Open-Air-Kino organisieren: die komplette Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Kläre die Aufführungsrechte und mögliche Genehmigungen frühzeitig, spätestens mehrere Wochen vor dem Termin. Ohne diese Zusagen solltest du weder Einladungen verschicken noch den Film öffentlich ankündigen.
• Teste Filmdatei, Untertitel, Laptop, HDMI-Verbindungen und Ersatzkabel mindestens 2 bis 3 Tage vorher. Öffne die Videodatei zusätzlich am Veranstaltungstag, bevor die Gäste eintreffen.
• Plane die Stromversorgung mit ausreichender Kabellänge und sichere jeden Laufweg mit Kabelkanälen. Stromanschlüsse, Projektor, Leinwand, Mischpult und Lautsprecher sollten beim Aufbau gemeinsam geprüft werden.
• Verfolge die Wettervorhersage ab 3 Tagen vor dem Termin und lege eine feste Uhrzeit für die Entscheidung fest. Teile die Absage oder Änderung allen Angemeldeten möglichst mehrere Stunden vor dem Einlass mit.
• Plane für Einlass und Catering getrennte Abläufe: Stelle den Klapptisch am Eingang, die Catering-Tafel sowie Kühlboxen und Getränkespender vor Beginn bereit. Drucke die Besucherliste aus und halte Ernährungswünsche für das Team sichtbar bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Open-Air-Kino anmelden?

Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Ort, Genehmigungen und Aufführungsrechten. Technik, Lieferanten und Helfer solltest du spätestens 3 bis 4 Wochen vorher fest buchen.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Open-Air-Kinos?

Plane für einen Aufbau mit Leinwand, Projektor, Ton, Strom und Bestuhlung etwa 3 bis 4 Stunden ein. Das Aufbauteam sollte mindestens 60 Minuten vor dem Einlass eingewiesen und vollständig vor Ort sein.

Wann sollte man die Filmtechnik testen?

Führe einen vollständigen Test 2 bis 3 Tage vorher durch und wiederhole Bild- und Tonprüfung am Veranstaltungstag. Teste dabei auch Untertitel, Ersatz-HDMI-Kabel und die vorbereitete Videodatei.

Was macht man bei Regen mit einem Open-Air-Kino?

Lege eine verbindliche Wetterentscheidung spätestens 4 bis 6 Stunden vor dem Einlass fest. Partyzelte können einzelne Bereiche schützen, ersetzen aber keine sichere Lösung für Projektor, Strom und Publikum bei starkem Regen.

Ähnliche Pläne

• Einkaufsliste für ein 10-jähriges Jubiläum
• Ein 10-jähriges Jubiläum Schritt für Schritt organisieren
• Checkliste für das 10-jährige Jubiläum
• Was du für ein 100-jähriges Jubiläum brauchst