Organiser une chasse au trésor sans rien oublier
Une chasse au trésor réussie repose sur un parcours clair, des énigmes testées et une organisation précise le jour venu. Commence par définir le thème, les étapes et les lieux de départ et d’arrivée, puis règle les inscriptions, les équipes et les bénévoles. Les livrets, formulaires, cartes et panneaux doivent être préparés et répartis par point de contrôle avant l’installation. Prévois aussi les boissons, le repas, les moyens de communication et une solution de repli si la météo se dégrade.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir l’itinéraire et le thème
2 personnes
Confirmer le lieu de départ et d’arrivée
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
Consigner les emplacements des checkpoints
2 personnes
Élaborer des puzzles et des défis
3 personnes
Préparer les réponses et le score
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les équipes et les heures de départ
2 personnes
Répartir les bénévoles par poste
2 personnes
Réserver le matériel
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Imprimer les livrets de puzzles
2 personnes
Imprimer les formulaires de réponse
Trier le matériel par point de contrôle
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Prévoir une alternative en cas de météo défavorable
2 personnes
Événement
Monter la table de départ
3 personnes
Installer la table d’arrivée et de restauration
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer les panneaux d'orientation
3 personnes
Préparer le matériel du point de contrôle
4 personnes
Préparer le matériel de premiers secours et de sécurité
Préparer des livrets de puzzles par équipe
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Tenir la table d’inscription
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Donner les consignes de départ
2 personnes
Faire partir les équipes par étapes
3 personnes
Tenir le checkpoint
8 personnes
Vérifier l'itinéraire et les participants
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
Enregistrer les équipes arrivantes
2 personnes
Récupérer les formulaires de réponse
2 personnes
Vérifier les réponses
3 personnes
Préparer les résultats et les prix
2 personnes
Annonce des gagnants
Suivi
Retirer les panneaux d’orientation
3 personnes
Rassembler le matériel
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Stocker le matériel au sec et au complet
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 60
- Tables hautesqté 4
- Nappesqté 8
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Assiettesqté 70
- Couteauxqté 70
- Fourchettesqté 70
- Cuillères à caféqté 50
- Tasses à caféqté 50
Équipement
- Glacièresqté 4
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Talkies-walkiesqté 8
- Batteries externesqté 6
- Rallongesqté 3
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 4
- Lampes à pilesqté 6
Matériel de puzzle
- Livrets de puzzlesqté 25
- Formulaires de réponseqté 30
- Cartes d'itinéraireqté 30
- Presse-papiersqté 30
- Stylos à billeqté 60
- Crayonsqté 30
- Tableaux de scoresqté 10
- Bacs de checkpointqté 8
- Panneaux d’orientationqté 30
- Cônesqté 20
- Ruban de balisageqté 4
- Cartes de consigne plastifiéesqté 40
- Prixqté 3
Sécurité
- Trousse de premiers secours
- Gilets de sécuritéqté 12
- Lampes de pocheqté 8
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Ballonsqté 50
- Panneaux indicateursqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balaiqté 2
- Pinces à déchetsqté 2
- Seauxqté 3
- Brosses à vaisselleqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Teste chaque énigme sur une personne qui ne connaît pas le parcours au moins 7 jours avant l’événement. Prépare les réponses et le barème sur une feuille séparée pour éviter les discussions à l’arrivée.
- Fixe les heures de départ par équipe avec un écart de 5 à 10 minutes. Cela limite les croisements et donne aux bénévoles le temps de remettre les consignes au groupe suivant.
- Trie le matériel dans un bac par point de contrôle la veille : livret, formulaire, stylos, crayons, panneaux et matériel de balisage. Ajoute une réserve d’au moins 10 % de feuilles et de crayons.
- Vérifie le parcours 24 heures avant, puis le matin même, notamment les passages glissants, les routes et les zones mal éclairées. Prévois un talkie-walkie ou un téléphone chargé pour chaque poste isolé.
- Pour le premier passage, compte 2 à 3 boissons par personne et par heure, puis refroidis-les au moins 4 heures avant le départ. Installe la table d’arrivée et de restauration avant celle du départ afin que les participants soient accueillis sans attente.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une chasse au trésor ?
- Prévois au moins 3 semaines pour une chasse au trésor avec plusieurs équipes et points de contrôle. Garde les 3 derniers jours pour imprimer les documents, répartir le matériel, confirmer les bénévoles et vérifier la météo.
- Combien de temps dure une chasse au trésor ?
- Une durée de 2 à 3 heures convient généralement, en comptant les consignes, le parcours et la correction. Ajoute 30 minutes pour l’accueil et la remise des scores afin d’éviter un programme trop serré.
- Combien de bénévoles faut-il pour une chasse au trésor ?
- Compte au minimum 1 bénévole au départ, 1 à l’arrivée et 1 par point de contrôle actif. Pour une organisation fluide, ajoute une personne mobile dès que le parcours comporte plus de 5 équipes ou des zones difficiles à surveiller.
- Que prévoir en cas de pluie pour une chasse au trésor ?
- Prépare un itinéraire de repli au moins 48 heures à l’avance, avec des énigmes utilisables à l’intérieur. Protège les livrets et formulaires dans des pochettes étanches et décide au plus tard le matin même si le parcours extérieur est maintenu.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !