Checklist pour organiser un cinéma en plein air

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Réservez les droits de projection avant d’annoncer le film. Vérifiez aussi les autorisations nécessaires pour le lieu et prévoyez un délai suffisant pour obtenir les réponses écrites.
• Testez le film complet au moins une fois avec le projecteur, l’ordinateur, le câble HDMI et le système audio qui seront utilisés sur place. Gardez un câble HDMI de secours et des fichiers vidéo prêts sur l’ordinateur.
• Contrôlez l’alimentation électrique avant de réserver le matériel. Faites la liste des rallonges, multiprises et goulottes nécessaires, puis recouvrez chaque câble accessible au public avant l’ouverture.
• Fixez une heure limite pour la décision météo, par exemple le matin même ou plusieurs heures avant la séance. Communiquez la décision aux visiteurs, aux fournisseurs et aux bénévoles sur le même canal.
• Prévoyez l’accueil et le confort avant l’arrivée du public : liste imprimée des visiteurs, table d’entrée, chaises, couvertures de pique-nique, éclairage à batterie et boissons réfrigérées. Les besoins alimentaires doivent être recueillis avant les courses.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un cinéma en plein air ?

Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, obtenir les droits de projection et vérifier les autorisations. Ajoutez une marge si le film, le projecteur ou les fournisseurs doivent être réservés séparément.

Quand faut-il tester le film pour une projection en plein air ?

Faites un test complet au moins 3 à 5 jours avant l’événement, puis un contrôle rapide le jour même. Vérifiez l’image, le son, les sous-titres, le format du fichier et les câbles de secours.

Quel matériel électrique faut-il prévoir pour un cinéma en plein air ?

Prévoyez des rallonges, des multiprises et des goulottes de câbles adaptées à la distance entre la prise, le projecteur et le son. Contrôlez la puissance disponible avant le montage et ne laissez aucun câble non protégé dans une zone de passage.

Quand annoncer l’annulation à cause de la météo ?

Définissez une heure précise dans le programme, idéalement plusieurs heures avant le début de la séance. Envoyez la décision aux inscrits, aux bénévoles et aux fournisseurs dès qu’elle est prise, sans attendre l’arrivée du public.

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