Checklist pour organiser une cérémonie de mariage sur place

Une cérémonie de mariage organisée sur place demande de coordonner les invités, le lieu, les prestataires et toute l’installation le même jour. Commencez par confirmer le nombre de participants et les besoins alimentaires, puis verrouillez le programme, le repas et le plan de table. Les derniers jours servent surtout à vérifier les livraisons, la météo, les boissons et le matériel. Cette checklist vous aide à avancer dans l’ordre et à repérer les oublis avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le lieu de la cérémonie
Réserver le catering
Réserver le photographe
Ajuster la musique
Établir le programme de la cérémonie
2 personnes
Établir le plan de table
2 personnes
Composer le menu
2 personnes
Confirmer les livraisons
Vérifier les prévisions météo
Définir le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Acheter les boissons et les stocks
2 personnes
Acheter des denrées de restauration longue conservation
2 personnes
Acheter des produits frais
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les points d'alimentation
Délimiter le lieu de la cérémonie
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Dresser les tables
2 personnes
Décorer les chaises de cérémonie
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Placer les compositions florales
2 personnes
Installer le panneau de bienvenue
Préparer le livre d'or
Préparer le matériel de cérémonie
2 personnes
Vérifier les alliances
2 personnes
Déposer les livrets du programme
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Préparer les verres
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer la table du gâteau
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Accueillir les fournisseurs
2 personnes
Préparer le bouquet de la mariée
Briefer les témoins
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
Animer la cérémonie
2 personnes
Gérer la musique pendant la cérémonie
Verser le toast
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer le livre d’or
Encadrer la photo de groupe
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Récupérer les assiettes et les couverts
3 personnes
Couper le gâteau
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Dégager la piste de danse
2 personnes
Gérer la musique de la fête
Servir les en-cas tardifs
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le buffet et la cuisine
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le lieu en profondeur
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Table plianteqté 8
Chaiseqté 70
Chaise de cérémonieqté 2
Table de buffetqté 3
Nappeqté 8
Table hauteqté 4
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiette de dînerqté 80
Assiette à dessertqté 80
Cupqté 70
Tasse à caféqté 70
Verre à eauqté 80
Verre à vinqté 80
Verre à champagneqté 70
Cuillère à caféqté 70
Couteau de tableqté 80
Fourchette de tableqté 80
Cuillère de serviceqté 12

Cuisine

Planche à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plat de serviceqté 10
Pince de serviceqté 8
Bac de maintien au chaudqté 6
Thermosqté 6
Glacièreqté 4
Bac à glaçonsqté 3
Couteau à gâteau
Spatule à gâteau
Bac à vaisselleqté 3

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Micro sans fil
Pied de microphone
Rallonge électriqueqté 4
Multipriseqté 4
Batterie externe rechargeableqté 2

Éclairage

Guirlande lumineuseqté 6
Lampe LEDqté 8

Décoration

Arche de cérémonie
Composition florale artificielleqté 8
Vaseqté 8
Chemin de tableqté 8
Présentoir pour carte menuqté 8
Panneau d’accueil
Livre d’or
Set de stylosqté 2
Livret du programmeqté 70
Badge nominatifqté 70
Set de numéros de tableqté 8
Arche de ballonsqté 2
Matériel de lancer sans confettisqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Raclette de sol
Seauqté 3
Chiffon microfibreqté 10
Poubelleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Traitez les réponses des invités au plus tard 3 à 4 semaines avant la cérémonie. Vous aurez ainsi le temps d’intégrer les allergies, les régimes particuliers et le nombre définitif de chaises et de couverts.
Confirmez les livraisons 48 à 72 heures avant l’événement, notamment le catering, les tentes, les tables et les chaises. Demandez l’heure d’arrivée et le nom de la personne à contacter sur place.
Vérifiez les prévisions météo 5 à 7 jours avant, puis de nouveau la veille. Si la cérémonie se déroule dehors, définissez à l’avance qui déplace les chaises, ouvre les tentes et change le parcours en cas de pluie.
Prévoyez une équipe d’installation présente au moins 3 heures avant l’arrivée des invités. Elle doit pouvoir ouvrir le lieu, contrôler les toilettes et les points d’alimentation, délimiter l’espace et installer les assises.
Ne gardez pas les boissons, les produits frais et les glaçons pour le dernier moment. Achetez les denrées longue conservation quelques jours avant, puis les produits frais et les boissons selon le nombre confirmé de convives.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une cérémonie de mariage sur place ?: Envoyez-les généralement 8 à 12 semaines avant la cérémonie, avec une date limite de réponse fixée environ 3 à 4 semaines avant. Ce délai permet de confirmer le repas, les besoins alimentaires et le plan de table.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une cérémonie de mariage sur place ?: Prévoyez au moins 3 heures pour une installation comprenant tentes, tables, chaises, buffet et zones de service. Ajoutez 30 à 60 minutes si les livraisons arrivent séparément ou si le lieu doit être entièrement délimité.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Confirmez le nombre final de repas 7 à 14 jours avant la cérémonie, selon les conditions du traiteur. Signalez à ce moment les allergies, les menus particuliers et les éventuels repas prestataires.
Que faire s’il pleut le jour de la cérémonie ?: Décidez du plan B au plus tard la veille, après une nouvelle vérification de la météo. Répartissez les rôles : une personne coordonne le déplacement des chaises, une autre contrôle les tentes et une troisième guide les invités.

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