Checklist para organizar una búsqueda del tesoro
Una búsqueda del tesoro necesita más preparación que esconder unas cuantas pistas. Primero se fijan la ruta, el tema, los puntos de control y las actividades; después se organizan equipos, horarios y voluntarios. Los últimos días se centran en imprimir, clasificar y comprobar todo el material. Esta checklist reúne las 52 tareas y 44 artículos del plan para que el recorrido, la salida y la llegada estén listos a tiempo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la ruta y el tema
2 personas
Confirmar el lugar de salida y llegada
Comprobar la ruta por seguridad
2 personas
Definir ubicaciones de puntos de control
2 personas
Desarrollar puzles y actividades
3 personas
Preparar respuestas y puntuación
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar equipos y horarios de salida
2 personas
Asignar voluntarios a los puestos
2 personas
Hacer la reserva de materiales
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar información a los participantes
Imprimir cuadernillos de rompecabezas
2 personas
Imprimir formularios de respuesta
Clasificar el material por checkpoint
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar los carteles de ruta
2 personas
Preparar plan alternativo por lluvia
2 personas
Evento
Montar la mesa de salida
3 personas
Montar la mesa de meta y catering
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar los carteles de ruta
3 personas
Preparar el material del checkpoint
4 personas
Preparar material de primeros auxilios y seguridad
Dejar listas las libretas de puzles por equipo
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Atender la mesa de inscripción
2 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Dar las instrucciones iniciales
2 personas
Hacer salir a los equipos por fases
3 personas
Cubrir el punto de control
8 personas
Comprobar la ruta y los participantes
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos y bocadillos
3 personas
Registrar a los equipos entrantes
2 personas
Recoger los formularios de respuesta
2 personas
Revisar respuestas
3 personas
Preparar los resultados y los premios
2 personas
Anunciar a los ganadores
Seguimiento
Retirar las señales de ruta
3 personas
Reunir los materiales
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Guardar los materiales secos y completos
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 60
- Mesas altascant. 4
- Mantelescant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Platoscant. 70
- Cuchilloscant. 70
- Tenedorescant. 70
- Cucharillascant. 50
- Tazas de cafécant. 50
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Walkie-talkiescant. 8
- Baterías externascant. 6
- Cables alargadorescant. 3
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Linternas a pilascant. 6
Material para rompecabezas
- Cuadernillos de rompecabezascant. 25
- Hojas de respuestacant. 30
- Mapas de rutacant. 30
- Portapapelescant. 30
- Bolígrafoscant. 60
- Lápicescant. 30
- Tablas de puntuacióncant. 10
- Cajas de checkpointcant. 8
- Carteles de rutacant. 30
- Conoscant. 20
- Cinta de balizamientocant. 4
- Tarjetas de instrucciones plastificadascant. 40
- Premioscant. 3
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Chalecos reflectantescant. 12
- Linternascant. 8
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 50
- Carteles direccionalescant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escobacant. 2
- Recogedores de basuracant. 2
- Cuboscant. 3
- Cepillos para fregarcant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Prueba la ruta completa antes del evento y revisa cada punto de control: comprueba la seguridad, la señalización y el tiempo real que necesita un equipo para llegar de una pista a la siguiente.
- Prepara un paquete separado para cada checkpoint. Incluye allí los cuadernillos, hojas de respuesta, bolígrafos, mapas, tablas de puntuación y cualquier caja o cartel que deba colocarse en ese punto.
- Asigna los equipos y las horas de salida antes de enviar la información final. Deja una lista impresa en la mesa de salida y entrega a cada equipo su mapa, portapapeles y material de escritura.
- No dejes la coordinación de voluntarios para el mismo día. Confirma quién estará en cada puesto, cómo se comunicarán y qué baterías externas o walkie-talkies necesitarán durante el recorrido.
- Comprueba el pronóstico y prepara la alternativa por lluvia con antelación. Monta también las mesas de salida y llegada, enfría las bebidas y revisa electricidad, iluminación y alargadores antes de que lleguen los participantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto tiempo antes hay que organizar una búsqueda del tesoro?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes si habrá varios equipos, voluntarios y puntos de control. Reserva los materiales, define la ruta y desarrolla las pruebas primero; deja la impresión y la clasificación final para los últimos 2 o 3 días.
- ¿Cuántas pistas necesita una búsqueda del tesoro?
- Como referencia práctica, prepara entre 5 y 8 puntos de control para una actividad de 2 a 3 horas. Cada punto debe tener una actividad o puzle, instrucciones claras y una respuesta preparada para poder corregir y puntuar sin detener el recorrido.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una búsqueda del tesoro?
- Calcula al menos 1 voluntario por punto de control y añade 2 personas para salida y llegada. Si participan muchos equipos o la ruta es extensa, incorpora una persona de apoyo que pueda sustituir puestos o resolver incidencias.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- El día anterior deben estar impresos y clasificados los cuadernillos, formularios, mapas, carteles y tablas de puntuación. Comprueba también la ruta, carga las baterías, enfría las bebidas y deja preparado el plan alternativo por lluvia.
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