Checklist pour organiser une brocante du village

Une brocante du village demande surtout de l’anticipation : réserver la place, obtenir l’autorisation et confirmer les exposants avant de préparer le terrain. Cette checklist regroupe les démarches, la circulation, les stands, les bénévoles et l’accueil des visiteurs. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les rallonges, le balisage et la gestion de la caisse. Le jour J, l’installation des tentes, tables et branchements doit être terminée avant l’arrivée des vendeurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la place du village
Demander une autorisation
Vérifier l’assurance
Inviter les vendeurs
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste des stands
2 personnes
Envoyer les confirmations
Créer le plan
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Réserver l’alimentation électrique
Définir l'itinéraire de circulation
2 personnes
Accrocher les affiches promotionnelles
2 personnes
Publier sur les réseaux sociaux
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Préparer la caisse
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les sandwiches
2 personnes
Tester la machine à café
Balisage du site
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer les panneaux et les flèches
2 personnes
Marquer l’agencement des stands
2 personnes
Installer le stand de vente
3 personnes

Événement

Accueil des vendeurs
3 personnes
Attribuer les stands
2 personnes
Mettre en place une aide au stationnement
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir les consommations
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Fermer la caisse
2 personnes
Faire le check-out des vendeurs
2 personnes

Suivi

Démonter les stands
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Ranger l'éclairage
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vider les glacières
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 20
Tablesqté 8
Chaisesqté 30
Tables pliantesqté 2
Tables hautesqté 4
Chariots de transportqté 2

Équipement

Caisses à monnaieqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Rallonges à enrouleurqté 2
Mégaphone à main

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Décoration

Bannières de marchéqté 4
Nappesqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Numéros des standsqté 20
Étiquettes de prixqté 300
Porte-affichesqté 10
Ruban de balisageqté 4
Sacs de lestageqté 16
Attaches-câblesqté 200

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Plateauxqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 4
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 4
Plateaux pour espècesqté 4
Plateaux de serviceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Bacs à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-essuie-tout en papierqté 4

Catering

Courses

Conseils

Lancez les inscriptions des vendeurs plusieurs semaines à l’avance et envoyez les confirmations seulement après avoir établi la liste définitive des stands. Vous éviterez ainsi les doublons dans le plan et les changements de dernière minute.
Préparez le plan des stands avant de définir l’itinéraire de circulation. Réservez des passages assez larges pour les chariots de transport et indiquez chaque emplacement avec un numéro de stand visible.
Ne gardez pas les autorisations et l’assurance pour la dernière semaine. Vérifiez également les besoins électriques avant de réserver l’alimentation, puis prévoyez des rallonges, multiprises et attaches-câbles adaptées.
Organisez les bénévoles par créneaux : installation, accueil, circulation, buvette et rangement. Le café, les boissons fraîches et les sandwiches doivent être préparés après le contrôle du matériel, pas au moment où les premiers visiteurs arrivent.
Préparez la caisse avec de la monnaie et testez les terminaux de paiement avant l’ouverture. Refroidissez les boissons à l’avance, testez la machine à café et placez les gobelets, tasses et plateaux directement au point de service.

Questions fréquentes

Quand réserver la place du village pour une brocante ?: Réservez-la dès que la date est envisagée, idéalement plusieurs mois avant la brocante. Vous aurez ensuite le temps de demander l’autorisation, de vérifier l’assurance et de lancer les inscriptions des vendeurs.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une brocante du village ?: Prévoyez au minimum 2 à 3 heures avant l’arrivée du public pour le balisage, les tentes, les tables, les chaises et les branchements électriques. Ajoutez une marge si le matériel doit être transporté avec des chariots.
Quand confirmer l’inscription des exposants ?: Envoyez les confirmations après la clôture des inscriptions et après validation du plan des stands, généralement 1 à 2 semaines avant l’événement. Indiquez l’emplacement, l’horaire d’arrivée et les éventuels besoins alimentaires ou électriques.
Combien de boissons prévoir pour une brocante du village ?: Pour le premier service, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée et la météo. Gardez une réserve au frais dans plusieurs glacières et prévoyez des gobelets réutilisables en conséquence.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.