Checkliste für eine Aktion für die Tafel

Bei einer Sammelaktion für die Tafel müssen Termin, Ort, Spendenziele und Helfer früh feststehen. Danach folgen Anmeldung, Werbung, Schichtplan, Einkauf und die Vorbereitung der Spendenkisten. Plane außerdem Kühlung, Transport und die Rückgabe geliehener Gegenstände ein. Diese Checkliste führt dich von der ersten Abstimmung bis zum Öffnen der Location durch die wichtigsten Schritte.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Sammelziele festlegen
2 Personen
Tafel informieren
Anmeldeformular erstellen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Spendenbedingungen prüfen
2 Personen
Rückgabeliste erstellen
Spendenroute festlegen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Spendenkisten kontrollieren
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Etiketten vorbereiten
2 Personen
Freiwillige bestätigen
Wettervorhersage prüfen
Verderbliche Einkäufe kühlen
2 Personen
Registrierungsliste drucken
Erinnerung senden

Event

Location öffnen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Sammelstelle einrichten
3 Personen
Spendenkisten bereitstellen
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Spenden annehmen
4 Personen
Spenden sortieren
4 Personen
Mindesthaltbarkeitsdaten prüfen
2 Personen
Anmeldungen verwalten
2 Personen
Informationen bereitstellen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Tische zwischendurch abwischen
2 Personen
Bestand auffüllen
2 Personen
Freiwillige ablösen
2 Personen
Endzeit ankündigen
Letzte Spenden entgegennehmen
3 Personen
Spenden abschließen
3 Personen
Spendenübersicht erstellen
2 Personen

Nachbereitung

Sammelstelle leerräumen
4 Personen
Lebensmittel sicher verpacken
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Boden reinigen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Spenden übergeben
3 Personen
Übrig gebliebene Lebensmittel kontrollieren
2 Personen
Übrig gebliebene Lebensmittel spenden
2 Personen
Materialien reinigen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Werbeschilder entfernen
2 Personen
Ergebnis veröffentlichen
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 40
KlappischeAnz. 2
KleiderständerAnz. 2
PartyzelteAnz. 2
TransportwagenAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 80
Wiederverwendbare GläserAnz. 80
Mehrweg-TellerAnz. 80
Wiederverwendbares BesteckAnz. 80

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
ZangenAnz. 4
MessbecherAnz. 2
WasserkannenAnz. 6

Ausstattung

KassenboxenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
MobiltelefoneAnz. 3

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6

Dekoration

InfotafelnAnz. 6
WegweiserAnz. 8
BannerAnz. 3
TischdeckenAnz. 8

Organisation

SpendenkistenAnz. 30
KlappkistenAnz. 12
EtikettenrollenAnz. 6
Wasserfeste StifteAnz. 12
KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 30
RegistrierungsformulareAnz. 150
InformationsbroschürenAnz. 150
RollcontainerAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Sammelziele mindestens 3 Wochen vor dem Termin fest und kläre mit der Tafel, welche Lebensmittel angenommen werden und welche Spendenbedingungen gelten.
Verschicke Einladungen und veröffentliche die Werbung etwa 2 Wochen vorher. Erfasse bei der Anmeldung auch Ernährungswünsche und besondere Anforderungen der Helfer.
Erstelle den Freiwilligenplan spätestens 5 Tage vor der Aktion und bestätige jede Schicht noch einmal per Nachricht. Plane zusätzlich 1 bis 2 Personen für Aufbau, Transport und Abschluss ein.
Prüfe am Vortag die Wettervorhersage, kühle verderbliche Einkäufe rechtzeitig und stelle Kisten, Etiketten, Wegweiser sowie die gedruckte Registrierungsliste zusammen.
Lege die Spendenroute und die Rückgabeliste vor dem Veranstaltungstag fest. So ist klar, welche Kisten wohin gebracht werden und welche Tische, Stühle oder Transportwagen zurück müssen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Tafel-Sammelaktion organisieren?: Beginne mindestens 3 bis 4 Wochen vorher. In dieser Zeit kannst du Datum und Ort bestätigen, die Tafel informieren, Sammelziele festlegen und Helfer gewinnen.
Wie viele Helfer braucht man für eine Spendenaktion für die Tafel?: Plane mindestens 1 Person für die Anmeldung, 2 bis 3 für die Ausgabe und 2 für Sortierung und Transport ein. Für größere Aktionen solltest du zusätzlich 1 bis 2 Reservehelfer einteilen.
Wann sollte die Erinnerung an die Teilnehmer verschickt werden?: Sende die Erinnerung 2 bis 3 Tage vor dem Termin. Nenne darin Uhrzeit, Ort, Spendenbedingungen, Treffpunkt und Hinweise zu Ernährungswünschen oder mitzubringenden Lebensmitteln.
Was muss am Tag vor der Tafel-Aktion vorbereitet werden?: Kontrolliere am Vortag die Spendenkisten, Etiketten, Registrierungsliste und Materialien. Verderbliche Einkäufe gehören spätestens dann in Kühlboxen oder Kühlschränke, und die Wetterlage sollte erneut geprüft werden.

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