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Checklist pour organiser une collecte de fournitures scolaires

Une collecte de fournitures scolaires demande surtout une organisation précise des dons et des bénévoles. Fixez d’abord la date, le lieu et les points de collecte, puis ouvrez les inscriptions et répartissez les rôles. Prévoyez un espace séparé pour l’accueil, le tri et l’emballage afin d’éviter les files et les mélanges. Cette checklist vous aide à suivre les 60 tâches du plan et à préparer le matériel nécessaire avant le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Annoncer les points de collecte

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Établir la répartition des bénévoles

    2 personnes

  • Créer les instructions pour les bénévoles

    2 personnes

  • Vérifier les boîtes de collecte

    2 personnes

  • Trier les fournitures scolaires par type

    4 personnes

  • Mettre de côté les articles endommagés

    2 personnes

  • Placer les boîtes de collecte

    3 personnes

  • Afficher les informations sur les dons

    2 personnes

  • Convenir des horaires de ramassage

    2 personnes

  • Enregistrer les dons reçus

    2 personnes

  • Apporter les dons sur le lieu

    4 personnes

  • Préparer le matériel d'emballage

    2 personnes

  • Imprimer les listes de stock

  • Préparer les étiquettes nominatives

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer le bureau d’accueil

    2 personnes

  • Installer les tables de tri

    4 personnes

  • Marquer l’itinéraire de remise

    2 personnes

  • Placer les boîtes par catégorie

    4 personnes

  • Installer la table d'inscription

    2 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Dégager l’itinéraire de sécurité

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les bénévoles

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Accepter les dons

    4 personnes

  • Enregistrer les dons

    2 personnes

  • Trier les fournitures scolaires

    8 personnes

  • Répartir le stock par âge

    4 personnes

  • Mettre les objets inutilisables à part

    2 personnes

  • Composer les colis

    6 personnes

  • Étiqueter les colis

    3 personnes

  • Compter le stock

    3 personnes

  • Répondre aux demandes de don

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Ravitaillement des amuse-bouches

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Réapprovisionner les tables de tri

    3 personnes

  • Traiter les derniers dons

    4 personnes

  • Accompagner les derniers visiteurs

    2 personnes

Suivi

  • Rassembler les affaires restantes

    5 personnes

  • Faire l’inventaire final du stock

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer l’espace

    4 personnes

  • Rapporter le matériel

    3 personnes

  • Livrer les colis de don

    4 personnes

  • Stocker les objets restants

    3 personnes

  • Récupérer les boîtes de collecte

    3 personnes

  • Apporter les déchets au point de collecte

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 10
  • Chaisesqté 30
  • Tables pliantesqté 4
  • Portants à vêtementsqté 2
  • Tabouretsqté 4
  • Roll-containersqté 6
  • Armoires de rangementqté 4

Équipement

  • Ordinateur portableqté 2
  • Imprimante
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 5
  • Balance de pesée
  • Imprimante d'étiquettes
  • Microphone à main
  • Glacièresqté 3
  • Bouilloiresqté 2

Vaisselle

  • Pichets à caféqté 3
  • Tassesqté 50
  • Verresqté 50
  • Assiettesqté 40
  • Couvertsqté 40
  • Plateaux de serviceqté 6

Bureau

  • Boîtes de collecteqté 30
  • Bacs en plastiqueqté 20
  • Étiquettes de triqté 80
  • Formulaires d’inscriptionqté 300
  • Stylos à billeqté 30
  • Presse-papiersqté 6
  • Calculatricesqté 4
  • Agrafeusesqté 4
  • Ciseauxqté 10
  • Mètres rubansqté 3

Logistique

  • Diablesqté 2
  • Caisses de transportqté 20
  • Cartons de déménagementqté 60
  • Palettesqté 4
  • Sangles d'arrimageqté 6
  • Chariots à mainqté 2
  • Étiquettes de caissesqté 100

Emballage

  • Sacs en papierqté 150
  • Enveloppes cartonnéesqté 100
  • Classeurs de rangementqté 100
  • Ruban cadeauqté 10
  • Porte-rubans adhésifsqté 4

Fournitures scolaires

  • Cahiersqté 300
  • Classeurs à anneauxqté 100
  • Troussesqté 120
  • Sacs à dosqté 80
  • Boîtes de dessinqté 80
  • Crayons de couleurqté 120
  • Crayonsqté 300
  • Stylos à billeqté 300
  • Gommesqté 200
  • Taille-crayonsqté 150
  • Règlesqté 150
  • Équerres géométriquesqté 80
  • Compasqté 60
  • Marqueursqté 150
  • Bâtons de colleqté 150
  • Jeux de ciseauxqté 100
  • Livres de coloriageqté 80
  • Blocs de papierqté 100
  • Livres de texteqté 80

Décoration

  • Panneaux d'informationqté 8
  • Panneaux indicateursqté 12
  • Nappesqté 10
  • Guirlandes de fanionsqté 6

Éclairage

  • Lampes LEDqté 6
  • Lampes à pilesqté 4

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Aspirateur
  • Serpillièreqté 2
  • Seauxqté 3

Sécurité

  • Trousse de premiers secours
  • Gants de travailqté 12
  • Gilets de sécuritéqté 10
  • Tapis antidérapantsqté 6

Catering

  • Courses

Conseils

  • Prévoyez les points de collecte au moins 2 à 3 semaines avant l’événement et indiquez clairement les horaires de ramassage. Sans créneau défini, les dons arrivent souvent au dernier moment.
  • Répartissez les bénévoles par activité plutôt que de les affecter uniquement à l’accueil : collecte, tri, enregistrement, emballage et rangement. Préparez leurs consignes écrites au moins 3 jours avant.
  • Installez des tables de tri distinctes et utilisez une étiquette par type de fourniture. Gardez un bac séparé pour les articles endommagés afin qu’ils ne soient pas comptabilisés dans le stock utilisable.
  • Imprimez les listes de stock et les formulaires avant l’ouverture. Prévoyez au minimum un ordinateur, une imprimante, des stylos et des presse-papiers au bureau d’accueil.
  • Apportez les boissons, les encas et le matériel d’emballage avant l’arrivée des bénévoles. Mettez les boissons au frais suffisamment tôt et gardez les boîtes de collecte accessibles jusqu’à la fin du tri.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une collecte de fournitures scolaires ?
Commencez idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, d’ouvrir les inscriptions, d’annoncer les points de collecte et de répartir les bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il pour une collecte de fournitures scolaires ?
Prévoyez au moins 1 personne à l’accueil, 2 personnes pour l’enregistrement et 2 à 4 personnes pour le tri, puis adaptez selon le volume attendu. Ajoutez une équipe séparée pour l’emballage si les dons doivent être préparés le même jour.
Comment organiser le tri des fournitures scolaires ?
Installez une table par grande catégorie et identifiez chaque zone avec une étiquette de tri. Faites un premier contrôle à l’arrivée, puis mettez les articles endommagés de côté avant de mettre à jour la liste de stock.
Que préparer la veille d’une collecte de fournitures scolaires ?
La veille, vérifiez les boîtes de collecte, imprimez les listes, préparez les étiquettes nominatives et rassemblez les fournitures de bureau. Installez aussi le plan des tables et confirmez les horaires avec les personnes chargées du ramassage.

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