Cinéma drive-in : la checklist pour tout organiser

Un cinéma drive-in demande une préparation différente d’une simple projection en salle. Il faut coordonner les droits de diffusion, le stationnement, la circulation des voitures, la technique et l’accueil, tout en prévoyant une solution fiable pour le son. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations aux tests du film, de l’écran et des sous-titres. Le jour J, chaque voiture doit pouvoir entrer, se garer et repartir sans hésitation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Organiser les droits de filmage
Définir le programme du film
2 personnes
Réserver la technique
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Créer l’agencement du parking
2 personnes
Élaborer le parcours de circulation
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Confirmer les livraisons
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des visiteurs
Imprimer le déroulé
Faire les courses
3 personnes
Tester l'équipement
2 personnes
Tester le film et les sous-titres
2 personnes

Événement

Remplir les glacières
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Délimiter les places de parking
4 personnes
Monter l'écran
4 personnes
Brancher le projecteur et le son
3 personnes
Sécuriser l’alimentation et les câbles
2 personnes
Installer l’éclairage et la signalisation
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer le buffet de snacks
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Briefer l’équipe
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Mettre en place une aide au stationnement
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer le film
Lancer le film
2 personnes
Veiller à la technique pendant le film
2 personnes
Collecter les déchets pendant le film
2 personnes
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
4 personnes
Effectuer le contrôle final du site
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le buffet et les tables
3 personnes
Démonter l’écran et la technique
4 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
2 personnes
Compter le stock
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 6
Tables pliantesqté 4
Chaises pliantesqté 20
Table d’enregistrement
Poubellesqté 8

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Lecteur multimédia
Système audio
Émetteurs FMqté 40
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 12
Piles de rechangeqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Panneau d’accueil
Flèches de directionqté 12
Numéros de parkingqté 40
Ruban de balisageqté 4
Cônes de signalisationqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Nettoyage

Balais à mainqté 2
Conteneurs à déchetsqté 4
Seaux de nettoyageqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Gantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date, le lieu et les droits de diffusion avant de réserver la technique. Vérifiez aussi les contraintes du site : visibilité de l’écran, accès électrique et circulation des véhicules.
Prévoyez le plan du parking avant d’envoyer les invitations. Numérotez les places, balisez les voies avec des cônes et des flèches, puis gardez un parcours distinct pour l’accueil et les livraisons.
Testez le projecteur, le lecteur multimédia, le système audio et les émetteurs FM avec le film complet avant le jour J. Contrôlez notamment les sous-titres, le format d’image et la portée du son dans les dernières rangées.
Ne laissez pas le catering au dernier moment : recueillez les besoins alimentaires avec les inscriptions et calculez les quantités par personne. Confirmez les livraisons, remplissez les glacières et préparez les bacs à glaçons avant l’arrivée du public.
Faites une inspection du site le jour même, puis sécurisez toutes les rallonges, multiprises et câbles avec des passe-câbles. Installez l’éclairage, la signalisation et les lampes de poche avant la tombée de la nuit, pas pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un cinéma drive-in ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, obtenir les droits de diffusion, réserver la technique et ouvrir les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour les tests, les livraisons et le plan de circulation.
Quand tester le projecteur et le film pour un cinéma drive-in ?: Faites un premier test technique au plus tard 7 jours avant la projection. Reprenez ensuite le branchement complet sur le site le jour J, avant l’arrivée des voitures, et vérifiez le film ainsi que les sous-titres du début à la fin.
Combien de temps avant l’ouverture faut-il installer le parking ?: Installez les numéros de parking, les cônes, les flèches et le ruban de balisage au moins 2 heures avant l’accueil. Prévoyez encore 30 minutes pour contrôler les voies, les câbles et l’accès des livraisons.
Que faut-il prévoir pour le son d’un cinéma drive-in ?: Prévoyez un système audio de secours et testez les émetteurs FM avec plusieurs voitures avant l’ouverture. Gardez des piles de rechange sur place et confirmez la fréquence ainsi que les consignes d’utilisation dans les invitations.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.