Checklist para organizar un mercadillo sin olvidos
Organizar un mercadillo requiere coordinar permisos, vendedores, circulación, pagos y montaje en un orden concreto. Empieza por reservar el lugar y comprobar los requisitos legales; después abre las inscripciones y asigna los puestos con un plano claro. Durante la última semana, confirma participantes y proveedores, revisa el tiempo y prepara materiales, señalización y cajas de cobro. El día anterior conviene dejar listas las mesas, carpas, conexiones y la mesa de información.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Solicitar permiso
Comprobar el seguro
Hacer el plano
2 personas
Redactar las normas de venta
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Distribuir los puestos de venta
2 personas
Confirmar participantes
2 personas
Determinar el método de pago
Colocar la promoción
2 personas
Comprobar la ruta de tráfico
Confirmar proveedores
Comprobar el pronóstico del tiempo
Reunir los materiales
3 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar las cajas registradoras
2 personas
Preparar señales de ruta
2 personas
Preparar las mesas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar las barreras
3 personas
Conectar la corriente
2 personas
Marcar los puntos de venta
3 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Comprobar los baños
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Asignar los puestos de venta
3 personas
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
Atender la mesa de información
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Comprobar los espacios libres
2 personas
Dar el anuncio de cierre
Despedir a los participantes
3 personas
Seguimiento
Comprobar el material de venta
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Registrar objetos perdidos
Almacenar el material sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesascant. 14
- Sillascant. 24
- Sillas plegablescant. 6
- Percheroscant. 4
- Mantelcant. 8
- Cajas de almacenamientocant. 12
Equipo
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Megáfono
- Lámparas recargablescant. 8
- Cajas de caudalescant. 6
- Calculadorascant. 4
- Carterascant. 6
- Baterías externascant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Bateríascant. 24
Decoración
- Señales de rutacant. 12
- Carteles direccionalescant. 8
- Pizarrascant. 6
- Tiza para aceracant. 6
- Números de mesacant. 40
- Paneles informativoscant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 36
- Platoscant. 36
- Cubiertoscant. 36
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Tijerascant. 4
- Pinzascant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Escobascant. 3
- Recogedor y escobillacant. 3
- Fregonascant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el lugar y solicita el permiso con varias semanas de margen; comprueba también el seguro antes de abrir el formulario de inscripción.
- Cierra las inscripciones al menos 7 días antes para distribuir los puestos, asignar números de mesa y enviar a cada vendedor la información de montaje y pago.
- Prepara un plano con accesos, ruta de tráfico, barreras, puestos y mesa de información; coloca las señales direccionales antes de que lleguen los primeros participantes.
- Confirma proveedores y revisa el pronóstico 48 horas antes. Si el mercadillo es exterior, verifica carpas, mesas, sillas, iluminación recargable y baterías.
- Deja preparado el sistema de cobro el día anterior: cajas registradoras, cambio, cables alargadores, regletas y una alternativa si falla la corriente o la conexión.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, solicitar permisos y comprobar el seguro. Abre las inscripciones cuando el plano y las normas de venta estén definidos, idealmente 4 semanas antes.
- ¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de un mercadillo?
- Cierra el formulario al menos 7 días antes. Así tendrás tiempo para gestionar cambios, distribuir los puestos, confirmar participantes y preparar los números de mesa.
- ¿Qué hay que preparar el día antes de un mercadillo?
- Reúne materiales, revisa proveedores, prepara las cajas de cobro y deja listas las señales, los carteles y la mesa de información. Monta o comprueba carpas, mesas, conexiones y barreras según permita el lugar.
- ¿Cuánta bebida y vajilla necesito para un mercadillo?
- Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade margen para el resto de la jornada. Prepara vasos reutilizables, tazas, platos y cubiertos según el número previsto de asistentes y el servicio de café o té.
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