Checklist voor een goed georganiseerde nieuwjaarsdienst
Een nieuwjaarsdienst vraagt meer voorbereiding dan alleen een voorganger en een programma. Je regelt de kerkzaal, muziek, kinderopvang, techniek en ontvangst in een vaste volgorde. Ook de praktische afronding telt: stoelen en tafels klaarzetten, koffie en thee voorbereiden, bewegwijzering ophangen en de deuren op tijd openen. Met deze checklist zie je welke onderdelen je vooraf vastlegt en wat op de dag zelf nog moet gebeuren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Kerkzaal reserveren
Voorganger bevestigen
Muzikanten vastleggen
Programma samenstellen
2 personen
Liederen en teksten kiezen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Kinderopvang afstemmen
Vrijwilligers indelen
Techniek testen
2 personen
Drukwerk voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelwaren inkopen
Kerkzaal controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Podiumruimte klaarmaken
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Techniek aansluiten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Event
Deuren openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Nieuwjaarsdienst begeleiden
4 personen
Koffie en thee serveren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dieetopties apart aanbieden
Kinderactiviteiten begeleiden
2 personen
Avondprogramma uitvoeren
4 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Kerkzaal schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 120
- Tafelsaantal 12
- Krukkenaantal 6
- Garderoberekkenaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Glazenaantal 120
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerbladenaantal 8
- Kannenaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Microfoonsaantal 3
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
Decoratie
- Nieuwjaarsvlaggenaantal 4
- Tafelkledenaantal 12
- Bloemstukkenaantal 6
- LED-kaarsenaantal 12
- Welkomstbord
- Pijlen voor bewegwijzeringaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveertangenaantal 6
- Opslagbakkenaantal 8
- Koelboxenaantal 4
Verlichting
- LED-lichtsnoerenaantal 4
- Staande lampenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de kerkzaal, voorganger en muzikanten eerst vast. Plan daarna pas het programma, de liederen en de teksten, zodat je weet hoeveel ruimte en techniek nodig zijn.
- Verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk één week vooraf. Gebruik die aantallen voor de inkoop van koelwaren, hapjes, koffie, thee, kopjes, glazen en borden.
- Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, laptop, beamer en projectiescherm minimaal één week vooraf in de kerkzaal. Controleer op de dag zelf opnieuw alle kabels, verlengsnoeren en stekkerdozen.
- Maak de opbouwverdeling concreet: laat vrijwilligers stoelen, tafels, podiumruimte, garderoberekken en ontvangsttafel uiterlijk 60 minuten voor aanvang controleren.
- Zet programma’s, welkomstbord en pijlen voor bewegwijzering klaar voordat de deuren opengaan. Bereid koffie en thee en zet hapjes pas daarna op de ontvangstplek, zodat niets in de weg staat tijdens de laatste controle.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een nieuwjaarsdienst organiseren?
- Leg de kerkzaal, voorganger en muzikanten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de dienst en sluit de aanmeldingen 7 dagen vooraf af.
- Wanneer moet ik de techniek van een nieuwjaarsdienst testen?
- Test de volledige installatie minimaal 1 week vooraf met microfoons, muziek, laptop, beamer en projectiescherm. Doe op de dag zelf nog een korte soundcheck van 30 minuten.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een nieuwjaarsdienst?
- Reken minimaal op 1 coördinator, 2 mensen voor ontvangst, 2 voor techniek en 2 voor koffie, thee en hapjes. Voeg extra vrijwilligers toe voor kinderopvang en de opbouw van de zaal.
- Wanneer moet ik koffie, thee en hapjes inkopen?
- Koop houdbare producten 3 tot 5 dagen vooraf en koelwaren 1 dag vooraf. Zet koffie, thee en hapjes ongeveer 30 minuten voor het openen van de deuren klaar.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!