Checklist pour organiser une cérémonie du Nouvel An

Une cérémonie du Nouvel An demande plus qu’un programme et quelques chants. Il faut réserver le lieu et les intervenants, coordonner les inscriptions, prévoir la garde d’enfants et répartir les bénévoles avant le jour J. La dernière semaine, concentrez-vous sur les impressions, les achats frais et le test technique. Le jour même, gardez au moins deux heures pour installer la salle, préparer l’accueil, le café et les en-cas avant l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle de culte
Confirmer le célébrant
Réserver les musiciens
Établir le programme
2 personnes
Choisir les chansons et les textes
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Coordonner la garde d'enfants
Répartir les bénévoles
Tester la technique
2 personnes
Préparer les impressions
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Acheter des produits frais
Vérifier la salle de l’église
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Préparer l'espace scénique
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Brancher la technique
3 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Accompagner le service du Nouvel An
4 personnes
Servir le café et le thé
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Proposer séparément les options alimentaires
Encadrer les activités pour enfants
2 personnes
Animer le programme du soir
4 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer la salle de l’église
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rassembler les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 12
Tabouretsqté 6
Portantsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Microphonesqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Décoration

Drapeaux du Nouvel Anqté 4
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Bougies LEDqté 12
Panneau d’accueil
Flèches de signalisationqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 6
Bacs de rangementqté 8
Glacièresqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampadairesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez rapidement le lieu de culte, le célébrant et les musiciens : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer les disponibilités et établir le programme.
Clôturez les inscriptions 7 à 10 jours avant la cérémonie. Ce délai permet de regrouper les besoins alimentaires, d’organiser la garde d’enfants et de répartir les bénévoles.
Testez microphones, haut-parleurs, table de mixage, ordinateur et vidéoprojecteur au moins 48 heures avant. Vérifiez aussi chaque rallonge et multiprise, plutôt que de découvrir un problème pendant les chants.
Achetez les produits non périssables 3 à 5 jours avant, puis les produits frais la veille. Pour le service, comptez les tasses, verres, assiettes et couverts selon le nombre d’inscrits, avec environ 10 % de réserve.
Bloquez au moins 2 heures avant l’accueil pour installer les chaises, tables, décoration, espace scénique et signalisation. Gardez 30 minutes supplémentaires pour préparer le café, le thé, les en-cas et la table d’accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une cérémonie du Nouvel An ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les premières réservations concernent le lieu de culte, le célébrant et les musiciens, car leurs disponibilités déterminent le programme.
Quand envoyer les invitations pour une cérémonie du Nouvel An ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la cérémonie, avec une date limite d’inscription située 7 à 10 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il pour installer la salle ?: Prévoyez au minimum 2 heures avant l’ouverture des portes, et 30 minutes de marge si la technique ou la décoration est complexe. L’installation comprend les chaises, les tables, l’espace scénique, l’accueil et le service des boissons.
Quand tester la sonorisation et le vidéoprojecteur ?: Faites un premier test 48 heures avant, puis une vérification rapide le jour même, au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Testez les microphones, les haut-parleurs, les branchements et le contenu projeté.

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