Checklist pour organiser une chasse au trésor dans le quartier

Une chasse au trésor dans le quartier se prépare comme un petit parcours d’orientation, avec un départ clair, des équipes bien réparties et des énigmes testées. Prévoyez plusieurs semaines pour définir l’itinéraire, vérifier les autorisations et recueillir les inscriptions. La veille, imprimez et plastifiez les documents, préparez un sac par équipe et rechargez les appareils. Le jour J, comptez environ 30 minutes pour installer les postes, baliser le parcours et enregistrer les participants avant le départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’itinéraire et le thème
2 personnes
Réserver le lieu de départ
Vérifier le permis d’itinéraire
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Reconnaître l’itinéraire
3 personnes
Définir les postes de contrôle
2 personnes
Répartir les équipes
2 personnes
Rédiger les missions et les énigmes
3 personnes
Vérifier le parcours et les épreuves
2 personnes
Imprimer les cartes de mission
Plastifier les cartes et les indications
2 personnes
Emballer le matériel par équipe
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et le buffet
3 personnes
Recharger les appareils

Événement

Préparer le point de départ
4 personnes
Installer les postes de contrôle
6 personnes
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
Préparer les sacs d’équipe
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
Faire partir les équipes
3 personnes
Affecter du personnel aux points de contrôle
6 personnes
Noter les scores intermédiaires
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accueillir les équipes de retour
3 personnes
Vérifier les réponses
3 personnes
Mettre le buffet en place
4 personnes
Servir le buffet et les amuse-bouches
4 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Allumer l’éclairage
2 personnes
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes
Récupérer les flèches d’itinéraire et les balises
4 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 50
Tables de buffetqté 3

Équipement

Glacièresqté 4
Enceinte Bluetooth
Mégaphone
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Matériel de chasse au trésor

Cartes d'itinéraireqté 12
Cartes de missionqté 60
Formulaires de réponseqté 60
Sacs d’équipeqté 12
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 30
Marqueursqté 12
Plastifieuse
Pochettes à plastifierqté 80
Flèches de directionqté 40
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 2
Gilets réfléchissantsqté 12
Chronomètresqté 6
Prixqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Assiettes réutilisablesqté 60
Couvertsqté 60
Louchesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 2
Bacs à vaisselleqté 2
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Faites une reconnaissance complète du parcours au moins 7 jours avant la chasse. Chronométrez chaque étape, vérifiez les traversées et notez les endroits où les flèches, cônes ou rubans de balisage seront nécessaires.
Testez toutes les missions avec une personne qui ne connaît pas le parcours 3 à 5 jours avant l’événement. Si une énigme prend plus de 10 minutes ou dépend d’une indication ambiguë, corrigez-la avant d’imprimer les cartes.
Préparez un sac d’équipe pour chaque groupe, plus 1 sac de secours. Ajoutez les cartes de mission, formulaires de réponse, presse-papiers, stylos et le matériel nécessaire aux épreuves afin d’éviter les allers-retours au point de départ.
Installez les postes de contrôle 45 à 60 minutes avant l’arrivée des participants. Placez les indications à hauteur des yeux, gardez un plan de remplacement et utilisez des gilets réfléchissants si une partie du trajet longe une rue fréquentée.
Prévoyez l’accueil séparément du départ de la première équipe. Gardez 15 minutes pour l’enregistrement et l’explication des règles, puis faites partir les équipes avec quelques minutes d’écart pour éviter qu’elles se suivent tout le long du parcours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une chasse au trésor dans le quartier ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Gardez la dernière semaine pour reconnaître le parcours, finaliser les équipes, tester les énigmes et vérifier les éventuelles autorisations.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une chasse au trésor ?: Envoyez-les 3 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription fixée environ 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de répartir les participants et de recueillir les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir le jour de la chasse au trésor ?: Comptez 60 minutes d’installation, puis 15 à 30 minutes pour l’accueil et les règles. Le parcours lui-même peut durer entre 1 h 30 et 2 h 30 selon le nombre de postes et la distance.
Combien de cartes et de sacs d’équipe faut-il préparer ?: Préparez un sac par équipe et imprimez au minimum un jeu complet de cartes de mission par sac. Ajoutez un sac et un jeu de documents de secours pour remplacer rapidement du matériel perdu ou abîmé.

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