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Gedenkveranstaltung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Gedenkveranstaltung braucht mehr als einen passenden Raum und ein Programm. Du koordinierst Einladungen, Beiträge, Erinnerungsstücke, Technik und die Bewirtung so, dass alles ruhig und würdevoll abläuft. Beginne mehrere Wochen vorher mit Ort, Rednern und Inhalten; die letzten Tage gehören der Gästeliste und den Materialien. Am Veranstaltungstag helfen klare Zuständigkeiten und ein fester Aufbauplan, damit du nicht gleichzeitig Ton, Blumen und Kaffee organisieren musst.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Programm und Zeitplan erstellen

    2 Personen

  • Redner und Vortragende ansprechen

    2 Personen

  • Gedenkinhalte sammeln

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Programme ausdrucken

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Blumen abholen

  • Gedenkmaterialien prüfen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Eingang und Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Gedenkort einrichten

    3 Personen

  • Blumengestecke platzieren

    2 Personen

  • Ton testen

    2 Personen

  • Kaffee- und Teestation vorbereiten

    2 Personen

  • Sandwiches und Suppe vorbereiten

    4 Personen

  • Programme bereitlegen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Gedenkprogramm begleiten

    2 Personen

  • Kerzenmoment begleiten

    3 Personen

  • Stille und Musik begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Brötchen und Suppe servieren

    4 Personen

  • Kondolenzbuch betreuen

  • Abfall und Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Dekoration und Materialien aufräumen

    4 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Materialien trocknen und sortieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Kondolenzbuch sicher aufbewahren

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • TischeAnz. 10
  • GarderobenständerAnz. 2
  • HockerAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • TeegläserAnz. 100
  • WassergläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • KannenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • SuppenschalenAnz. 90
  • ServierlöffelAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Tragbarer Lautsprecher
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

  • GedenkkerzenAnz. 100
  • Gläser-KerzenhalterAnz. 100
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • BilderrahmenAnz. 6
  • KondolenzbücherAnz. 2
  • ProgrammständerAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 10

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 8
  • BatterienAnz. 24

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • BodenabzieherAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 12
  • AbfallbehälterAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Veranstaltungsort mindestens 6 bis 8 Wochen vorher und kläre dabei Bestuhlung, Garderobe, Zugang, Lüftung sowie die Möglichkeit, Kaffee und Suppe auszugeben.
  • Bitte Redner und Vortragende spätestens 4 Wochen vorher um eine verbindliche Zusage. Sammle außerdem Fotos, Texte und andere Gedenkinhalte frühzeitig, damit noch Zeit für Rückfragen und die Programmgestaltung bleibt.
  • Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin und setze eine Anmeldefrist rund 7 Tage vorher. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und erstelle anschließend eine endgültige Gästeliste.
  • Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden ein: Raum lüften, Tische und Stühle stellen, Eingang und Garderobe einrichten, Gedenkort gestalten und Blumenarrangements platzieren.
  • Teste Tonanlage, Funkmikrofon und Lautsprecher vor dem Eintreffen der Gäste. Stelle Programme, Kondolenzbücher und Gedenkkerzen bereit und kühle Getränke mindestens 2 Stunden vor Beginn.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Gedenkveranstaltung planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Reservierung des Ortes und der Ansprache von Rednern. Die Einladungen sollten 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Gedenkveranstaltung?
Plane mindestens 2 Stunden für Aufbau und Kontrolle ein. Für Tonprobe, Gedenkort, Bestuhlung, Garderobe sowie Kaffee- und Teestation solltest du zusätzlich 30 Minuten Puffer einrechnen.
Wann muss die endgültige Gästeliste feststehen?
Setze die Anmeldefrist etwa 7 Tage vor der Veranstaltung. So kannst du Sitzplätze, Programme, Getränke sowie Sandwiches und Suppe passend zur erwarteten Gästezahl vorbereiten.
Wann sollte die Technik für eine Gedenkveranstaltung getestet werden?
Teste Mikrofon, Lautsprecher und Verlängerungskabel spätestens 60 Minuten vor Beginn, besser direkt nach dem Aufbau. Prüfe zusätzlich die Verständlichkeit aus den hinteren Sitzreihen.

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