición de escalada?: Haz una revisión completa 7 días antes y otra el día anterior. Comprueba el material de escalada, las colchonetas, los cronómetros, los silbatos, los equipos de comunicación, el botiquín y todo el material de registro e impresión.

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