Checklist pour organiser une collecte alimentaire

Une collecte pour la banque alimentaire demande surtout une bonne coordination entre le lieu, les bénévoles et la remise des dons. Commencez par fixer la date, le lieu et l’objectif, puis prévoyez les inscriptions, la communication et le parcours des donateurs. Dans les derniers jours, vérifiez les conditions de don, les bacs, les étiquettes et le matériel disponible. Cette checklist vous aide à garder un déroulement fluide le jour J, même avec plusieurs équipes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Définir les objectifs de collecte
2 personnes
Informer la banque alimentaire
Créer le formulaire d’inscription
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les conditions de don
2 personnes
Établir la liste de remise
Définir le parcours pour les dons
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les bacs de dons
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Préparer les étiquettes
2 personnes
Confirmer les bénévoles
Vérifier les prévisions météo
Réfrigérer les courses périssables
2 personnes
Imprimer la liste d'inscription
Envoyer un rappel

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le point de collecte
3 personnes
Préparer les caisses de dons
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Aménager le coin café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Accepter les dons
4 personnes
Trier les dons
4 personnes
Vérifier les dates de péremption
2 personnes
Tenir les inscriptions à jour
2 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Essuyer les tables entre les services
2 personnes
Réanimer les stocks
2 personnes
Relayer les bénévoles
2 personnes
Annoncer l'heure de fin
Accepter les derniers dons
3 personnes
Clôturer les dons
3 personnes
Établir le récapitulatif des dons
2 personnes

Suivi

Vider le point de collecte
4 personnes
Emballer les denrées alimentaires en toute sécurité
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le sol
2 personnes
Vérifier les toilettes
Fermer le lieu
2 personnes
Transférer les dons
3 personnes
Contrôler les aliments restants
2 personnes
Donner la nourriture restante
2 personnes
Nettoyer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Retirer les panneaux promotionnels
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tables pliantesqté 2
Portants à vêtementsqté 2
Tentes de réceptionqté 2
Chariot de transportqté 2

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pincesqté 4
Verres doseursqté 2
Carafes d’eauqté 6

Équipement

Caissesqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Téléphones portablesqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Décoration

Panneaux d'informationqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Bannièresqté 3
Nappesqté 8

Organisation

Caisses de donsqté 30
Caisses pliablesqté 12
Rouleaux d'étiquettesqté 6
Marqueurs indélébilesqté 12
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Formulaires d’inscriptionqté 150
Brochures d’informationqté 150
Roll-containersqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez un objectif chiffré dès le départ : nombre de dons, caisses ou kilos attendus. Cela permet de dimensionner les tables, les bacs et le nombre de bénévoles nécessaires.
Établissez le planning des bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures. Confirmez chaque personne avant l’événement et prévoyez une solution pour les absences de dernière minute.
Vérifiez les règles de la banque alimentaire au moins 7 jours avant la collecte. Certains produits, emballages ou dates limites peuvent être refusés : transmettez ces consignes aux participants avant leur venue.
Organisez un parcours visible en trois zones : arrivée, dépôt et remise. Placez les panneaux indicateurs avant l’ouverture et gardez les caisses proches du point où les dons sont triés.
Ne laissez pas les produits périssables attendre toute la journée. Préparez les glacières et réfrigérez les courses dès que nécessaire, puis prévoyez le transport vers la banque alimentaire dans le délai convenu.

Questions fréquentes

Combien de bénévoles faut-il pour une collecte alimentaire ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 2 pour réceptionner et trier les dons, et 1 responsable de coordination par créneau. Pour une collecte très fréquentée, ajoutez une personne dès que 15 à 20 donateurs sont attendus en même temps.
Quand confirmer les bénévoles pour une collecte ?: Envoyez une confirmation 3 à 5 jours avant l’événement, avec l’horaire, le lieu et la mission de chacun. Faites un dernier point le jour précédent pour remplacer les absents et ajuster le planning.
Quand informer la banque alimentaire de la collecte ?: Prenez contact dès que la date et le lieu sont définis, idéalement au moins 2 semaines à l’avance. Confirmez ensuite les quantités prévues, les produits acceptés et le délai de remise des dons 3 à 7 jours avant la collecte.
Comment organiser le parcours des dons le jour J ?: Installez les panneaux et les zones de dépôt au moins 30 minutes avant l’ouverture. Prévoyez un chemin unique entre l’accueil, le tri et les caisses afin d’éviter les croisements et de pouvoir comptabiliser les dons au fur et à mesure.

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