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Surfcamp organisieren: Checkliste für die Vorbereitung

Ein Surfcamp braucht mehr Vorbereitung als nur Surfboards und einen Campingplatz. Du musst Anmeldungen, Kontaktdaten, Ernährungswünsche und medizinische Informationen rechtzeitig sammeln, bevor du Kurs, Unterkunft und Transport fest buchst. Kurz vor der Abfahrt kommen Materialkontrolle, Zeltaufteilung, Mahlzeiten und Sicherheitsausrüstung hinzu. Diese Checkliste führt dich durch die Planung und hilft dir, typische Versäumnisse wie fehlende Elterninformationen oder ungeprüfte Neoprenanzüge zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Teilnehmer einladen

  • Anmeldeformular versenden

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Kontaktdaten prüfen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Medizinische Informationen sammeln

  • Eltern informieren

  • Surfstunde reservieren

  • Campingplatz reservieren

  • Materialverleih festlegen

  • Transport reservieren

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Zimmer- und Zeltaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Tagesprogramm erstellen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmerbrief versenden

  • Surfregeln ausdrucken

  • Surfboards kontrollieren

    2 Personen

  • Neoprenanzüge sortieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Mahlzeiten vorbereiten

    4 Personen

  • Campingausrüstung prüfen

    2 Personen

  • Transport verladen

    3 Personen

Event

  • Ankunftsort inspizieren

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Zelte aufbauen

    6 Personen

  • Gepäck verteilen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Sicherheitsanweisung geben

    2 Personen

  • Neoprenanzüge ausgeben

    3 Personen

  • Erste Surfstunde begleiten

    4 Personen

  • Surfboards abspülen

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    2 Personen

  • Ruhe und Nachtruhe wahren

    2 Personen

  • Frühstück vorbereiten

    3 Personen

  • Frühstück servieren

    3 Personen

  • Morgentraining leiten

    4 Personen

  • Lunchpakete verteilen

    2 Personen

  • Mittagspause begleiten

    2 Personen

  • Nachmittagstraining begleiten

    4 Personen

  • Neoprenanzüge trocknen lassen

    2 Personen

  • Obst und Snacks ausgeben

    2 Personen

  • Abendessen zubereiten

    4 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Surfvideos ansehen

    2 Personen

  • Abendspiel begleiten

    2 Personen

  • Frühstück und Mittagessen vorbereiten

    3 Personen

  • Die letzte Surfstunde begleiten

    4 Personen

  • Zertifikate verteilen

    2 Personen

  • Zelte abbauen

    6 Personen

  • Surfmaterialien zusammenstellen

    4 Personen

  • Gepäck einladen

    3 Personen

  • Abreise registrieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Campingplatz reinigen

    4 Personen

  • Surfbretter reinigen

    3 Personen

  • Neoprenanzüge reinigen und trocknen

    3 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Campingausrüstung wegräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen reinigen

    2 Personen

  • Reste kontrollieren

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Teilnehmerfotos teilen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Sportmaterial

  • SurfbretterAnz. 20
  • Surfboard-LeashesAnz. 20
  • NeoprenanzügeAnz. 20
  • WasserschuheAnz. 20
  • RashguardsAnz. 20
  • PaddelAnz. 4
  • Wasserdichte PfeifenAnz. 6
  • StrandbälleAnz. 4
  • BeachvolleyballAnz. 2
  • KegelAnz. 12
  • StoppuhrenAnz. 4

Sicherheit

  • RettungsringeAnz. 2
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • RettungsdeckenAnz. 10
  • TaschenlampenAnz. 6
  • WarnwestenAnz. 6

Campen

  • ZelteAnz. 10
  • SchlafsäckeAnz. 20
  • SchlafmattenAnz. 20
  • KissenAnz. 20
  • PicknickdeckenAnz. 6

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 30
  • PartyzelteAnz. 2

Catering

  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermosflaschenAnz. 6
  • Einkäufe

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 30
  • Mehrweg-TellerAnz. 30
  • BestecksetsAnz. 30
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4

Küche

  • GasbrennerAnz. 2
  • KochtöpfeAnz. 4
  • PfannenAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 2

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Megafon

Beleuchtung

  • LichtergirlandeAnz. 4
  • StirnlampenAnz. 10

Dekoration

  • Programmatische PosterAnz. 6
  • NamensaufkleberAnz. 30
  • Wasserfeste StifteAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4

Tipps

  • Verschicke das Anmeldeformular mindestens 4 Wochen vor dem Camp und prüfe danach jede Anmeldung auf Kontaktdaten, Ernährungswünsche und medizinische Angaben. Bei Minderjährigen sollten die Eltern die wichtigsten Informationen und Fristen ebenfalls erhalten.
  • Reserviere Surfkurs, Campingplatz, Materialverleih und Transport erst, wenn du die Teilnehmerzahl belastbar kennst. Plane zusätzlich eine aktualisierte Teilnehmerliste für die Abfahrt und eine Zimmer- oder Zeltaufteilung ein.
  • Schicke den Teilnehmerbrief spätestens 7 Tage vor Beginn. Ergänze Tagesprogramm, Treffpunkt, Packhinweise und Surfregeln, damit am Ankunftstag nicht alle Fragen gleichzeitig beantwortet werden müssen.
  • Kontrolliere Surfboards, Leashes, Neoprenanzüge und Wasserschuhe spätestens 2 Tage vorher. Sortiere die Anzüge nach Größen und prüfe, ob Sicherheitsmaterial wie Erste-Hilfe-Koffer, Rettungsdecken und wasserdichte Pfeifen vollständig vorhanden ist.
  • Bereite Mahlzeiten, Kühlboxen und Thermosflaschen am Vortag vor und verlade Campingausrüstung sowie Sportmaterial nach einer festen Reihenfolge. Prüfe die Wettervorhersage am Abend vorher und besichtige den Ankunftsort direkt nach der Ankunft.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Surfcamp organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Vier Wochen vor dem Start sollten Anmeldungen laufen, und spätestens 2 bis 3 Wochen vorher sollten Surfkurs, Campingplatz, Materialverleih und Transport feststehen.
Was muss ich vor einem Surfcamp von den Teilnehmern abfragen?
Sammle vollständige Kontaktdaten, Ernährungswünsche und medizinische Informationen. Bei Kindern und Jugendlichen solltest du die Eltern spätestens 4 Wochen vor Beginn informieren und notwendige Angaben schriftlich bestätigen lassen.
Wann soll ich die Ausrüstung für das Surfcamp prüfen?
Kontrolliere Surfboards, Leashes, Neoprenanzüge und Wasserschuhe 2 Tage vor der Abfahrt. Sicherheitsausrüstung, Zelte und Schlafmaterial sollten ebenfalls dann gezählt und nach Kategorien bereitgelegt werden.
Wann verschickt man den Teilnehmerbrief für ein Surfcamp?
Verschicke ihn spätestens 7 Tage vor dem Camp, besser 10 bis 14 Tage vorher. So bleibt Zeit, Rückfragen zu Treffpunkt, Tagesprogramm, Verpflegung und persönlicher Ausrüstung zu klären.

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