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Trauungszeremonie organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Trauungszeremonie braucht mehr Vorbereitung als nur einen Termin und einen Ort. Du musst Dokumente, Standesbeamten, Zeugen und Musik rechtzeitig festlegen und anschließend Gäste, Dinner und Transport koordinieren. Plane außerdem früh, wo Zeremonienbogen, Stühle, Gläser und Geschenketisch stehen. Diese Checkliste führt dich von den ersten Entscheidungen bis zur Kontrolle am Tag der Trauung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Gästeliste festlegen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Zeremonieort reservieren

    2 Personen

  • Dinner-Location reservieren

    2 Personen

  • Standesbeamten festlegen

    2 Personen

  • Fotograf festlegen

    2 Personen

  • Musik für die Zeremonie auswählen

    2 Personen

  • Musik für das Abendessen auswählen

    2 Personen

  • Zeremonielle Gelübde schreiben

    2 Personen

  • Heiratsdokumente prüfen

    2 Personen

  • Zeugen bestätigen

    2 Personen

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Menü und Ernährungswünsche weitergeben

    2 Personen

  • Transport für Gäste organisieren

    2 Personen

  • Parkinformationen versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Schlechtwetterplan bestätigen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Kuchen und Gebäck abholen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Geschirr prüfen

    2 Personen

  • Dekoration sortieren

    2 Personen

  • Gelübde und Dokumente bereitlegen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume lüften

    2 Personen

  • Zeremonieraum reinigen

    3 Personen

  • Speisesaal reinigen

    3 Personen

  • Stühle für die Zeremonie aufstellen

    4 Personen

  • Tische für das Abendessen aufstellen

    4 Personen

  • Zeremoniebogen aufbauen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Blumenarrangements aufstellen

    2 Personen

  • Tische eindecken

    4 Personen

  • Willkommenstisch einrichten

    2 Personen

  • Gästebuch bereitlegen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Zeremoniedokumente bereitlegen

  • Catering bereitstellen

    4 Personen

  • Braut und Bräutigam begleiten

    2 Personen

  • Zeugen empfangen

  • Lieferungen annehmen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Programm an Gäste verteilen

    2 Personen

  • Gäste zu den Sitzplätzen begleiten

    3 Personen

  • Hochzeitszeremonie begleiten

    3 Personen

  • Musik während der Zeremonie bereitstellen

  • Hochzeitsfotos machen

    2 Personen

  • Aperitif servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Gäste zum Abendessen begleiten

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    6 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Teller und Gläser abräumen

    4 Personen

  • Torte anschneiden

    2 Personen

  • Kuchen und Kaffee servieren

    4 Personen

  • Toast ausschenken

    3 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    2 Personen

  • Musik für die Feier bereitstellen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Reste gekühlt aufbewahren

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen sortieren

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Gästebuch und Geschenke sicher aufbewahren

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Geräte ausschalten und verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Stühle für die ZeremonieAnz. 90
  • EsstischeAnz. 10
  • Stühle DinnerAnz. 90
  • Hochzeitstisch
  • BuffetischeAnz. 4
  • Willkommenstisch
  • Geschenketisch
  • HockerAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 2
  • FestzeltAnz. 2

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 100
  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 100
  • ChampagnergläserAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • DinnermesserAnz. 100
  • EsstischgabelnAnz. 100
  • DessertgabelnAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 12
  • KaraffenAnz. 12

Dekoration

  • Zeremonienbogen
  • BogentuchAnz. 2
  • TischläuferAnz. 10
  • StuhlhussenAnz. 90
  • BlumenarrangementsAnz. 12
  • SträußeAnz. 3
  • LED-KerzenAnz. 40
  • KerzenhalterAnz. 20
  • GirlandenAnz. 8
  • Willkommensschild
  • TischnummernAnz. 10
  • Gästebuch
  • Stifte für das GästebuchAnz. 4
  • Ringbox
  • KonfettibecherAnz. 10

Ausstattung

  • AkkulautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • Musikplayer
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • StehlampenAnz. 4

Küche

  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • Tortenmesser
  • ServierzangenAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 20
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 6

Reinigung

  • PutzeimerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 20
  • BodenabzieherAnz. 2
  • Besen und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum, Gästeliste und Zeremonieort zuerst fest. Verschicke die Einladungen idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche noch rechtzeitig erfassen kannst.
  • Prüfe die Heiratsdokumente mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Zeremonie. Bestätige außerdem Standesbeamten und zwei Zeugen frühzeitig, weil fehlende Unterlagen oder Absagen den Termin gefährden können.
  • Gib Menü und Ernährungswünsche spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Dinner an die Location weiter. Erstelle die Tischordnung erst, wenn die meisten Rückmeldungen eingegangen sind, und halte 1 bis 2 Reserveplätze frei.
  • Plane den Ablauf für beide Wettervarianten. Bestätige den Schlechtwetterplan spätestens 3 Tage vorher und verschicke Park- und Transportinformationen zusammen mit dem finalen Zeitplan.
  • Kontrolliere die Ausstattung am Vortag statt erst beim Aufbau: Stühle, Tische, Geschirr, Karaffen, Gläser, Zeremonienbogen und LED-Kerzen gehören genauso dazu wie gekühlte Getränke und abgeholter Kuchen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Trauungszeremonie planen?
Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vorher mit Datum, Zeremonieort und Gästeliste. Dokumente, Standesbeamter und Fotograf sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Wann verschickt man Einladungen zur Trauungszeremonie?
Verschicke die Einladungen etwa 8 bis 12 Wochen vor der Zeremonie. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 3 bis 4 Wochen vorher, damit Menü, Sitzordnung und Transport geplant werden können.
Wie viele Getränke braucht man für eine Trauungszeremonie?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro erwachsener Person, zusätzlich zu Wasser. Für das Dinner solltest du pro Person ungefähr 0,5 bis 0,75 Liter Wasser sowie passende Mengen für Wein, Sekt oder andere Getränke einplanen.
Wann sollte man den Schlechtwetterplan für die Trauung festlegen?
Bestätige den Schlechtwetterplan spätestens 3 Tage vor der Zeremonie und prüfe die Wettervorhersage am Vorabend erneut. Kläre dabei auch, ob Festzelt, zusätzliche Stühle und die Dekoration wie geplant aufgebaut werden können.

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