Checklist pour organiser une collecte de jouets
Une collecte de jouets demande plus qu’un point de dépôt et quelques affiches. Il faut fixer les règles avant les inscriptions, prévoir le tri, organiser les bénévoles et préparer l’accueil le jour J. Cette checklist rassemble 43 tâches et 31 fournitures pour suivre le projet dans l’ordre, des premières décisions au rangement final. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés : les modalités de retrait, les étiquettes de tri, le balisage et les besoins alimentaires des bénévoles.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu de dépôt
Définir les règles de collecte
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer les affiches promotionnelles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Confirmer les modalités de retrait
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les tables et les chaises
2 personnes
Installer les bacs de tri
2 personnes
Imprimer les autocollants de collecte
Imprimer les étiquettes de tri
Informer les bénévoles
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer le bureau d’accueil
3 personnes
Installer les tables de tri
4 personnes
Balisage du parcours
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Accepter les dons
4 personnes
Vérifier les dons
3 personnes
Trier les jouets
6 personnes
Mettre de côté les articles rejetés
2 personnes
Étiqueter les boîtes et les sacs
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Rassembler les déchets
2 personnes
Accepter les derniers dons
3 personnes
Fermer les bacs de tri
3 personnes
Transporter les dons vers le stockage
6 personnes
Suivi
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vider les conteneurs à déchets
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Emballer les jouets restants
3 personnes
Archiver les données des dons
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 24
- Portants à vêtementsqté 2
- Poubellesqté 4
- Armoires de rangementqté 4
Équipement
- Ordinateur portable
- Imprimante d'étiquettes
- Chariots à mainqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Plateaux de serviceqté 4
- Louchesqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Assiettes réutilisablesqté 50
- Couvertsqté 50
Décoration
- Bannières de bienvenueqté 2
- Panneaux d'informationqté 6
- Panneaux de directionqté 10
- Nappesqté 8
- Badges nominatifsqté 30
Éclairage
- Lampes LEDqté 4
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Gants de nettoyageqté 12
- Chiffons microfibresqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Définissez les règles de collecte avant d’envoyer les invitations : types de jouets acceptés, état attendu, horaires de dépôt et procédure pour les dons refusés. Vous éviterez de devoir répondre différemment selon chaque bénévole ou donateur.
- Réservez le lieu de dépôt suffisamment tôt pour vérifier la circulation, l’accès aux tables et chaises, ainsi que l’espace nécessaire aux bacs de tri. Prévoyez une zone distincte pour l’accueil, le tri et le stockage temporaire.
- Préparez les étiquettes de tri et les autocollants avant l’ouverture. Imprimez-les avec l’ordinateur portable et l’imprimante d’étiquettes, puis placez les panneaux de direction afin que les donateurs ne bloquent pas le comptoir d’accueil.
- Répartissez les bénévoles par créneaux et par rôle, plutôt que de compter sur une présence générale. Il faut couvrir l’accueil, l’acceptation des dons, la vérification, le tri et le déplacement des bacs pendant toute la durée de la collecte.
- Organisez le café, le thé et les besoins alimentaires avant le jour J. Les machines à café, bouilloires, thermos et gobelets réutilisables doivent être installés sans gêner le parcours des dons ni l’accès aux tables de tri.
Questions fréquentes
- Comment organiser une collecte de jouets ?
- Commencez par réserver le lieu et définir les règles de collecte. Créez ensuite le formulaire d’inscription, mobilisez les bénévoles et préparez le tri, l’accueil et le retrait dans cet ordre.
- Combien de temps faut-il pour préparer une collecte de jouets ?
- Prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour réserver le lieu, diffuser les invitations, traiter les inscriptions et répartir les bénévoles. Gardez les derniers jours pour les courses, les impressions et la confirmation des modalités de retrait.
- Que faut-il prévoir pour le tri des jouets ?
- Prévoyez des tables, des bacs de tri, des étiquettes, des autocollants et un espace de stockage clairement séparé. Installez le matériel avant l’ouverture et vérifiez chaque don au moment de son dépôt.
- Quand confirmer les bénévoles d’une collecte de jouets ?
- Confirmez la répartition au plus tard 5 à 7 jours avant la collecte. Envoyez à chacun son horaire, son rôle, les besoins alimentaires recensés et les consignes concernant l’accueil, le tri et le retrait.
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