LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

GPS-tocht organiseren: checklist en planning

Een GPS-tocht staat of valt met een route die vooraf echt is gelopen, niet alleen digitaal gecontroleerd. Regel eerst de deelnemers en het routegebied, werk daarna opdrachten en controlepunten uit en leg start- en eindlocatie vast. In de laatste week draait alles om informatie, teamindeling en materiaal. Op de dag zelf moeten GPS-apparaten opgeladen zijn, routebestanden klaarstaan en de ontvangsttafel vóór aankomst ingericht zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Deelnemerslijst opstellen

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Routegebied selecteren

    2 personen

  • GPS-route uitzetten

    2 personen

  • Route vooraf controleren

    2 personen

  • Opdrachten voor route maken

    2 personen

  • Controlepunten vastleggen

    2 personen

  • Reservering startlocatie maken

  • Reservering eindlocatie maken

  • Cateringafspraken vastleggen

  • Weersverwachting controleren

  • Deelnemersinformatie versturen

  • Teams vooraf indelen

  • GPS-apparaten opladen

  • Routebestanden laden

  • Materialen verzamelen

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken koelen

  • Startlocatie opbouwen

    3 personen

  • Routepunten markeren

    2 personen

  • Ontvangsttafel klaarzetten

    2 personen

  • Registratielijst klaarleggen

Event

  • Deelnemers ontvangen

    2 personen

  • Welkomstdrankjes serveren

    2 personen

  • Teams bekendmaken

  • Route-uitleg geven

  • GPS-apparaten uitdelen

    2 personen

  • Eerste routegroep laten starten

    2 personen

  • Routegroepen telefonisch volgen

    2 personen

  • Dranken bijvullen

  • Tussendoortjes klaarzetten

    2 personen

  • Achterblijvers telefonisch helpen

  • Finishteams registreren

    2 personen

  • GPS-apparaten innemen

    2 personen

  • Dinerbuffet klaarzetten

    3 personen

  • Dinerbuffet serveren

    3 personen

  • Prijsuitreiking begeleiden

  • Dranken bijvullen tijdens afsluiting

Nazorg

  • Materialen verzamelen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    3 personen

  • Routemarkeringen verwijderen

    2 personen

  • GPS-apparaten opladen

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Borg en gehuurde spullen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

  • Handheld GPS-apparatenaantal 6
  • Kompasaantal 6
  • Reflecterende hesjesaantal 6
  • Routepijlenaantal 30
  • Markeringslintaantal 4
  • Opdrachtenmappenaantal 6

Apparatuur

  • Powerbanksaantal 6
  • Oplaadkabelsaantal 8
  • Walkietalkiesaantal 4
  • Bluetoothspeaker
  • Verlengkabelaantal 2
  • Stekkerdoosaantal 2

Meubilair

  • Tafelsaantal 4
  • Stoelenaantal 24
  • Partytent

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 30
  • Bordenaantal 24
  • Besteksetsaantal 24
  • Koffiekopjesaantal 24

Keuken

  • Koelboxenaantal 3
  • Serveerschalenaantal 6
  • Serveertangenaantal 4
  • Snijplankenaantal 2
  • Koksmesaantal 2
  • Thermoskannenaantal 3
  • Waterkanaantal 2
  • Flessenopenersaantal 3
  • Aluminiumfolieaantal 2
  • Vershoudbakkenaantal 8
  • Picknickdekensaantal 4

Verlichting

  • Led-lantaarnsaantal 4
  • Lichtsnoerenaantal 2

Veiligheid

  • EHBO-kit
  • Zonnebrandcrèmeaantal 3
  • Regenponcho'saantal 24

Kantoor

  • Klembordenaantal 6
  • Balpennenaantal 24
  • Watervaste stiftenaantal 6
  • Printpapieraantal 50
  • Naamstickersaantal 30
  • Prijzenaantal 3

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 3

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Controleer de route minstens één keer volledig vooraf. Test daarbij niet alleen de GPS-coördinaten, maar ook bereikbaarheid, markeringen en plekken waar teams kunnen twijfelen.
  • Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld starttijd, verzamelplek, verwachte duur, kledingadvies en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
  • Laad GPS-apparaten en powerbanks de avond ervoor volledig op en laad de routebestanden opnieuw in. Neem per team een opgeladen alternatief of powerbank mee voor lege batterijen.
  • Maak teams vooraf en geef elk team een duidelijke starttijd of vertrekvolgorde. Met intervallen van 5 tot 10 minuten voorkom je opstoppingen bij het eerste controlepunt.
  • Zet de startlocatie minimaal 45 minuten voor de eerste aankomst klaar. Leg de registratielijst, opdrachtenmappen, hesjes, routepijlen en communicatiemiddelen op vaste plekken neer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een GPS-tocht te organiseren?
Reken op 2 tot 4 weken voor een tocht met meerdere teams. Reserveer de laatste 3 dagen voor deelnemersinformatie, teamindeling en het controleren van de weersverwachting; de route zelf controleer je eerder.
Wanneer moet je de route van een GPS-tocht controleren?
Loop en rijd de route minimaal 7 dagen vooraf volledig na. Controleer daarnaast op de ochtend zelf of werkzaamheden, afsluitingen of slecht weer een wijziging nodig maken.
Hoeveel GPS-apparaten heb je nodig voor een GPS-tocht?
Plan minimaal 1 handheld GPS-apparaat per team en houd 1 reserveapparaat achter de hand. Neem ook per team een powerbank en passende oplaadkabel mee.
Hoe laat moet je aanwezig zijn voor een GPS-tocht?
Zorg dat de organisatie 45 tot 60 minuten vóór de eerste start aanwezig is. Dan kun je de ontvangsttafel, registratie, routebestanden, markeringen en communicatieapparatuur rustig testen.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!