Checklist pour organiser une brocante

Une brocante réussie se prépare bien avant l’installation des premiers stands. Il faut réserver le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, puis organiser les inscriptions et le plan des emplacements. Les derniers jours servent surtout à confirmer les exposants, surveiller la météo et rassembler le matériel. Le jour J, prévois un itinéraire de circulation lisible, une signalétique visible et un espace d’information facilement accessible.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Demander une autorisation
Vérifier l’assurance
Créer le plan
2 personnes
Établir les règles de vente
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Répartir les emplacements de vente
2 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Déterminer le mode de paiement
Afficher la promotion
2 personnes
Vérifier l’itinéraire de circulation
Confirmer les fournisseurs
Vérifier les prévisions météo
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les caisses
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Préparer les tables
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les barrières
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Baliser les emplacements de vente
3 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Vérifier les toilettes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Attribuer les emplacements de vente
3 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les places libérées
2 personnes
Faire l'annonce de clôture
Laisser partir les participants
3 personnes

Suivi

Contrôler la marchandise
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ramasser les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Stocker les objets restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 14
Chaisesqté 24
Chaises pliantesqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Nappeqté 8
Bacs de rangementqté 12

Équipement

Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Mégaphone
Lampes rechargeablesqté 8
Caisses à monnaieqté 6
Calculatricesqté 4
Portefeuillesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Pilesqté 24

Décoration

Panneaux de directionqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Craie de trottoirqté 6
Numéros de tableqté 40
Panneaux d'informationqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 36
Assiettesqté 36
Couvertsqté 36

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 2
Ciseauxqté 4
Pincesqté 4

Nettoyage

Seauxqté 3
Balaisqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commence les démarches administratives au moins 6 à 8 semaines avant la brocante : réservation du lieu, autorisation éventuelle et vérification de l’assurance peuvent prendre plusieurs échanges.
Ferme les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement afin de répartir les emplacements, attribuer les numéros de table et envoyer une confirmation claire à chaque exposant.
Prépare le plan avec les stands, les zones de passage, l’électricité et l’accueil. Garde des passages suffisamment larges pour les visiteurs et prévois un itinéraire distinct pour l’installation.
Vérifie la météo 72 heures avant, puis la veille. Les tentes de réception, les rallonges, les multiprises, les lampes rechargeables et les piles doivent être regroupées au même endroit avant le montage.
Installe la signalétique avant l’arrivée du public : panneaux de direction aux accès, panneaux indicateurs pour les stands et stand d’information avec les règles de vente et le mode de paiement.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une brocante ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, demander une autorisation, vérifier l’assurance et ouvrir les inscriptions.
Quand clôturer les inscriptions des exposants ?: Clôture-les 7 à 10 jours avant la brocante. Tu peux ainsi traiter les demandes, répartir les emplacements et confirmer à chacun son numéro de stand.
Quel matériel prévoir pour une brocante ?: Prévois notamment les tables, chaises, portants, bacs de rangement, tentes, rallonges et panneaux de signalétique. Ajoute du matériel d’accueil comme un mégaphone, des lampes rechargeables et des panneaux d’information.
Quand installer les stands d’une brocante ?: Prépare le matériel la veille et installe les tentes, tables, barrières et emplacements le matin même, avant l’arrivée des exposants. Termine la signalétique et le stand d’information au moins 30 minutes avant l’ouverture au public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.