Checklist pour organiser une challenge familial

Une challenge familial demande plus qu’une liste de jeux : il faut gérer les inscriptions, les équipes, les repas, le matériel et le déroulement de la journée. Cette checklist regroupe 74 tâches et 72 fournitures pour avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu à l’ouverture des portes. Vous y trouverez aussi les vérifications souvent oubliées, comme le plan météo, les besoins alimentaires et la recharge du matériel. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et éviter les décisions de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Confirmer la réservation du lieu
Définir le programme de jeu
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Former les équipes
2 personnes
Envoyer la répartition des équipes
Rédiger le règlement
2 personnes
Imprimer le déroulé
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
Commander les courses
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Récupérer les prix et les médailles
Réceptionner les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier les chasubles d'équipe
2 personnes
Préparer les stations de jeu
3 personnes
Préparer la table des prix
2 personnes
Préparer les formulaires d'inscription
Vérifier le matériel de premiers secours
Charger le matériel rechargeable

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les aires de compétition
4 personnes
Installer le matériel de jeu à chaque station
4 personnes
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les gilets d'équipe
2 personnes
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
Animer la ronde d'ouverture
3 personnes
Encadrer le premier tour du Zeskamp
6 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
2 personnes
Encadrer la deuxième manche du zeskamp
6 personnes
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
Accompagner la troisième manche du zeskamp
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les amuse-bouches
2 personnes
Allumer le barbecue
2 personnes
Préparer le barbecue
3 personnes
Servir le barbecue
4 personnes
Ravitaillement en salades et pain
2 personnes
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
Vider les poubelles
2 personnes
Encadrer la finale du Zeskamp
6 personnes
Vérifier le score final
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Dire quelques mots d'au revoir et de remerciement
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Vider le buffet et le point boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Éteindre l’éclairage
Rassembler les objets trouvés
Stocker le matériel au sec
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Trier les restes
2 personnes
Effectuer le contrôle final du lieu
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de bièreqté 4
Tables de buffetqté 3
Table des prix
Porte-manteauxqté 2

Matériel de sport

Cônesqté 40
Ruban de balisageqté 4
Corde de tir à la corde
Témoins de relaisqté 6
Seaux d'eauqté 8
Balles épongeqté 20
Grosses balles souplesqté 6
Frisbeesqté 6
Cerceauxqté 12
Masquesqté 6
Relais à l’épongeqté 6
Panneaux de scoreqté 6
Chronomètresqté 6
Siffletsqté 6
Chasubles d’équipeqté 60
Drapeaux de départ et d’arrivéeqté 6
Bacs en plastiqueqté 12
Tunnel de crawl
Poutre d'équilibre
Sacs de sableqté 12
Mètre rubanqté 2
Chemises de score imperméablesqté 6

Équipement

Enceinte portable
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Barbecueqté 2
Ustensiles de barbecueqté 2
Bouteilles de gazqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 70
Bols réutilisablesqté 70
Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Couvertsqté 80
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Ciseauxqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Drapeaux d’équipeqté 6
Ruban de prix
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 70
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 2
Plaques de cuisson en aluminiumqté 4
Balance de cuisine

Nettoyage

Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Prixqté 6
Médaillesqté 60
Trousse de premiers secours
Distributeurs de crème solaireqté 2
Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations, puis prévoyez une date limite d’inscription. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses, de recueillir les besoins alimentaires et de former les équipes.
Préparez les équipes après la clôture des inscriptions et envoyez leur répartition au moins 3 jours avant la challenge. Les participants pourront vérifier leur équipe et signaler une erreur avant le jour J.
Finalisez le programme de jeu et le règlement au plus tard la semaine précédente. Imprimez plusieurs exemplaires du déroulé, des feuilles de score imperméables et des consignes pour que les responsables n’aient pas à utiliser leur téléphone pendant les épreuves.
Contrôlez la météo 48 heures avant, puis confirmez le plan en cas de mauvais temps. Vérifiez notamment les tentes de réception, les seaux d’eau et l’espace disponible pour déplacer les stations de jeu.
Le jour précédent, réceptionnez les courses, refroidissez les boissons et regroupez les chasubles, chronomètres, sifflets et panneaux de score par station. Chargez aussi l’enceinte portable et tout le matériel rechargeable afin de ne pas chercher de prise pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une challenge familial ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez la clôture des inscriptions environ 10 jours avant l’événement pour avoir le temps de former les équipes, confirmer les repas et préparer le matériel.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une challenge familial ?: Prévoyez au moins 2 à 3 heures sur place avant l’arrivée des participants. Ce temps couvre l’ouverture du lieu, l’installation des tables et des stations, le balisage, la vérification du matériel sportif et la préparation de la table des prix.
Quand préparer les équipes et envoyer leur répartition ?: Formez les équipes après la fin des inscriptions, généralement 7 à 10 jours avant la challenge. Envoyez la répartition au moins 3 jours à l’avance afin de corriger les doublons, les absences ou les besoins particuliers.
Que faire s’il pleut le jour d’une challenge familial ?: Décidez d’un plan de repli 48 heures avant et communiquez-le au plus tard la veille. Identifiez les jeux qui peuvent être déplacés, protégez les feuilles de score et prévoyez les tentes ou un espace couvert avant l’ouverture du lieu.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.