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Schulmaterial-Aktion Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Schulmaterial-Aktion müssen Termine, Sammelstellen, Helfer und der Ablauf früh feststehen. Beginne mit Ort, Datum und Anmeldeformular, bevor du Einladungen verschickst oder Spenden annimmst. Kurz vor dem Termin zählen vor allem saubere Sortierbereiche, beschriftete Sammelboxen und gedruckte Listen. Plane außerdem Abholzeiten und Zuständigkeiten so, dass eingehende Spenden registriert, geprüft und ohne lange Wartezeiten verteilt werden können.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Sammelstellen bekanntgeben

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Volunteer-Einteilung erstellen

    2 Personen

  • Anweisungen für Freiwillige erstellen

    2 Personen

  • Sammelboxen prüfen

    2 Personen

  • Schulsachen nach Art sortieren

    4 Personen

  • Beschädigte Gegenstände separat lagern

    2 Personen

  • Sammelboxen aufstellen

    3 Personen

  • Spendeninfos aufhängen

    2 Personen

  • Abholzeiten abstimmen

    2 Personen

  • Eingegangene Spenden registrieren

    2 Personen

  • Spenden zum Veranstaltungsort bringen

    4 Personen

  • Verpackungsmaterial bereitstellen

    2 Personen

  • Inventarlisten drucken

  • Namensaufkleber vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Empfangstheke aufbauen

    2 Personen

  • Sortiertische aufstellen

    4 Personen

  • Abgabestrecke markieren

    2 Personen

  • Kartons nach Kategorie aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Sicherheitsroute freimachen

    2 Personen

Event

  • Freiwillige empfangen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Spenden annehmen

    4 Personen

  • Spenden erfassen

    2 Personen

  • Schulmaterial sortieren

    8 Personen

  • Vorrat nach Alter einteilen

    4 Personen

  • Unbrauchbare Sachen aussortieren

    2 Personen

  • Pakete zusammenstellen

    6 Personen

  • Pakete beschriften

    3 Personen

  • Bestände zählen

    3 Personen

  • Spendenfragen beantworten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Sortiertische auffüllen

    3 Personen

  • Letzte Spenden bearbeiten

    4 Personen

  • Die letzten Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Übrig gebliebene Sachen bündeln

    5 Personen

  • Bestand am Ende zählen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Raum reinigen

    4 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Spendenpakete ausliefern

    4 Personen

  • Übrig gebliebene Gegenstände einlagern

    3 Personen

  • Sammelboxen abholen

    3 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 30
  • KlappischeAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 2
  • HockerAnz. 4
  • RollcontainerAnz. 6
  • AufbewahrungsschränkeAnz. 4

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • Drucker
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 5
  • Waage
  • Etikettendrucker
  • Handmikrofon
  • KühlboxenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2

Geschirr

  • KaffeekannenAnz. 3
  • TassenAnz. 50
  • GläserAnz. 50
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • ServiertablettsAnz. 6

Büro

  • SammelboxenAnz. 30
  • PlastikbehälterAnz. 20
  • SortieretikettenAnz. 80
  • RegistrierungsformulareAnz. 300
  • KugelschreiberAnz. 30
  • KlemmbretterAnz. 6
  • TaschenrechnerAnz. 4
  • TackerAnz. 4
  • ScherenAnz. 10
  • MessbänderAnz. 3

Logistik

  • SackkarrenAnz. 2
  • TransportkistenAnz. 20
  • UmzugskartonsAnz. 60
  • PalettenAnz. 4
  • SpanngurteAnz. 6
  • HandkarrenAnz. 2
  • KistenetikettenAnz. 100

Verpackung

  • PapiertragetaschenAnz. 150
  • KartonumschlägeAnz. 100
  • AblagemappenAnz. 100
  • GeschenkbandAnz. 10
  • VerpackungsbandhalterAnz. 4

Schulsachen

  • HefteAnz. 300
  • RingbuchmappenAnz. 100
  • EtuisAnz. 120
  • RucksäckeAnz. 80
  • MalkästenAnz. 80
  • BuntstifteAnz. 120
  • BleistifteAnz. 300
  • KugelschreiberAnz. 300
  • RadiergummisAnz. 200
  • BleistiftspitzerAnz. 150
  • LinealeAnz. 150
  • GeodreieckeAnz. 80
  • ZirkelAnz. 60
  • MarkerAnz. 150
  • KlebestifteAnz. 150
  • Scheren-SetsAnz. 100
  • MalmalbücherAnz. 80
  • RechenblöckeAnz. 100
  • TextbücherAnz. 80

Dekoration

  • InfotafelnAnz. 8
  • WegweiserAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 10
  • WimpelkettenAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Staubsauger
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 3

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Koffer
  • ArbeitshandschuheAnz. 12
  • SicherheitswestenAnz. 10
  • Rutschfeste MattenAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Ort und Datum mindestens 3 bis 4 Wochen vorher. Öffne danach das Anmeldeformular und verschicke die Einladungen, damit du Ernährungswünsche und die erwartete Teilnehmerzahl rechtzeitig kennst.
  • Teile die Freiwilligen spätestens 7 Tage vor der Aktion ein. Eine kurze schriftliche Anleitung verhindert, dass am Empfang, an den Sortiertischen oder bei der Ausgabe wichtige Aufgaben unbesetzt bleiben.
  • Richte die Sammelstellen vor dem ersten Abholtermin ein und beschrifte jede Sammelbox nach Schulmaterialart. Beschädigte Gegenstände gehören in einen separaten Behälter und nicht in das verwendbare Inventar.
  • Drucke Inventarlisten, Registrierungsformulare und Namensaufkleber mindestens einen Tag vorher. Lege zusätzlich Klemmbretter, Kugelschreiber, Taschenrechner und einen Tacker an der Empfangstheke bereit.
  • Baue Tische, Sortiertische und die Empfangstheke vor dem Eintreffen der Spenden auf. Prüfe Laptop, Drucker, Etikettendrucker, Verlängerungskabel und Waage am selben Tag, damit die Registrierung nicht wegen fehlender Technik beginnt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Schulmaterial-Aktion planen?
Beginne etwa 4 Wochen vor dem Termin mit Ort, Datum, Anmeldeformular und Einladungen. Die Helfereinteilung und die schriftlichen Anweisungen sollten spätestens 7 Tage vorher fertig sein.
Wie viele Helfer braucht man für eine Schulmaterial-Aktion?
Plane mindestens eine Person für den Empfang und je einen Helfer pro Sortiertisch ein. Bei mehreren Sammelstellen solltest du zusätzlich eine Person für Registrierung und Nachschub einteilen.
Wann sollte man die Sammelboxen aufstellen?
Stelle die Sammelboxen vor dem ersten angekündigten Abholtermin auf, idealerweise 2 bis 3 Tage vorher. Beschrifte sie nach Materialart und hänge die Spendeninformationen direkt daneben auf.
Was muss am Tag der Schulmaterial-Aktion bereitliegen?
Bereite mindestens 1 Stunde vor Beginn Tische, Stühle, Sammelboxen, Sortieretiketten, Formulare und Schreibmaterial vor. Getränke und Snacks sollten ebenfalls fertig sein, bevor die ersten Spenden eintreffen.

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