Checklist para organizar un mercadillo sin olvidos
Organizar un mercadillo requiere coordinar permisos, vendedores, puestos, voluntariado y montaje en un orden concreto. Empieza por reservar el recinto y definir las normas; después abre las inscripciones y asigna los espacios. Durante la última semana, confirma participantes, proveedores y necesidades de electricidad, iluminación y cobro. El día anterior conviene dejar preparados los materiales, la señalización y las provisiones para que el montaje no dependa de decisiones de última hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y recinto
2 personas
Solicitar permiso
Comprobar el seguro
Hacer un plano del recinto
2 personas
Redactar las normas de venta
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Asignar puestos
2 personas
Confirmar participantes
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Confirmar acuerdos con proveedores
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Preparar las cajas registradoras
2 personas
Hacer carteles y mapas de ruta
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Evento
Comprobar el recinto y la entrada
3 personas
Marcar las rutas de aparcamiento y de acceso a pie
3 personas
Montar mesas
4 personas
Montar tiendas
6 personas
Conectar la electricidad y la iluminación
2 personas
Delimitar los puestos de venta
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el punto de café
3 personas
Enfriar comida y bebida
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Asignar espacios de stand
3 personas
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Mantener libres las vías de paso
2 personas
Registrar objetos perdidos
Anunciar el cierre de la venta
Ayudar a los participantes a descargar
4 personas
Seguimiento
Cerrar las cajas
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Limpiar la vajilla y los materiales
3 personas
Secar y guardar los materiales
3 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Completar los requisitos del permiso
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 30
- Mesas altascant. 4
- Percheroscant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 20
- Mantelescant. 12
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Lámparas de trabajo recargablescant. 6
- Walkie-talkiescant. 6
- Cajas de efectivocant. 3
- Talonarios de reciboscant. 6
- Calculadorascant. 3
- Carteras para el cambiocant. 6
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 6
- Cajas de herramientascant. 2
- Martillocant. 2
- Destornilladorescant. 4
- Pinzascant. 4
- Cintas métricascant. 3
- Tijerascant. 6
- Bridascant. 200
- Cinta americanacant. 6
- Vallas de separacióncant. 12
- Conos de tráficocant. 20
- Sacos de pesocant. 24
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas de bateríacant. 8
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Carteles direccionalescant. 12
- Paneles informativoscant. 6
- Carteles con números de puestocant. 30
- Pizarrascant. 6
- Rotuladores de tizacant. 12
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cucharones de servircant. 6
- Termoscant. 6
- Bandejas refrigeradas para servilletascant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Platos reutilizablescant. 100
- Cubiertos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Jarras de lechecant. 6
- Azucareroscant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Pinzas para residuoscant. 4
- Escobascant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Desinfectantecant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el recinto, el permiso y el seguro antes de abrir las inscripciones. Deja al menos 4 semanas para resolver requisitos del lugar o cambios en el plano.
- Publica las normas de venta junto con el formulario de inscripción. Pide también preferencias dietéticas y confirma por escrito a cada participante su número de puesto y horario.
- Haz el plano pensando en la circulación: separa entrada, salida, puestos, aparcamiento y acceso a pie. Coloca carteles direccionales y paneles informativos antes de montar las mesas y las carpas.
- Prepara un turno de voluntariado con bloques de 2 a 3 horas y asigna una persona responsable de la entrada, otra del montaje y otra de las cajas. Entrega walkie-talkies o un canal de comunicación común al equipo.
- Comprueba la electricidad al menos 24 horas antes: cuenta cables alargadores, regletas, lámparas y guirnaldas, y prueba cada conexión. Deja listas las cajas registradoras, el cambio, los talonarios de recibos y las calculadoras antes de abrir.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva las primeras 2 semanas para fecha, recinto, permiso, seguro y plano; deja la última semana para confirmaciones, compras y turnos.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los vendedores del mercadillo?
- Confirma los puestos entre 7 y 10 días antes. Envía a cada participante el número de puesto, la hora de llegada, las normas de venta y cualquier indicación sobre aparcamiento o acceso.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercadillo?
- Calcula 1 voluntario por cada 10 a 15 puestos, más 2 personas para la entrada y el cobro si esas funciones están separadas. Organiza turnos de 2 a 3 horas para cubrir montaje, apertura y desmontaje.
- ¿Qué hay que preparar el día antes de un mercadillo?
- Deja montada o agrupada toda la señalización, numeración de puestos, cajas, recibos, cambio, materiales de cocina y provisiones no perecederas. También conviene probar la iluminación y comprobar el recinto y la entrada con 24 horas de margen.
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