Checklist pour organiser un brunch de 40 personnes

Un brunch pour 40 invités demande surtout une bonne coordination entre les réponses, les quantités et l’installation. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des invitations jusqu’à l’accueil. Prévoyez les besoins alimentaires dès l’inscription et ne repoussez pas la commande des courses à la dernière semaine. Le jour J, gardez une vraie marge pour refroidir les boissons, préparer les produits frais et installer le buffet avant l’arrivée des invités.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver des tables et des chaises
Commander des fleurs
Déterminer le menu et les quantités
2 personnes
Coordonner les repas adaptés au régime
Composer la sélection musicale
Commander les courses
Envoyer la confirmation aux invités
Récupérer les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Laver et trier les fruits
2 personnes
Laver et couper les légumes
2 personnes
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
Préparer la décoration
2 personnes
Vérifier le lieu
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et le pain
3 personnes

Événement

Accueillir les invités
2 personnes
Ouvrir le buffet du brunch
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Accompagner les derniers invités
2 personnes

Suivi

Démonter le buffet
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 44
Tables de buffetqté 2
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 50
Assiettes à dessertqté 50
Petits bolsqté 50
Tasses à caféqté 50
Verres à eauqté 50
Verres à vinqté 45
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 6

Équipement

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Grille-painsqté 2
Glacièresqté 3
Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Couteaux à painqté 2
Verres doseursqté 2

Décoration

Nappesqté 6
Serviettes en tissuqté 50
Vases à fleursqté 6
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil

Éclairage

Éclairage d’ambianceqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs à vaisselleqté 2
Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses

Conseils

Demandez les réponses et les besoins alimentaires au moins 3 semaines avant le brunch. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 10 jours avant, afin de confirmer les régimes particuliers et le nombre final de portions.
Fixez les quantités après la clôture des inscriptions, idéalement 7 à 10 jours avant. Pour 40 personnes, prévoyez aussi une petite marge pour le pain, les garnitures et les boissons plutôt que de tout calculer au nombre exact.
Réservez les tables, les chaises et les tables de buffet au moins 2 semaines à l’avance. Pour l’installation, comptez environ 2 heures avant l’arrivée des invités, surtout si les fleurs, les nappes et la décoration sont à mettre en place sur place.
Faites les préparations qui supportent l’avance la veille : laver et trier les fruits, couper les légumes, préparer le pain et les garnitures, puis mettre les boissons au frais. Gardez le café, le thé et les éléments à griller pour le matin même.
Installez le buffet avec les assiettes, les couverts, les pinces de service et les carafes avant de préparer les boissons chaudes. Prévoyez un espace séparé pour la machine à café, les bouilloires et les grille-pains afin d’éviter les files et les câbles au passage.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un brunch de 40 personnes ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue. Demandez une réponse au plus tard 3 semaines avant, puis envoyez une confirmation finale environ 7 jours avant le brunch.
Combien de temps faut-il pour préparer un brunch de 40 invités ?: Prévoyez environ 2 heures d’installation le jour même, en plus des préparations faites la veille. Ajoutez 30 minutes pour vérifier la salle, les tables, les chaises, le buffet et le matériel électrique.
Quand commander les courses pour un brunch de 40 personnes ?: Passez la commande 7 à 10 jours avant, une fois les inscriptions et les régimes alimentaires confirmés. Récupérez les produits frais la veille ou le matin même selon leur conservation.
Comment gérer les régimes alimentaires pour 40 invités ?: Recueillez les besoins alimentaires lors de l’inscription, puis validez chaque repas adapté au plus tard 7 jours avant. Identifiez séparément les plats concernés pour éviter les mélanges au moment du service.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.