Organiser une brocante pour enfants sans rien oublier

Une brocante pour enfants demande surtout une organisation précise des inscriptions, des emplacements et du matériel. Commence par réserver le lieu, fixer les règles de vente et préparer le formulaire d’inscription. Ensuite, répartis les stands, recueille les besoins alimentaires et informe les participants assez tôt. Le jour venu, prévois du temps pour installer les tentes, les tables, les portants et les espaces de paiement avant l’arrivée des familles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du marché
Établir les règles de vente
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Répartir les emplacements de vente
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Imprimer le plan des tables
Imprimer la liste des participants
Établir la liste de courses
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Trier les étiquettes de prix
2 personnes
Préparer la monnaie
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la nourriture
3 personnes
Tester le matériel électrique
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les portants à vêtements
2 personnes
Dresser les tables
2 personnes
Marquer les emplacements de vente
2 personnes
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
Distribuer le matériel de vente
2 personnes
Mettre en place la caisse et le point d'information
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Servir les snacks et les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Encadrer le marché et les visiteurs
3 personnes
Gérer les déchets et les tables
2 personnes
Finaliser la vente
3 personnes
Faire le check-out des participants
3 personnes

Suivi

Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Enlever les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger l’argent et le matériel en sécurité
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Tentes de réceptionqté 2
Portants à vêtementsqté 4
Bancs pliantsqté 4
Caisses de rangementqté 20
Nappesqté 12

Équipement

Caissesqté 2
Terminal de paiement
Glacièresqté 4
Thermosqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chariot à main

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Cuillères de serviceqté 6
Plateaux de serviceqté 6

Décoration

Panneaux de stand de marchéqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Étiquettes nominativesqté 60
Étiquettes de prixqté 20
Marqueurs indélébilesqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Lanternesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de cuisineqté 6
Louchesqté 6

Nettoyage

Balaisqté 2
Pelles à poussièreqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Sécurité

Trousse de premiers secours
Passe-câblesqté 10
Ruban de balisageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date limite d’inscription au moins 10 à 14 jours avant la brocante. Tu auras ainsi le temps de répartir les emplacements et de préparer la liste des participants.
Attribue les emplacements avant le jour J et imprime deux documents séparés : un plan des tables pour l’installation et une liste des participants pour l’accueil.
Prévois une caisse avec de la monnaie et un terminal de paiement si nécessaire. Les petites ventes se font souvent avec des pièces et des billets, surtout pour les articles à 1, 2 ou 5 euros.
Teste les rallonges, multiprises, lampes LED et autres équipements électriques la veille. Cela évite de chercher une solution au moment d’ouvrir le lieu.
Mets les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et prépare la nourriture avant l’installation des stands. Garde les glacières et les thermos dans un emplacement accessible aux bénévoles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une brocante pour enfants ?: Prévois environ 3 à 4 semaines. La réservation du lieu et l’envoi des invitations prennent généralement les premiers jours, puis il faut compter au moins 10 jours pour traiter les inscriptions et répartir les stands.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une brocante pour enfants ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant l’événement. Fixe une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant la brocante afin de pouvoir établir le plan des tables et organiser les bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévois au minimum 1 bénévole pour l’accueil et 2 à 3 personnes pour l’installation, selon le nombre de stands. Elles doivent être présentes au moins 60 à 90 minutes avant l’ouverture pour installer les tables, les chaises et les tentes.
Que faut-il préparer la veille d’une brocante pour enfants ?: La veille, rassemble le matériel, trie les étiquettes de prix, prépare la monnaie, vérifie les stocks et teste le matériel électrique. Mets aussi les boissons au frais suffisamment tôt, idéalement 6 à 8 heures avant le début.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.