Autokino organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Autokino steht und fällt mit drei Dingen: passenden Filmrechten, störungsfreier Technik und einer klaren Verkehrsführung. Kläre zuerst Gelände, Termin und Filmprogramm, bevor du Technik oder Catering fest buchst. In der Woche davor prüfst du Anmeldungen, Ernährungswünsche, Lieferungen und Wetter. Am Veranstaltungstag zählen markierte Parkplätze, getesteter Ton, gesicherte Kabel und ein schneller Check-in, damit der Film pünktlich starten kann.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Gelände bestätigen
Filmrechte regeln
Filmprogramm festlegen
2 Personen
Technik reservieren
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Parkeinteilung erstellen
2 Personen
Verkehrsroute ausarbeiten
2 Personen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Lieferungen bestätigen
Wettervorhersage prüfen
Besucherliste ausdrucken
Drehbuch ausdrucken
Einkaufen gehen
3 Personen
Geräte testen
2 Personen
Film und Untertitel testen
2 Personen
Event
Kühlboxen füllen
2 Personen
Gelände inspizieren
2 Personen
Parkplätze markieren
4 Personen
Bildschirm aufbauen
4 Personen
Projektor und Ton anschließen
3 Personen
Strom und Kabel sichern
2 Personen
Beleuchtung und Beschilderung anbringen
3 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Snackbuffet aufbauen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Crew einweisen
2 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Parkhilfe einsetzen
4 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Film ankündigen
Film starten
2 Personen
Technik beim Film überwachen
2 Personen
Abfall während des Films sammeln
2 Personen
Besucher sicher abreisen lassen
4 Personen
Abschlusskontrolle des Geländes durchführen
2 Personen
Nachbereitung
Geräte ausschalten
2 Personen
Buffet und Tische abbauen
3 Personen
Bühne und Technik abbauen
4 Personen
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
Gelände reinigen
3 Personen
Geschirr und Material reinigen
2 Personen
Bestände zählen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StehtischeAnz. 6
- KlappischeAnz. 4
- KlappstühleAnz. 20
- Check-in-Tisch
- AbfallbehälterAnz. 8
Ausstattung
- Projektor
- Projektionsleinwand
- Medienplayer
- Audioset
- FM-SenderAnz. 40
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelmattenAnz. 12
- ErsatzbatterienAnz. 20
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 6
Dekoration
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 12
- ParknummernAnz. 40
- AbsperrbandAnz. 4
- VerkehrskegelAnz. 20
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 120
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
- Mehrweg-TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServierschalenAnz. 12
- ServierbesteckAnz. 8
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- ZangenAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 6
- FlaschenöffnerAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
Reinigung
- HandfegerAnz. 2
- MüllcontainerAnz. 4
- PutzeimerAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
- HandschuheAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Regle die Filmrechte, bevor du das Programm veröffentlichst oder Einladungen verschickst. Plane außerdem einen konkreten Termin für den Untertitel- und Filmtest ein, statt ihn erst beim Aufbau zu prüfen.
- Erstelle die Parkeinteilung nach Fahrzeuggröße und Sichtlinie. Markiere die Stellplätze mit Parknummern und stelle Verkehrsroute, Kegel und Absperrband spätestens am Veranstaltungstag vor dem Einlass auf.
- Teste Projektor, Leinwand, Medienplayer, Audioset und FM-Sender gemeinsam mit dem gewählten Film. Prüfe dabei mindestens einmal die Tonübertragung im hinteren Parkbereich und sichere alle Kabel mit Kabelmatten.
- Berechne Catering und Kühlung anhand der bestätigten Anmeldungen, nicht anhand einer groben Schätzung. Fülle die Kühlboxen erst kurz vor dem Einlass und stelle Eiswürfelbehälter für die Ausgabe bereit.
- Drucke Besucherliste und Drehbuch am Vortag aus und richte den Check-in-Tisch mit Willkommensschild und Wegweisern ein. Plane für die Ausgabe pro Auto etwa 2 bis 3 Minuten ein, damit sich keine lange Zufahrtsschlange bildet.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Autokino organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Filmrechte, Gelände, Technik und Einladungen brauchen meist mehr Vorlauf als Einkauf und Aufbau.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Autokinos?
- Plane mindestens 4 bis 6 Stunden für Gelände, Parkmarkierungen, Leinwand, Projektor, Ton, Strom, Beleuchtung und Check-in ein. Der Techniktest sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.
- Wie viele Parkplätze braucht man für ein Autokino?
- Rechne pro angemeldetem Fahrzeug mit einem Stellplatz und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve. So bleiben Plätze für größere Autos, Nachzügler und notwendige Fahrwege frei.
- Wann sollte man das Wetter für ein Autokino prüfen?
- Prüfe die Vorhersage 7 Tage vorher für die grundsätzliche Entscheidung und erneut 24 Stunden vor Beginn. Am Veranstaltungstag folgt eine letzte Kontrolle vor dem Aufbau, besonders wegen Wind und Gewitter.
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