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GPS-Tour organisieren: Die komplette Checkliste

Eine GPS-Tour steht und fällt mit einer geprüften Route, funktionierenden Geräten und klaren Aufgaben für jedes Team. Plane zuerst Gebiet, Start- und Zielort und teste die Strecke vollständig, bevor du Einladungen und Anmeldungen abschließt. In den letzten Tagen werden Teams eingeteilt, Routendateien geladen und alle Teilnehmenden informiert. Am Veranstaltungstag brauchst du einen festen Ablauf für Registrierung, Orientierung, Kontrollpunkte und Verpflegung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Routenbereich auswählen

    2 Personen

  • GPS-Route festlegen

    2 Personen

  • Route im Voraus prüfen

    2 Personen

  • Aufgaben für die Route erstellen

    2 Personen

  • Kontrollpunkte festlegen

    2 Personen

  • Reservierung für den Startort vornehmen

  • Buchung der Endlocation vornehmen

  • Cateringabsprachen festhalten

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Teams im Voraus einteilen

  • GPS-Geräte aufladen

  • Routendateien laden

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Startort aufbauen

    3 Personen

  • Routenpunkte markieren

    2 Personen

  • Empfangstisch bereitstellen

    2 Personen

  • Registrierungsliste bereitlegen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Teams bekannt geben

  • Routenbeschreibung geben

  • GPS-Geräte ausgeben

    2 Personen

  • Erste Routegruppe starten lassen

    2 Personen

  • Routegruppen telefonisch verfolgen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Zurückgebliebene telefonisch unterstützen

  • Zielteams registrieren

    2 Personen

  • GPS-Geräte einsammeln

    2 Personen

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    3 Personen

  • Abendbuffet servieren

    3 Personen

  • Preisverleihung betreuen

  • Getränke während des Abbaus nachfüllen

Nachbereitung

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Routenmarkierungen entfernen

    2 Personen

  • GPS-Geräte aufladen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Kaution und Mietgegenstände abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Sportmaterial

  • Hand-GPS-GeräteAnz. 6
  • KompassAnz. 6
  • WarnwestenAnz. 6
  • WegweiserAnz. 30
  • MarkierungsbandAnz. 4
  • AufgabenmappenAnz. 6

Ausstattung

  • PowerbanksAnz. 6
  • LadekabelAnz. 8
  • Walkie-TalkiesAnz. 4
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 2
  • SteckdosenleisteAnz. 2

Mobiliar

  • TischeAnz. 4
  • StühleAnz. 24
  • Festzelt

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 30
  • TellerAnz. 24
  • BestecksetsAnz. 24
  • KaffeetassenAnz. 24

Küche

  • KühlboxenAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • KochmesserAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 3
  • WasserkanneAnz. 2
  • FlaschenöffnerAnz. 3
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltedosenAnz. 8
  • PicknickdeckenAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LaternenAnz. 4
  • LichterkettenAnz. 2

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Set
  • SonnencremeAnz. 3
  • RegenponchosAnz. 24

Büro

  • KlemmbretterAnz. 6
  • KugelschreiberAnz. 24
  • Wasserfeste StifteAnz. 6
  • DruckpapierAnz. 50
  • NamensaufkleberAnz. 30
  • PreiseAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe die Route mindestens 7 Tage vorher komplett zu Fuß oder mit dem Fahrrad. Kontrolliere dabei Empfang, Wegführung, Aufgaben und alle Kontrollpunkte – auch dort, wo sich Wege kurzfristig ändern können.
  • Lade Hand-GPS-Geräte und Powerbanks am Vorabend vollständig auf und teste jede Routendatei. Lege zusätzlich Ladekabel und mindestens ein Ersatzgerät bereit, damit ein technischer Ausfall nicht gleich ein ganzes Team stoppt.
  • Teile die Teams spätestens 3 Tage vor der Tour ein und verschicke Teilnehmerinformationen mit Startzeit, Treffpunkt, Kleidung, Wetterhinweisen und Notfallkontakt. So kommen Rückfragen nicht erst am Empfangstisch auf.
  • Plane für die Registrierung 15 bis 20 Minuten vor dem eigentlichen Start ein. Lege Teilnehmerliste, Aufgabenmappen, Warnwesten und Wegweiser sichtbar bereit und markiere den Startbereich eindeutig.
  • Kühle Getränke spätestens 2 Stunden vor Beginn und stelle Wasser am Start sowie am Ziel bereit. Wenn die Tour länger als 2 Stunden dauert, sollten Teams zusätzlich eine Powerbank und eine klare Rückkehrzeit erhalten.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine GPS-Tour planen?
Beginne etwa 4 Wochen vorher mit Teilnehmerliste, Route sowie Start- und Zielort. Die vollständige Routenprüfung sollte spätestens 7 Tage vor dem Termin erfolgen.
Wie viele GPS-Geräte braucht man für eine GPS-Tour?
Plane mindestens ein Gerät pro Team und ein Ersatzgerät ein. Bei 24 Teilnehmenden und 4er-Teams brauchst du daher 6 Geräte, wenn du zwei zusätzliche Geräte als Reserve mitführst.
Wann müssen die Teams für eine GPS-Tour eingeteilt werden?
Teile die Teams spätestens 3 Tage vor der Tour ein. Verschicke die Gruppenzuordnung zusammen mit Startzeit, Treffpunkt und den wichtigsten Teilnehmerinformationen.
Was braucht man am Tag einer GPS-Tour?
Für den Start brauchst du unter anderem geladene GPS-Geräte, Routendateien, Aufgabenmappen, Kontrollpunkt-Markierungen, Warnwesten und eine Registrierungsliste. Plane außerdem 15 bis 20 Minuten für Empfang und Einweisung ein.

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