Familiezeskamp organiseren: complete checklist
Een familiezeskamp vraagt meer voorbereiding dan alleen zes spellen bedenken. Je regelt vooraf de locatie, aanmeldingen, teamindeling, spelregels en materialen, en zorgt op de dag zelf voor duidelijke spelstations. Met deze checklist zie je wat eerst moet, wat je uiterlijk een week vooraf controleert en wat pas op de ochtend zelf klaar hoeft te staan. Zo voorkom je ontbrekende hesjes, onduidelijke scores en een locatie die nog opgebouwd moet worden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Reservering locatie bevestigen
Spelprogramma vaststellen
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teams samenstellen
2 personen
Teamindeling versturen
Spelregels uitschrijven
2 personen
Draaiboek printen
Weersverwachting controleren
Slechtweerplan bevestigen
2 personen
Boodschappen bestellen
2 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Prijzen en medailles ophalen
Boodschappen ontvangen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Teamhesjes sorteren
2 personen
Spelstations voorbereiden
3 personen
Prijzentafel voorbereiden
2 personen
Inschrijfformulieren klaarleggen
EHBO-materialen controleren
Oplaadbare apparatuur laden
Event
Locatie openen
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Wedstrijdvelden uitzetten
4 personen
Spelmateriaal per station klaarzetten
4 personen
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Teamhesjes uitdelen
2 personen
Spelregels uitleggen
2 personen
Openingsronde begeleiden
3 personen
Zeskamp eerste ronde begeleiden
6 personen
Water en fruit uitdelen
2 personen
Zeskamp tweede ronde begeleiden
6 personen
Tussenstanden verwerken
2 personen
Zeskamp derde ronde begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Borrelhapjes serveren
2 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Barbecue voorbereiden
3 personen
Barbecue serveren
4 personen
Salades en brood aanvullen
2 personen
Servies en bestek aanvullen
Afvalbakken legen
2 personen
Zeskampfinale begeleiden
6 personen
Eindstand controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Afscheid en bedankje uitspreken
Laatste drankronde serveren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Buffet en drankpunt leeghalen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Verlichting uitschakelen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen droog opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Restanten sorteren
2 personen
Locatie-eindcontrole uitvoeren
2 personen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Biertafelsaantal 4
- Buffettafelsaantal 3
- Prijzentafel
- Kapstokkenaantal 2
Sportmateriaal
- Pionnenaantal 40
- Markeringslintaantal 4
- Touwtrektouw
- Estafettestokkenaantal 6
- Wateremmersaantal 8
- Sponsballenaantal 20
- Grote zachte ballenaantal 6
- Frisbeesaantal 6
- Hoepelsaantal 12
- Blinddoekenaantal 6
- Sponsestafettesaantal 6
- Scorebordenaantal 6
- Stopwatchesaantal 6
- Fluitjesaantal 6
- Teamhesjesaantal 60
- Start- en finishvlaggenaantal 6
- Plastic bakkenaantal 12
- Kruiptunnel
- Evenwichtsbalk
- Zandzakjesaantal 12
- Meetlintaantal 2
- Waterdichte scoremappenaantal 6
Apparatuur
- Draagbare speaker
- Draadloze microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Barbecueaantal 2
- Barbecuegereedschapaantal 2
- Gasflessenaantal 2
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 70
- Herbruikbare kommenaantal 70
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Koffiekopjesaantal 50
- Besteksetsaantal 80
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveerschalenaantal 8
- Scharenaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenbogenaantal 2
- Teamvlaggenaantal 6
- Prijslint
- Tafelkledenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 70
- Stiftenaantal 12
- Klembordenaantal 8
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- LED-lantaarnsaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveertangenaantal 6
- Maatbekersaantal 2
- Aluminium bakplatenaantal 4
- Keukenweegschaal
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Blik en vegeraantal 2
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Prijzenaantal 6
- Medaillesaantal 60
- EHBO-set
- Zonnebranddispensersaantal 2
- Boodschappen
Tips
- Leg de datum en locatie eerst vast en bevestig de reservering voordat je uitnodigingen verstuurt. Plan daarna de aanmeldingen, zodat je weet hoeveel teams, teamhesjes, stoelen en hoeveelheden eten en drinken nodig zijn.
- Verwerk dieetwensen uiterlijk een week voor het zeskamp en verstuur de teamindeling zodra de inschrijvingen gesloten zijn. Geef deelnemers ook de spelregels, zodat de uitleg op de dag zelf kort blijft.
- Maak per spelstation een aparte bak met het benodigde materiaal, zoals pionnen, markeringslint, een stopwatch en een scorebord. Zet daarnaast een waterdichte scoremap klaar; losse scorebriefjes raken buiten snel kwijt.
- Controleer sportmateriaal en EHBO-materialen uiterlijk één dag vooraf. Laad de draagbare speaker en andere oplaadbare apparatuur dan ook volledig op, zodat je bij de opening niet nog naar batterijen of stroom hoeft te zoeken.
- Controleer de weersverwachting de dag ervoor en bevestig het slechtweerplan. Zet partytenten, tafels, stoelen en buffettafels volgens een eenvoudige plattegrond klaar en reserveer een droge plek voor de prijzentafel en scoremappen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een familiezeskamp organiseren?
- Leg de datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Open daarna de aanmeldingen en sluit die ongeveer 2 weken voor het zeskamp, zodat je teams, catering en materialen kunt afronden.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een familiezeskamp op te bouwen?
- Reserveer minimaal 2 uur voor het opbouwen van spelstations, partytenten, tafels en scorepunten. Kom daarnaast 30 minuten vóór de officiële start bij de locatie aan voor een laatste controle en ontvangst van deelnemers.
- Wanneer maak ik de teamindeling voor een familiezeskamp?
- Maak de teamindeling zodra de aanmeldingen zijn verwerkt en dieetwensen zijn verzameld, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Verstuur de indeling uiterlijk 3 dagen voor het evenement, zodat deelnemers weten bij welk teamhesje ze horen.
- Wat moet ik bij slecht weer regelen voor een familiezeskamp?
- Bevestig uiterlijk 24 uur vooraf of het slechtweerplan doorgaat en waar de onderdelen plaatsvinden. Zorg voor een droge plek voor deelnemers, scoremappen en apparatuur, en houd partytenten en buffettafels beschikbaar zolang de weersverwachting onzeker is.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!