Checklist pour organiser une cérémonie de mariage

Une cérémonie de mariage demande de coordonner les invités, les lieux, les prestataires et le repas sans laisser les détails urgents pour la dernière semaine. Cette checklist de 78 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations jusqu’au refroidissement des boissons et à la vérification de la vaisselle. Elle prévoit aussi les documents officiels, les témoins, le transport des invités et une solution en cas de mauvais temps. Utilisez-la comme fil conducteur, puis répartissez les tâches entre plusieurs personnes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et la liste des invités
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le lieu de la cérémonie
2 personnes
Réserver le lieu du dîner
2 personnes
Réserver l’officiant de cérémonie
2 personnes
Réserver le photographe
2 personnes
Choisir la musique pour la cérémonie
2 personnes
Choisir la musique du dîner
2 personnes
Rédiger les vœux de cérémonie
2 personnes
Vérifier les documents de mariage
2 personnes
Confirmer les témoins
2 personnes
Établir le plan de table
2 personnes
Communiquer le menu et les besoins alimentaires
2 personnes
Organiser le transport des invités
2 personnes
Envoyer les infos de parking
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les gâteaux et pâtisseries
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier la vaisselle
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Préparer les vœux et les documents
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer les espaces
2 personnes
Nettoyer la salle de cérémonie
3 personnes
Nettoyer la salle du dîner
3 personnes
Installer les chaises pour la cérémonie
4 personnes
Installer les tables pour le dîner
4 personnes
Monter l’arche de cérémonie
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les compositions florales
2 personnes
Dresser les tables
4 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Préparer le livre d'or
Tester le matériel sonore
2 personnes
Préparer les documents de la cérémonie
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
Accompagner les mariés
2 personnes
Recevoir les témoins
Recevoir les livraisons
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Distribuer le programme aux invités
2 personnes
Accompagner les invités à leur place
3 personnes
Accompagner la cérémonie de mariage
3 personnes
Assurer la musique pendant la cérémonie
Prendre des photos de mariage
2 personnes
Servir l'apéritif
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Accompagner les invités au dîner
3 personnes
Servir le dîner
6 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Débarrasser les assiettes et les verres
4 personnes
Couper le gâteau
2 personnes
Servir le gâteau et le café
4 personnes
Servir le toast
3 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Assurer la musique pendant la fête
Annoncer le dernier tour
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes

Suivi

Ranger les restes au frais
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Trier les objets empruntés
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Ranger en lieu sûr le livre d’or et les cadeaux
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Éteindre et ranger le matériel
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de cérémonieqté 90
Tables à mangerqté 10
Chaises du dînerqté 90
Table des mariés
Tables de buffetqté 4
Table d’accueil
Table des cadeaux
Tabouretsqté 4
Portantsqté 2
Tente de réceptionqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Verres à champagneqté 100
Cuillères à caféqté 100
Couteaux à dînerqté 100
Fourchettes de tableqté 100
Fourchettes à dessertqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 12

Décoration

Arche de cérémonie
Bâche d’archeqté 2
Chemins de tableqté 10
Housses de chaiseqté 90
Compositions floralesqté 12
Bouquetsqté 3
Bougies LEDqté 40
Bougeoirsqté 20
Guirlandesqté 8
Panneau d’accueil
Numéros de tableqté 10
Livre d’or
Stylos livre d'orqté 4
Coffret à alliance
Coupes à confettisqté 10

Équipement

Enceinte sur batterieqté 2
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Lecteur audio
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampadairesqté 4

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteau à gâteau
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 20
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Poubellesqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Raclettes de solqté 2
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, la liste des invités et les deux lieux : la cérémonie et le dîner. Tant que ces éléments ne sont pas confirmés, évitez d’envoyer les invitations ou de fixer définitivement le plan de table.
Envoyez les invitations assez tôt pour obtenir les réponses et les besoins alimentaires. Gardez une date limite claire, puis prévoyez une relance environ 7 jours après l’échéance pour finaliser les quantités du repas.
Ne regroupez pas les documents de mariage à la dernière minute. Vérifiez-les au moins 4 semaines avant la cérémonie et confirmez en même temps l’identité des témoins et la disponibilité de l’officiant.
Préparez le transport et les informations de parking avant l’arrivée des invités. Un message envoyé 7 jours avant l’événement peut préciser l’adresse, les horaires, les places disponibles et le trajet entre la cérémonie et le dîner.
Traitez le plan B météo comme une vraie organisation, pas comme une simple idée. Vérifiez les prévisions 48 heures avant, confirmez l’installation de la tente ou le déplacement prévu, puis contrôlez le lendemain les boissons, les gâteaux et toute la vaisselle nécessaire.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une cérémonie de mariage ?: Envoyez-les généralement 8 à 12 semaines avant la cérémonie. Fixez une date limite de réponse environ 4 semaines avant afin de confirmer le menu, les besoins alimentaires, le plan de table et le transport.
Quand réserver le lieu d’une cérémonie de mariage ?: Réservez le lieu dès que la date et le nombre approximatif d’invités sont connus, idéalement 9 à 12 mois à l’avance. Réservez séparément le lieu du dîner si la réception se déroule ailleurs.
Quand vérifier les documents de mariage ?: Faites une première vérification au moins 4 semaines avant la cérémonie, puis un dernier contrôle 7 jours avant. Cela laisse le temps de corriger une pièce manquante ou une information erronée.
Combien de temps avant le mariage préparer le plan de table ?: Préparez une première version 3 à 4 semaines avant, lorsque la plupart des réponses sont arrivées. Finalisez-la 7 jours avant, après avoir intégré les besoins alimentaires et les désistements de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.