Checklist para organizar una yincana familiar sin olvidos

Una yincana familiar necesita más preparación que reunir varios juegos en un mismo lugar. Antes del día del evento hay que cerrar la reserva, gestionar las inscripciones, formar los equipos y dejar claras las reglas. También conviene preparar con tiempo el material deportivo, los premios, la comida y un plan para el mal tiempo. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado para que el montaje y la jornada transcurran sin improvisaciones.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Confirmar la reserva del recinto
Establecer el programa de juegos
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Formar equipos
2 personas
Enviar la distribución del equipo
Redactar las reglas del juego
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar el plan para mal tiempo
2 personas
Pedir la compra
2 personas
Comprobar el material deportivo
2 personas
Recoger los premios y medallas
Recibir los víveres
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Clasificar los petos del equipo
2 personas
Preparar las estaciones de juegos
3 personas
Preparar la mesa de premios
2 personas
Dejar listos los formularios de inscripción
Comprobar el material de primeros auxilios
Cargar el equipo recargable

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Marcar los campos de competición
4 personas
Preparar el material de juego por estación
4 personas
Montar el buffet y el punto de bebidas
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar el buffet de almuerzo
3 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir petos del equipo
2 personas
Explicar las reglas del juego
2 personas
Coordinar la ronda de apertura
3 personas
Dirigir la primera ronda del zeskamp
6 personas
Repartir agua y fruta
2 personas
Dirigir la segunda ronda del zeskamp
6 personas
Procesar los resultados provisionales
2 personas
Coordinar la tercera ronda del zeskamp
6 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Encender la barbacoa
2 personas
Preparar la barbacoa
3 personas
Servir la barbacoa
4 personas
Reponer ensaladas y pan
2 personas
Reponer vajilla y cubertería
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Coordinar la final del zeskamp
6 personas
Comprobar la clasificación final
2 personas
Entregar premios
3 personas
Dar el discurso de despedida y agradecimiento
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

Reunir material deportivo
4 personas
Vaciar el buffet y el punto de bebidas
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Apagar la iluminación
Recoger objetos perdidos
Guardar los materiales en seco
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Limpiar neveras portátiles
2 personas
Clasificar sobrantes
2 personas
Realizar la inspección final del lugar
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 8
Sillascant. 60
Mesas de cervezacant. 4
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de premios
Percheroscant. 2

Material deportivo

Conoscant. 40
Cinta de señalizacióncant. 4
Cuerda para tira y afloja
Testigos de relevocant. 6
Cubos de aguacant. 8
Esponjascant. 20
Pelotas grandes blandascant. 6
Frisbeescant. 6
Aroscant. 12
Antifacescant. 6
Relevos con esponjascant. 6
Marcadorescant. 6
Cronómetroscant. 6
Silbatoscant. 6
Petos de equipocant. 60
Banderas de salida y metacant. 6
Cajas de plásticocant. 12
Túnel para gatear
Balanza de equilibrio
Sacos de arenacant. 12
Cinta métricacant. 2
Carpetas impermeables para puntuacióncant. 6

Equipo

Altavoz portátil
Micrófono inalámbrico
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Barbacoacant. 2
Utensilios de barbacoacant. 2
Botellas de gascant. 2

Vajilla

Platos reutilizablescant. 70
Cuencos reutilizablescant. 70
Vasos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 50
Cubiertoscant. 80
Cucharonescant. 8
Bandejas de servircant. 8
Tijerascant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Arcos de globoscant. 2
Banderas del equipocant. 6
Cinta de precio
Mantelescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 70
Rotuladorescant. 12
Portapapelescant. 8

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Faroles LEDcant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 6
Jarras medidorascant. 2
Bandejas de horno de aluminiocant. 4
Balanza de cocina

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Premioscant. 6
Medallascant. 60
Botiquín de primeros auxilios
Dispensadores de protector solarcant. 2
Compras

Consejos

Cierra la fecha, el recinto y la reserva antes de abrir las inscripciones. Deja al menos 2 semanas para recibir respuestas, recoger preferencias alimentarias y poder formar equipos equilibrados.
Envía la distribución de los equipos y las reglas varios días antes. Así las familias pueden comprobar su grupo y el día de la yincana no pierdes 30 minutos explicando cambios básicos.
Prepara cada estación con su material separado en cajas de plástico. Incluye conos, silbatos, cronómetros, petos y los objetos específicos de cada prueba para no tener que buscar una pelota o una cinta durante el juego.
Comprueba la previsión meteorológica 48 horas antes y confirma el plan alternativo. Las carpas, la señalización y las carpetas impermeables para las puntuaciones deben estar listas antes de abrir el recinto.
Enfría las bebidas y recibe los víveres con tiempo suficiente para revisarlos. Deja preparada la mesa de premios, carga el altavoz y comprueba el botiquín el mismo día, antes de que lleguen los participantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una yincana familiar?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva el recinto y fija el programa al principio; deja las 2 últimas semanas para inscripciones, equipos, compras y confirmaciones.
¿Cuándo hay que formar los equipos de una yincana?: Forma los equipos cuando falten entre 7 y 10 días, después de cerrar las inscripciones y revisar las preferencias alimentarias. Envía la distribución al menos 3 días antes del evento.
¿Qué hacer si llueve el día de la yincana familiar?: Confirma el plan para mal tiempo 48 horas antes y vuelve a revisarlo la mañana del evento. Ten listas las carpas o el espacio alternativo, además de material protegido para las puntuaciones.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el material de los juegos?: Clasifica y comprueba todo el material el día anterior. Monta las estaciones entre 60 y 90 minutos antes de empezar, y deja aparte una caja con repuestos y material de señalización.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.