Checklist pour organiser une brocante sans rien oublier
Une brocante se prépare bien avant l’installation des tables. Il faut d’abord sécuriser le terrain, les autorisations et l’assurance, puis gérer les exposants, les emplacements et les bénévoles. Les derniers jours sont consacrés aux achats, aux caisses, à la signalétique et au contrôle du site. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre, en particulier sur les points souvent réglés trop tard.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le terrain
2 personnes
Demander une autorisation
Vérifier l’assurance
Créer le plan du site
2 personnes
Établir les règles de vente
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Répartir les emplacements
2 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Confirmer les accords avec les fournisseurs
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer les caisses
2 personnes
Créer les panneaux et les cartes d’itinéraire
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Événement
Contrôler le site et l'entrée
3 personnes
Balisage des parkings et des itinéraires de circulation
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
Délimiter les stands de vente
3 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Mettre en place le point café
3 personnes
Refroidir la nourriture et les boissons
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Attribuer les emplacements
3 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Annoncer la clôture des ventes
Faire descendre les participants du véhicule
4 personnes
Suivi
Fermer les caisses
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Sécher et ranger le matériel
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Finaliser les conditions du permis
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Stands de marchéqté 12
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 30
- Tables hautesqté 4
- Portants à vêtementsqté 6
- Caisses de rangementqté 20
- Nappesqté 12
Équipement
- Glacièresqté 4
- Bouilloiresqté 3
- Machines à caféqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Projecteurs de chantier rechargeablesqté 6
- Talkies-walkiesqté 6
- Caisses pour espècesqté 3
- Carnets de tickets de caisseqté 6
- Calculatricesqté 3
- Portefeuilles pour la monnaieqté 6
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Lampes de pocheqté 6
- Boîtes à outilsqté 2
- Marteauqté 2
- Tournevisqté 4
- Pincesqté 4
- Mètres rubansqté 3
- Ciseauxqté 6
- Attaches-câblesqté 200
- Ruban adhésifqté 6
- Barrières de sécuritéqté 12
- Cônes de signalisationqté 20
- Sacs de lestqté 24
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes à batterieqté 8
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Panneaux indicateursqté 12
- Panneaux d'informationqté 6
- Panneaux numéros de standqté 30
- Panneaux en ardoiseqté 6
- Marqueurs craieqté 12
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Cuillères de serviceqté 6
- Thermosqté 6
- Plateaux pour serviettes fraîchesqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Assiettes réutilisablesqté 100
- Couverts réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 60
- Pichets à laitqté 6
- Sucriersqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Pinces à déchetsqté 4
- Balaisqté 4
- Balayette et pelleqté 4
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 4
- Gants de nettoyageqté 12
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Désinfectantqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve le terrain et vérifie les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant la brocante. Cela laisse le temps de corriger un problème d’assurance, d’accès ou de circulation.
- Fixe une date limite d’inscription 2 à 3 semaines avant l’événement. Tu pourras alors attribuer les emplacements, confirmer les participants et préparer les panneaux numérotés sans travailler dans l’urgence.
- Prépare le plan du site avec les stands, l’entrée, le parking et les itinéraires de circulation avant de commander ou d’installer le mobilier. Prévois aussi un affichage visible pour les changements de dernière minute.
- Établis les besoins des bénévoles au moins 10 jours avant la brocante. Répartis les personnes entre l’accueil, le contrôle de l’entrée, l’orientation, l’installation et le rangement, avec un planning et un moyen de communication.
- Regroupe le matériel non périssable quelques jours avant, puis fais les courses et vérifie les branchements la veille. Compte séparément les tables, tentes, rallonges, multiprises, éclairages, caisses et monnaie nécessaires à chaque zone.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une brocante ?
- Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Les autorisations, l’assurance, les inscriptions et le plan des emplacements prennent souvent plus de temps que l’achat du matériel.
- Quand clôturer les inscriptions à une brocante ?
- Fixe la clôture 2 à 3 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de traiter les inscriptions, répartir les stands, confirmer les exposants et produire la signalétique.
- Que faut-il préparer la veille d’une brocante ?
- Rassemble les tables, tentes, chaises, caisses, panneaux, rallonges et éclairages la veille. Vérifie aussi les listes, la monnaie, les tickets de caisse et les horaires des bénévoles avant l’arrivée des exposants.
- Combien de bénévoles prévoir pour une brocante ?
- Prévois au minimum 1 personne pour l’accueil et l’orientation, puis ajoute des bénévoles pour l’installation, le contrôle de l’entrée et le rangement. Pour une petite brocante, 4 à 6 personnes couvrent généralement les moments clés, avec un planning par créneau.
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