Organiser une collecte de fournitures scolaires, étape par étape
Une collecte de fournitures scolaires repose surtout sur une bonne organisation en amont. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis ouvrez les inscriptions avant d’annoncer les points de collecte. Prévoyez ensuite les bénévoles, le matériel de tri et le suivi des dons. Le jour venu, séparez rapidement les fournitures par type et mettez les articles endommagés de côté pour éviter qu’ils ne se mélangent au stock utilisable.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 3
Envoyer les invitations
2 personnes
- 4
Annoncer les points de collecte
- 5
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
- 8
Créer les instructions pour les bénévoles
2 personnes
- 9
Vérifier les boîtes de collecte
2 personnes
- 10
Trier les fournitures scolaires par type
4 personnes
- 11
Mettre de côté les articles endommagés
2 personnes
- 12
Placer les boîtes de collecte
3 personnes
- 13
Afficher les informations sur les dons
2 personnes
- 14
Convenir des horaires de ramassage
2 personnes
- 15
Enregistrer les dons reçus
2 personnes
- 16
Apporter les dons sur le lieu
4 personnes
- 17
Préparer le matériel d'emballage
2 personnes
- 18
Imprimer les listes de stock
- 19
Préparer les étiquettes nominatives
2 personnes
- 20
Faire les courses
2 personnes
- 21
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 22
Préparer les en-cas
3 personnes
- 23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 24
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
- 25
Installer les tables de tri
4 personnes
- 26
Marquer l’itinéraire de remise
2 personnes
- 27
Placer les boîtes par catégorie
4 personnes
- 28
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 29
Mettre en place le point café
2 personnes
- 30
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes
Événement
- 31
Accueillir les bénévoles
2 personnes
- 32
Briefer les bénévoles
2 personnes
- 33
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 34
Accepter les dons
4 personnes
- 35
Enregistrer les dons
2 personnes
- 36
Trier les fournitures scolaires
8 personnes
- 37
Répartir le stock par âge
4 personnes
- 38
Mettre les objets inutilisables à part
2 personnes
- 39
Composer les colis
6 personnes
- 40
Étiqueter les colis
3 personnes
- 41
Compter le stock
3 personnes
- 42
Répondre aux demandes de don
2 personnes
- 43
Servir le café et le thé
2 personnes
- 44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 45
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
- 46
Vider les poubelles
2 personnes
- 47
Réapprovisionner les tables de tri
3 personnes
- 48
Traiter les derniers dons
4 personnes
- 49
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
- 50
Rassembler les affaires restantes
5 personnes
- 51
Faire l’inventaire final du stock
3 personnes
- 52
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 53
Faire la vaisselle
3 personnes
- 54
Rassembler les déchets
3 personnes
- 55
Nettoyer l’espace
4 personnes
- 56
Rapporter le matériel
3 personnes
- 57
Livrer les colis de don
4 personnes
- 58
Stocker les objets restants
3 personnes
- 59
Récupérer les boîtes de collecte
3 personnes
- 60
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 30
- Tables pliantesqté 4
- Portants à vêtementsqté 2
- Tabouretsqté 4
- Roll-containersqté 6
- Armoires de rangementqté 4
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Imprimante
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 5
- Balance de pesée
- Imprimante d'étiquettes
- Microphone à main
- Glacièresqté 3
- Bouilloiresqté 2
Vaisselle
- Pichets à caféqté 3
- Tassesqté 50
- Verresqté 50
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
- Plateaux de serviceqté 6
Bureau
- Boîtes de collecteqté 30
- Bacs en plastiqueqté 20
- Étiquettes de triqté 80
- Formulaires d’inscriptionqté 300
- Stylos à billeqté 30
- Presse-papiersqté 6
- Calculatricesqté 4
- Agrafeusesqté 4
- Ciseauxqté 10
- Mètres rubansqté 3
Logistique
- Diablesqté 2
- Caisses de transportqté 20
- Cartons de déménagementqté 60
- Palettesqté 4
- Sangles d'arrimageqté 6
- Chariots à mainqté 2
- Étiquettes de caissesqté 100
Emballage
- Sacs en papierqté 150
- Enveloppes cartonnéesqté 100
- Classeurs de rangementqté 100
- Ruban cadeauqté 10
- Porte-rubans adhésifsqté 4
Fournitures scolaires
- Cahiersqté 300
- Classeurs à anneauxqté 100
- Troussesqté 120
- Sacs à dosqté 80
- Boîtes de dessinqté 80
- Crayons de couleurqté 120
- Crayonsqté 300
- Stylos à billeqté 300
- Gommesqté 200
- Taille-crayonsqté 150
- Règlesqté 150
- Équerres géométriquesqté 80
- Compasqté 60
- Marqueursqté 150
- Bâtons de colleqté 150
- Jeux de ciseauxqté 100
- Livres de coloriageqté 80
- Blocs de papierqté 100
- Livres de texteqté 80
Décoration
- Panneaux d'informationqté 8
- Panneaux indicateursqté 12
- Nappesqté 10
- Guirlandes de fanionsqté 6
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
- Lampes à pilesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Aspirateur
- Serpillièreqté 2
- Seauxqté 3
Sécurité
- Trousse de premiers secours
- Gants de travailqté 12
- Gilets de sécuritéqté 10
- Tapis antidérapantsqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date et le lieu au moins 3 à 4 semaines à l’avance. Annoncez plusieurs points de collecte avec leurs horaires précis afin d’éviter les dépôts en dehors des créneaux prévus.
- Ouvrez le formulaire d’inscription avant d’envoyer les invitations. Demandez les disponibilités des bénévoles, leurs coordonnées et les besoins alimentaires au moins 7 jours avant la collecte.
- Répartissez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures et donnez à chaque équipe des consignes écrites. Prévoyez une personne à l’accueil, une au suivi des dons et plusieurs personnes aux tables de tri.
- Préparez une zone de tri avec une table par grande catégorie et des bacs en plastique identifiés. Gardez une caisse séparée pour les articles endommagés : ils sont souvent oubliés jusqu’au moment du rangement final.
- Imprimez les listes de stock et les étiquettes avant l’arrivée des dons. Gardez aussi des stylos, des presse-papiers, une agrafeuse et des rallonges près du bureau d’accueil, car ces petits accessoires manquent souvent le jour venu.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une collecte de fournitures scolaires ?
- Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, ouvrir les inscriptions, informer les donateurs et établir les horaires de ramassage.
- Combien de bénévoles faut-il pour une collecte de fournitures scolaires ?
- Pour une petite collecte, comptez au moins 1 personne à l’accueil, 1 personne pour enregistrer les dons et 2 à 4 personnes pour le tri par créneau de 2 à 3 heures. Ajoutez des bénévoles si plusieurs points de collecte fonctionnent en même temps.
- Quand faut-il trier les fournitures données ?
- Triez les fournitures dès leur arrivée, pendant les créneaux de réception. Un tri le jour même évite l’accumulation de sacs non identifiés et permet de mettre immédiatement les articles endommagés de côté.
- Que préparer la veille d’une collecte de fournitures scolaires ?
- Préparez les boîtes de collecte, les étiquettes de tri, les formulaires, les listes de stock et le matériel d’emballage la veille. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises, imprimante et tables afin de ne pas perdre de temps à l’installation.
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