Organiser un camp de surf sans rien oublier

Un camp de surf demande de coordonner les participants, les cours, le camping, le transport et le matériel avant le départ. Les informations médicales et alimentaires doivent être recueillies assez tôt pour adapter l’encadrement et les repas. La préparation ne s’arrête pas aux planches : combinaisons, couchage, glacières et équipement de sécurité doivent être vérifiés séparément. Cette checklist de 69 tâches et 48 fournitures permet d’avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’inspection du lieu d’arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Inviter les participants
Envoyer le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
Vérifier les coordonnées
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les informations médicales
Informer les parents
Réserver un cours de surf
Réserver un emplacement de camping
Formaliser la location de matériel
Réserver le transport
Imprimer la liste des participants
Établir la répartition des chambres et des tentes
2 personnes
Établir le programme de la journée
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer la lettre aux participants
Imprimer les règles de surf
Vérifier les planches de surf
2 personnes
Trier les combinaisons
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les repas
4 personnes
Vérifier le matériel de camping
2 personnes
Charger le transport
3 personnes

Événement

Inspecter le lieu d’arrivée
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Répartir les bagages
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Distribuer les combinaisons néoprène
3 personnes
Encadrer le premier cours de surf
4 personnes
Rincer les planches de surf
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Veiller au calme et au repos nocturne
2 personnes
Préparer le petit-déjeuner
3 personnes
Servir le petit-déjeuner
3 personnes
Encadrer l’entraînement du matin
4 personnes
Distribuer les paniers-repas
2 personnes
Animer la pause déjeuner
2 personnes
Encadrer l’entraînement de l’après-midi
4 personnes
Faire sécher les combinaisons néoprène
2 personnes
Distribuer des fruits et des snacks
2 personnes
Préparer le dîner
4 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Regarder des vidéos de surf
2 personnes
Animer le jeu du soir
2 personnes
Préparer le petit-déjeuner et le déjeuner
3 personnes
Accompagner la dernière leçon de surf
4 personnes
Remettre les certificats
2 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Rassembler le matériel de surf
4 personnes
Charger les bagages
3 personnes
Enregistrer le départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer l’emplacement de camping
4 personnes
Nettoyer les planches de surf
3 personnes
Nettoyer et sécher les combinaisons
3 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Ranger le matériel de camping
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Vérifier les restes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Partager les photos des participants
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Planches de surfqté 20
Leashes de surfqté 20
Combinaisons néoprèneqté 20
Chaussures d’eauqté 20
Rashguardsqté 20
Pagaiesqté 4
Sifflets étanchesqté 6
Balles de plageqté 4
Ballons de beach-volleyqté 2
Cônesqté 12
Chronomètresqté 4

Sécurité

Bouées de sauvetageqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Lampes de pocheqté 6
Gilets réfléchissantsqté 6

Camping

Tentesqté 10
Sacs de couchageqté 20
Matelas de couchageqté 20
Coussinsqté 20
Couvertures de pique-niqueqté 6

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 30
Tentes de réceptionqté 2

Catering

Glacièresqté 6
Bouteilles isothermesqté 6
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 30
Assiettes réutilisablesqté 30
Couvertsqté 30
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4

Cuisine

Brûleurs à gazqté 2
Casserolesqté 4
Poêlesqté 2
Louchesqté 6
Bouilloiresqté 2

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphone

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes frontalesqté 10

Décoration

Affiches du programmeqté 6
Étiquettes nominativesqté 30
Marqueurs indélébilesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 4

Conseils

Demande les inscriptions, les coordonnées, les besoins alimentaires et les informations médicales au moins 2 à 3 semaines avant le départ. Cela laisse le temps de relancer les familles et de corriger les dossiers incomplets.
Confirme séparément le cours de surf, l’emplacement de camping, la location du matériel et le transport. Une réservation manquante peut bloquer tout le séjour, même si les participants sont déjà inscrits.
Prépare une liste nominative imprimée et la répartition des chambres ou des tentes au plus tard la veille. Garde aussi une version numérique accessible par le responsable du groupe.
Vérifie la météo 48 heures avant, puis à nouveau le matin du départ. Adapte le programme, les vêtements et le chargement si les conditions changent, sans attendre l’arrivée sur place.
Charge le matériel par catégories : surf, sécurité, camping et repas. Contrôle les planches, les leashes, les combinaisons, les trousses de premiers secours et les glacières avant de fermer le véhicule.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un camp de surf ?: Commence idéalement 4 à 6 semaines avant le départ. Les inscriptions, les autorisations, le cours de surf, le camping, le transport et la location du matériel peuvent ainsi être confirmés sans urgence.
Que faut-il vérifier avant un camp de surf ?: Vérifie les coordonnées et les informations médicales des participants, les prévisions météo, les réservations et l’état des planches, leashes et combinaisons. Fais un dernier contrôle du matériel et des repas la veille.
Combien de temps avant faut-il envoyer le formulaire d’inscription ?: Envoie-le au moins 3 semaines avant le camp et fixe une date limite claire, par exemple 10 jours avant le départ. Tu auras ainsi le temps de traiter les réponses et de relancer les personnes qui n’ont pas répondu.
Que préparer la veille d’un camp de surf ?: La veille, imprime la liste des participants, finalise la répartition des tentes, prépare le programme, remplis les glacières et charge le transport. Vérifie aussi les règles de surf, les trousses de premiers secours et les lampes de poche.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.