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Checklist pour organiser une brocante de nuit

Une brocante de nuit demande plus qu’une liste de vendeurs et quelques tables. Il faut réserver le lieu, vérifier les autorisations, prévoir l’éclairage des stands et sécuriser les câbles avant l’arrivée du public. Les inscriptions, les besoins électriques et les informations pratiques doivent être confirmés plusieurs jours à l’avance. Cette checklist suit l’organisation jusqu’à l’ouverture, avec les points souvent oubliés au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver le lieu

  • Vérifier le permis

  • Créer l'agencement du marché

    2 personnes

  • Recruter des vendeurs

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Confirmer les vendeurs

  • Fixer le nombre de tables

  • Recenser les besoins en énergie

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Partager le plan

  • Envoyer les informations aux vendeurs

  • Confirmer les réservations

  • Planifier les achats de catering

  • Préparer les panneaux de signalisation

    2 personnes

  • Créer des badges nominatifs

  • Prévoir la caisse

  • Vérifier les prévisions météo

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Rassembler le matériel

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer la restauration longue conservation

    2 personnes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Inspecter le site

    2 personnes

  • Installer les barrières

    3 personnes

  • Monter les tentes de réception

    6 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Brancher l’électricité

    2 personnes

  • Installer l'éclairage

    3 personnes

  • Sécuriser les câbles

    2 personnes

  • Placer les panneaux d’information

    2 personnes

  • Accueil des vendeurs

    3 personnes

  • Indiquer les stands aux vendeurs

    3 personnes

  • Vérifier les stands

    2 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Disposer les amuse-bouches

    2 personnes

  • Installer la caisse

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Dernier tour de sécurité

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Compter les entrées et les visiteurs

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner la machine à café

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Nettoyer les tables entre-temps

    2 personnes

  • Vérifier l'éclairage

  • Vérifier l'itinéraire de stationnement

  • Informer les vendeurs de la fermeture

    2 personnes

  • Accompagner les visiteurs vers la sortie

    2 personnes

  • Clôturer la caisse

    2 personnes

  • Saluer les vendeurs

    2 personnes

Suivi

  • Vider les stands

    4 personnes

  • Démonter les tables et les chaises

    5 personnes

  • Éteindre l’éclairage

    2 personnes

  • Ranger les câbles d’alimentation

    2 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    6 personnes

  • Rassembler les déchets

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Nettoyer le site

    4 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Rapporter le matériel

    3 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Remettre le lieu en état

    2 personnes

  • Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 6
  • Stands de marchéqté 20
  • Tablesqté 24
  • Chaises pliantesqté 50
  • Tables de bièreqté 6
  • Housses de nappesqté 24
  • Portants à vêtementsqté 8
  • Cintresqté 100
  • Tabouretsqté 8
  • Caissesqté 20

Équipement

  • Glacièresqté 6
  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 4
  • Terminaux de paiementqté 2
  • Rallonges électriquesqté 6
  • Multiprisesqté 8
  • Multiprisesqté 3
  • Passe-câblesqté 12
  • Microphone à main
  • Mégaphone

Éclairage

  • Guirlandes lumineuses LEDqté 10
  • Projecteurs LEDqté 8
  • Lampes à pilesqté 10
  • Piles de rechangeqté 20

Décoration

  • Panneaux de bienvenueqté 3
  • Panneaux de prixqté 10
  • Panneaux indicateursqté 12
  • Pancartes de tableqté 25
  • Badges nominatifsqté 30
  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Panneaux en ardoiseqté 4
  • Marqueurs craieqté 8
  • Ruban adhésifqté 6
  • Attaches-câblesqté 200
  • Cordeqté 4

Cuisine

  • Thermosqté 4
  • Pichets de serviceqté 6
  • Planches à découperqté 3
  • Couteaux de cuisineqté 3
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Cuillères de serviceqté 8
  • Pincesqté 6
  • Pains de glaceqté 20

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 250
  • Tasses à caféqté 100
  • Assiettesqté 150
  • Couvertsqté 150
  • Cuillères à caféqté 100
  • Plateauxqté 6

Nettoyage

  • Poubellesqté 10
  • Balaiqté 3
  • Pelle et balayetteqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 4
  • Brosses de nettoyageqté 4

Sécurité

  • Trousse de premiers secours
  • Lampes de pocheqté 4
  • Gilets de sécuritéqté 8
  • Barrières de sécuritéqté 12
  • Extincteursqté 2
  • Tapis antidérapantsqté 6

Administration

  • Caisse
  • Caisse
  • Carnets de ticketsqté 4
  • Sets de stylosqté 6
  • Presse-papiersqté 6
  • Blocs-notesqté 6
  • Plateaux pour espècesqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Réserve le lieu et vérifie le permis dès que la date est fixée. Pour une brocante en soirée, demande aussi les horaires autorisés pour l’installation, la vente et le démontage.
  • Demande aux vendeurs leurs besoins électriques et alimentaires au moment de l’inscription. Regroupe ces réponses avant de fixer le nombre de tables, de stands et de prises disponibles.
  • Prévois un éclairage à trois niveaux : guirlandes LED pour l’ambiance, projecteurs LED pour les zones de circulation et lampes à piles en secours. Ajoute des piles de rechange, car une panne après la tombée de la nuit se gère difficilement.
  • Installe les rallonges, multiprises et passe-câbles avant l’arrivée des vendeurs. Teste chaque circuit sur place et garde les câbles hors des passages, notamment près de la caisse et des stands de restauration.
  • Ouvre le site suffisamment tôt pour inspecter les accès, poser les barrières, afficher les panneaux et refroidir les boissons. Prévois au moins 60 minutes entre la fin de l’installation et l’accueil du public pour corriger un oubli.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une brocante de nuit ?
Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier le permis, recruter les vendeurs, traiter les inscriptions et confirmer les besoins en énergie.
Quand faut-il confirmer les vendeurs d’une brocante de nuit ?
Confirme les vendeurs au plus tard 7 jours avant l’événement. Tu peux alors finaliser le plan du marché, le nombre de tables, les badges nominatifs et les informations pratiques à envoyer.
Quel éclairage prévoir pour une brocante de nuit ?
Prévois un éclairage pour les stands, les circulations et les zones de paiement. Utilise des guirlandes LED et des projecteurs LED, avec des lampes à piles et des piles de rechange en secours.
Quand installer les stands et les tables ?
Commence l’installation au moins 2 heures avant l’ouverture au public. Garde ensuite 60 minutes pour l’inspection du site, le test des branchements, la pose des panneaux et l’accueil des vendeurs.

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