Checklist pour organiser une cérémonie commémorative

Une cérémonie commémorative demande une préparation précise, surtout lorsque plusieurs intervenants et proches participent au déroulement. Commencez par réserver le lieu, fixer le programme et confirmer les personnes présentes avant de préparer les invitations. Les derniers jours servent à vérifier les contenus, les besoins alimentaires, les fleurs et le matériel audio. Le jour même, prévoyez assez de temps pour aérer la salle, installer les chaises, tester les micros et préparer l’espace café, thé et soupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Établir le programme et le planning
2 personnes
Contacter les intervenants et les participants
2 personnes
Collecter le contenu commémoratif
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste définitive des invités
Imprimer les programmes
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les fleurs
Vérifier les supports commémoratifs
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Aménager l'espace commémoratif
3 personnes
Placer les compositions florales
2 personnes
Tester le son
2 personnes
Préparer l’espace café et thé
2 personnes
Préparer les sandwichs et la soupe
4 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Animer le programme commémoratif
2 personnes
Animer le moment des bougies
3 personnes
Animer le silence et la musique
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des sandwichs et de la soupe
4 personnes
Animer le registre de condoléances
Rassembler les déchets et la vaisselle
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Ranger la décoration et le matériel
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Sécher et trier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le registre de condoléances en lieu sûr
Répartir les restes de nourriture
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 10
Portantsqté 2
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Bol à soupeqté 90
Louchesqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Glacièresqté 4

Équipement

Microphones sans filqté 2
Enceinte portable
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Bougies commémorativesqté 100
Porte-bougies en verreqté 100
Compositions floralesqté 6
Cadres photoqté 6
Registres de condoléancesqté 2
Pupitres de programmeqté 2
Nappesqté 10

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Pilesqté 24

Nettoyage

Balaisqté 2
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu dès que la date est connue, puis bloquez au moins 2 heures avant l’arrivée des invités pour l’ouverture, l’aération et l’installation de la salle.
Demandez les textes, photos et témoignages commémoratifs au plus tard 10 jours avant la cérémonie. Cela laisse le temps de relire les contenus et d’imprimer les programmes.
Confirmez les intervenants et les participants une semaine avant, puis établissez une liste définitive des invités 3 jours avant. Prévoyez une personne chargée de traiter les inscriptions et les changements de dernière minute.
Pour le moment d’accueil, comptez environ 2 tasses par personne pour le café ou le thé, ainsi qu’une portion de soupe et 2 à 3 sandwichs par personne si un repas léger est prévu.
Testez les microphones, l’enceinte et les rallonges avant l’ouverture des portes. Placez les registres de condoléances, les cadres photo, les bougies et les compositions florales avant l’arrivée du public, afin de ne pas interrompre la cérémonie.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une cérémonie commémorative ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la cérémonie. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant, puis confirmez les besoins alimentaires et la liste finale 3 jours avant.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une cérémonie commémorative ?: Prévoyez au moins 2 heures sur place avant l’arrivée des invités. Comptez ce temps pour aérer, installer les tables et les chaises, aménager l’espace commémoratif, préparer l’accueil et tester le son.
Combien de programmes imprimer pour une cérémonie commémorative ?: Imprimez un programme par invité confirmé, avec 5 à 10 exemplaires supplémentaires. Préparez-les au moins 2 jours avant afin de pouvoir corriger une erreur ou remplacer une page manquante.
Quand récupérer les fleurs et préparer les bougies commémoratives ?: Récupérez les fleurs la veille ou le matin même, selon leur conservation. Installez les compositions, les bougies, les porte-bougies et les cadres photo avant l’ouverture des portes, idéalement 30 minutes avant l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.