Checklist pour organiser une cérémonie d’hommage du jubilé

Une cérémonie d’hommage du jubilé demande de coordonner les invités, les interventions, la remise du certificat et le moment convivial qui suit. Commencez par fixer la date et le lieu, puis avancez vers les invitations, le programme et les réservations. Les dernières vérifications concernent surtout la technique, les fleurs, le gâteau et la liste définitive des participants. Cette checklist regroupe les étapes dans l’ordre pour savoir quoi préparer et quand le faire.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir la liste des invités
2 personnes
Concevoir l’invitation
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Élaborer le programme
2 personnes
Contacter les intervenants
Rassembler les discours
Sélectionner la musique
Rédiger le texte de remise de prix
Concevoir le certificat
Faire imprimer le certificat
Commander des fleurs
Réserver le catering
Inventorier le matériel nécessaire
2 personnes
Réserver des chaises et des tables
Tester la technique
2 personnes
Donner les instructions au photographe
Établir la liste définitive des invités
Finaliser le programme
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les fleurs
Aller chercher le gâteau
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le linge de table
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Disposer les fleurs
Aménager l’espace de remise des honneurs
2 personnes
Préparer le certificat
Installer le système son
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer la musique
Monter le buffet
3 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer la liste de présence
Vérifier les toilettes
Afficher les informations de stationnement

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Prendre les vestes
2 personnes
Servir l'apéritif
3 personnes
Annoncer l'ouverture
Prononcer le mot de bienvenue
Encadrer les discours
Procéder à la remise de prix
2 personnes
Remettre le certificat
2 personnes
Remettre des fleurs
2 personnes
Prendre la photo de remise de prix
2 personnes
Couper le gâteau
2 personnes
Servir le gâteau
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Fournir la musique
Annoncer le départ
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le matériel
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Sauvegarder les photos en toute sécurité
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Portant de vestiaire
Nappesqté 8
Tables hautesqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à gâteauqté 60
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Cuillères à caféqté 60
Fourchettesqté 60
Couteauxqté 60
Cuillèresqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 10
Bougiesqté 20
Poids pour ballonsqté 6
Cadres photoqté 8
Cartes de menuqté 10
Badges nominatifsqté 60
Panneau d’accueil
Dossier de présentation

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Câble HDMI
Batteries externesqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Mandoline de chef
Couteauxqté 4
Pinces de serviceqté 6
Pelle à gâteau
Tire-bouchonqté 2
Tire-bouchonsqté 3
Bacs de rangement verrouillablesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de tableqté 6

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Poubellesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines à l’avance : le choix du lieu conditionne les chaises, les tables, le vestiaire et l’installation technique.
Envoyez les invitations environ 6 semaines avant la cérémonie et prévoyez une date limite de réponse 2 à 3 semaines avant, afin de confirmer les besoins alimentaires et le nombre de repas.
Finalisez le programme 7 jours avant : vérifiez l’ordre des discours, la durée de chaque intervention, la musique et le texte de remise du prix avec les intervenants.
Testez les haut-parleurs, microphones, pieds de micro, rallonges et multiprises au moins 48 heures avant. Gardez une copie imprimée du programme et des discours près de la personne qui anime la cérémonie.
Faites les dernières courses la veille et récupérez les fleurs ainsi que le gâteau le jour prévu, en laissant au moins 60 minutes avant l’arrivée des invités pour installer les tables, la vaisselle, les badges et le panneau d’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une cérémonie d’hommage du jubilé ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant la cérémonie. Fixez la date limite de réponse 2 à 3 semaines avant, puis utilisez les inscriptions pour confirmer le traiteur et les besoins alimentaires.
Quand finaliser le programme de la cérémonie ?: Finalisez-le au plus tard 7 jours avant. Demandez les discours et les textes définitifs aux intervenants à ce moment-là, puis imprimez quelques exemplaires pour l’équipe le jour même.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 60 à 90 minutes avant l’arrivée des invités. Ce délai permet de placer les tables et les chaises, préparer la vaisselle, installer les microphones et vérifier le son.
Quand tester le matériel technique ?: Faites un premier test 48 heures avant, puis une vérification rapide le jour de la cérémonie. Contrôlez chaque microphone, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises avec les personnes qui interviendront.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.