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Jubiläumsfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Jubiläumsfeier wird übersichtlich, wenn du zuerst Termin und Ort festlegst und danach Gäste, Programm und Bewirtung planst. Verschicke die Einladungen früh genug, damit du Ernährungswünsche und die endgültige Teilnehmerzahl rechtzeitig kennst. Zwei bis drei Wochen vor der Feier solltest du Technik, Mobiliar, Geschirr und Dekoration anhand des Ablaufs prüfen. Am Veranstaltungstag bleiben dann vor allem Aufbau, letzte Abholungen und die Betreuung der Programmpunkte.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Gästeliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladung gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Referenten ansprechen

  • Reden sammeln

  • Musik auswählen

  • Ehrungstext schreiben

  • Zertifikat gestalten

  • Zertifikat drucken lassen

  • Blumen bestellen

  • Catering reservieren

  • Benötigtes Material inventarisieren

    2 Personen

  • Stühle und Tische reservieren

  • Technik testen

    2 Personen

  • Fotograf anweisen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Programm finalisieren

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Blumen abholen

  • Torte abholen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tischwäsche anbringen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Blumen aufstellen

  • Ehrungsbereich einrichten

    2 Personen

  • Zertifikat bereitlegen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Musik bereitlegen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Getränke bereitstellen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Teilnehmerliste bereitlegen

  • Toiletten kontrollieren

  • Parkhinweise aufhängen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Jacken entgegennehmen

    2 Personen

  • Aperitif servieren

    3 Personen

  • Eröffnung ankündigen

  • Begrüßungswort halten

  • Reden begleiten

  • Ehrung durchführen

    2 Personen

  • Zertifikat überreichen

    2 Personen

  • Blumen überreichen

    2 Personen

  • Ehrenfoto machen

    2 Personen

  • Torte anschneiden

    2 Personen

  • Torte servieren

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet servieren

    4 Personen

  • Geschirr abräumen

    3 Personen

  • Musik organisieren

  • Abschied ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Geräte aufräumen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Fotos sicher speichern

  • Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • Umkleideraum-Garderobe
  • TischwäscheAnz. 8
  • StehtischeAnz. 4

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 60
  • KuchenplattenAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 60
  • WassergläserAnz. 60
  • WeingläserAnz. 60
  • KaffeelöffelAnz. 60
  • GabelnAnz. 60
  • MesserAnz. 60
  • LöffelAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierbesteckAnz. 12

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • GirlandenAnz. 10
  • KerzenAnz. 20
  • BallongewichteAnz. 6
  • FotorahmenAnz. 8
  • SpeisekartenAnz. 10
  • NamensschilderAnz. 60
  • Willkommensschild
  • Präsentationsmappe

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Laptop
  • HDMI-Kabel
  • PowerbanksAnz. 2

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 3
  • Kochmandoline
  • MesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 6
  • Tortenheber
  • KorkenzieherAnz. 2
  • FlaschenöffnerAnz. 3
  • Verschließbare AufbewahrungsbehälterAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • TischlampenAnz. 6

Reinigung

  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege den Termin mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Für Einladungen, Rückmeldungen und die Abstimmung mit Referenten brauchst du meist mehrere Wochen Vorlauf.
  • Plane das Programm erst mit realistischen Zeitblöcken: Rechne für Reden jeweils 5 bis 10 Minuten und füge zwischen Ehrung, Musik und Essen mindestens 10 Minuten Puffer ein.
  • Fordere Zu- und Absagen spätestens 14 Tage vor der Feier an. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit das Catering die endgültige Anzahl und Sonderportionen kennt.
  • Teste Lautsprecher, Mikrofone und Mikrofonständer 7 Tage vorher im Veranstaltungsraum. Prüfe dabei auch beide Verlängerungskabel und die Position der Stromanschlüsse.
  • Hole Blumen und Torte am Veranstaltungstag mit festen Uhrzeiten ab. Kontrolliere außerdem am Vortag Zertifikate, Namensschilder, Willkommensschild und Präsentationsmappe, damit nichts beim Aufbau fehlt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsfeier planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Gästeliste. Bei vielen Gästen, Referenten oder einem festen Catering-Termin sind 3 Monate Vorlauf sinnvoll.
Wann soll ich die Einladungen zur Jubiläumsfeier verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor der Feier. Setze die Rückmeldefrist auf ungefähr 14 Tage vor dem Termin, damit Catering und Sitzordnung rechtzeitig feststehen.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Jubiläumsfeier?
Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Bei einer vierstündigen Feier entspricht das grob 5 bis 6 Getränken je Gast, zusätzlich zu Wasser und Kaffee.
Wann sollte die Technik für eine Jubiläumsfeier getestet werden?
Teste Lautsprecher, Mikrofone und Anschlüsse spätestens 7 Tage vorher vor Ort. Am Veranstaltungstag reicht eine kurze Funktionsprüfung etwa 60 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste.

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