Checklist para organizar una ceremonia de boda en el lugar

Una ceremonia de boda en el lugar requiere coordinar invitados, proveedores, montaje y servicio sin dejar decisiones para el último día. Empieza por reservar el espacio y contratar catering y fotógrafo; después concreta el programa, la distribución y las preferencias dietéticas. Durante la última semana, confirma entregas, revisa el pronóstico y prepara un plan alternativo para la lluvia. El día de la ceremonia, una persona debe abrir el lugar, comprobar baños y electricidad y supervisar carpas, sillas y mesas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Elaborar la lista de invitados
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el lugar de la ceremonia
Reservar el catering
Reservar fotógrafo
Ajustar la música
Preparar el programa de la ceremonia
2 personas
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
Elaborar la carta
2 personas
Confirmar entregas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Definir un plan para mal tiempo
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprar bebidas y suministros
2 personas
Comprar catering de larga duración
2 personas
Comprar productos frescos
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar los puntos de electricidad
Delimitar el espacio de la ceremonia
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar mesas
3 personas
Preparar las mesas
2 personas
Decorar las sillas de la ceremonia
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar arreglos florales
2 personas
Colocar el cartel de bienvenida
Preparar el libro de firmas
Preparar el material de la ceremonia
2 personas
Comprobar los anillos de boda
2 personas
Colocar los folletos del programa
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
Preparar los vasos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar la mesa de tartas
2 personas
Probar la música
2 personas
Probar el micrófono
2 personas
Despejar las rutas de paso
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Recibir a los proveedores
2 personas
Preparar el ramo de novia
Instruir a los testigos
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
3 personas
Repartir los programas
2 personas
Coordinar la ceremonia
2 personas
Controlar la música durante la ceremonia
Servir el brindis
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar el libro de visitas
Coordinar la foto de grupo
2 personas
Abrir el bufé de la cena
2 personas
Servir la cena
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger los platos y los cubiertos
3 personas
Cortar la tarta
2 personas
Servir café y té
3 personas
Despejar la pista de baile
2 personas
Poner música para la fiesta
Servir aperitivos tardíos
2 personas
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el bufé y la cocina
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar a fondo el lugar
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 2
Mesa plegablecant. 8
Sillacant. 70
Silla de ceremoniacant. 2
Mesa del bufécant. 3
Mantelcant. 8
Mesa altacant. 4
Perchero

Vajilla

Plato de cenacant. 80
Plato de postrecant. 80
Vencant. 70
Taza de cafécant. 70
Vaso de aguacant. 80
Copa de vinocant. 80
Copa de champáncant. 70
Cucharilla de cafécant. 70
Cuchillo de mesacant. 80
Tenedor de mesacant. 80
Cuchara de servircant. 12

Cocina

Tabla de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Fuente para servircant. 10
Pinza para servircant. 8
Bandeja de mantenimiento en calientecant. 6
Termocant. 6
Nevera portátilcant. 4
Balde para cubitos de hielocant. 3
Cuchillo para tarta
Espátula para tartas
Palangana para lavarcant. 3

Equipo

Altavoz Bluetoothcant. 2
Micrófono inalámbrico
Soporte de micrófono
Cable alargadorcant. 4
Regletacant. 4
Powerbank recargablecant. 2

Iluminación

Guirnalda de lucescant. 6
Lámpara LEDcant. 8

Decoración

Arco de ceremonia
Arreglo floral de artecant. 8
Jarróncant. 8
Camino de mesacant. 8
Portamenúcant. 8
Cartel de bienvenida
Libro de visitas
Set de bolígrafoscant. 2
Programa del eventocant. 70
Tarjeta de nombrecant. 70
Juego de números de mesacant. 8
Arco de globoscant. 2
Material para esparcir sin confeticant. 4

Limpieza

Escobacant. 2
Limpiacristales
Cubocant. 3
Paño de microfibracant. 10
Papeleracant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista de invitados y las preferencias dietéticas antes de confirmar el catering. Reserva al menos una semana para recopilar respuestas y comunica al proveedor el número final con varios días de margen.
No dejes el plan para mal tiempo para el día anterior. Comprueba el pronóstico 48 horas antes y decide dónde irán las carpas, las sillas y las mesas si cambia el tiempo.
Haz una ruta de montaje con horarios concretos: lleva los materiales al lugar con antelación, abre el espacio y comprueba primero la electricidad y los baños antes de colocar el mobiliario.
Calcula la vajilla y la cristalería según el número de invitados y el servicio previsto. Para una boda con café, tarta, vino y champán, comprueba por separado platos, vasos, copas, tazas y cubiertos.
Asigna una persona responsable de cada entrega y anota su hora prevista. El catering, las bebidas, la tarta y el material de montaje no deberían depender de la pareja durante la ceremonia.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que reservar el lugar para una ceremonia de boda?: Reserva el lugar en cuanto tengas una fecha aproximada, idealmente entre 6 y 12 meses antes. Así puedes coordinar después el catering, el fotógrafo y el programa de la ceremonia sin trabajar con horarios incompatibles.
¿Cuándo se confirma el número de invitados al catering?: Recoge las respuestas y las preferencias dietéticas hasta 3 o 4 semanas antes. Envía el número definitivo al catering al menos 7 días antes, salvo que el contrato exija otro plazo.
¿Cuándo hay que montar las carpas y colocar las sillas?: Define el horario de montaje con el lugar y los proveedores al menos 2 semanas antes. El día de la boda, deja entre 2 y 3 horas para abrir el espacio, comprobar electricidad y baños, montar las carpas y colocar las sillas.
¿Qué hago si llueve el día de la ceremonia?: Decide el plan alternativo 48 horas antes, basándote en el pronóstico. Determina entonces dónde se instalarán las carpas, cómo se moverán las sillas y qué persona coordinará el cambio para evitar retrasos.

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