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Spielzeugsammlung organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Spielzeugsammlung entscheidet die Vorbereitung darüber, ob Spenden schnell angenommen und sauber sortiert werden können. Kläre zuerst Abgabestelle und Sammelregeln, bevor du das Anmeldeformular und die Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Abholtermine, Helfereinteilung und der Einkauf. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Laufweg, beschriftete Sortierplätze und eine besetzte Empfangstheke. Die Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die 43 Aufgaben und 31 benötigten Dinge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Abgabestelle reservieren

  • Sammelregeln festlegen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Promotionsplakate verteilen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Volunteer-Einteilung erstellen

    2 Personen

  • Abholtermine bestätigen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Tische und Stühle abholen

    2 Personen

  • Sortierkisten bereitstellen

    2 Personen

  • Sammelaufkleber drucken

  • Sortieretiketten drucken

  • Freiwillige informieren

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Empfangstheke aufbauen

    3 Personen

  • Sortiertische aufstellen

    4 Personen

  • Laufweg markieren

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Empfangstheke besetzen

    2 Personen

  • Spenden annehmen

    4 Personen

  • Spenden prüfen

    3 Personen

  • Spielzeug sortieren

    6 Personen

  • Ausgesonderte Artikel separat legen

    2 Personen

  • Kartons und Taschen beschriften

    2 Personen

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Letzte Spenden entgegennehmen

    3 Personen

  • Sortierkisten verschließen

    3 Personen

  • Spenden ins Lager bringen

    6 Personen

Nachbereitung

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Abfallcontainer leeren

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Spielzeug verpacken

    3 Personen

  • Spendendaten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 24
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4
  • AufbewahrungsschränkeAnz. 4

Ausstattung

  • Laptop
  • Etikettendrucker
  • HandkarrenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • ServiertablettsAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 80
  • Mehrweg-TellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50

Dekoration

  • WillkommensbannerAnz. 2
  • InfotafelnAnz. 6
  • WegweiserAnz. 10
  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 30

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 4

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 12
  • MikrofasertücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Abgabestelle und Sammelregeln fest, bevor du Einladungen verschickst. So wissen Spender rechtzeitig, welche Spielsachen angenommen werden und wann sie ihre Sachen abgeben oder abholen können.
  • Bearbeite die Anmeldungen laufend und bestätige Abholtermine nicht erst am Vortag. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit die Verpflegung für Helfer und Beteiligte planbar bleibt.
  • Plane die Sortierung vor dem Öffnen der Location: Stelle Sortiertische, Kisten und beschriftete Etiketten bereit und markiere den Laufweg. Ein Etikettendrucker, ein Laptop und ein Handkarren verhindern unnötige Wege.
  • Besetze die Empfangstheke mit mindestens einer eingewiesenen Person und halte Sammelaufkleber griffbereit. Spenden sollten dort angenommen und anschließend geprüft werden, bevor sie in die Sortierung gelangen.
  • Bereite Kaffee und Tee vor dem Eintreffen der Helfer zu und kontrolliere Stromanschlüsse für Kaffeemaschinen, Wasserkocher und LED-Lampen. Verlängerungskabel sowie Abfallbehälter und Reinigungsmaterial werden häufig erst während des Aufbaus vermisst.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich eine Spielzeugsammlung organisieren?
Beginne mindestens 4 Wochen vorher mit der Reservierung der Abgabestelle und den Sammelregeln. Anmeldeformular, Einladungen und Plakate sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin bereitstehen.
Wie viele Helfer brauche ich für eine Spielzeugsammlung?
Teile mindestens 4 Aufgabenbereiche ein: Empfang, Prüfung, Sortierung und Laufweg beziehungsweise Abholung. Bei vielen Anmeldungen oder mehreren Abholzeiten brauchst du zusätzliche Helfer pro Bereich, damit die Empfangstheke nicht unbesetzt bleibt.
Was muss am Tag der Spielzeugsammlung zuerst aufgebaut werden?
Öffne die Location zuerst und stelle anschließend Empfangstheke, Sortiertische, Kisten und den markierten Laufweg auf. Rechne für Aufbau, Beschriftung und einen kurzen Funktionstest der Technik mindestens 60 Minuten ein.
Wie beschrifte ich Spenden bei einer Spielzeugsammlung?
Drucke Sammelaufkleber und Sortieretiketten vor dem Veranstaltungstag und lege sie direkt an der Empfangstheke bereit. Jede Spende sollte unmittelbar nach der Annahme geprüft und einem klar beschrifteten Sortierplatz zugeordnet werden.

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