Checklist para organizar un mercadillo nocturno
Un mercadillo nocturno necesita más preparación que un mercado diurno: los permisos, la distribución de los puestos y la iluminación deben estar resueltos antes de abrir. Esta checklist reúne 67 tareas y 70 materiales para coordinar vendedores, mesas, electricidad, cobros, catering y señalización. Trabaja por fases y confirma cada reserva por escrito. El día del evento, deja tiempo para inspeccionar el recinto, colocar las barreras y probar cables, luces y equipos antes de que lleguen los visitantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Comprobar el permiso
Hacer la distribución del mercado
2 personas
Reclutar vendedores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Confirmar proveedores
Fijar el número de mesas
Inventariar las necesidades de electricidad
Recoger preferencias dietéticas
Compartir el plano
Enviar información a los vendedores
Confirmar las reservas
Planificar la compra del catering
Preparar las señales de tráfico
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
Gestionar el efectivo de caja
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar catering no perecedero
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Colocar las barreras
3 personas
Montar las carpas
6 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Asegurar los cables
2 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Recibir a los vendedores
3 personas
Indicar a los vendedores sus puestos
3 personas
Comprobar los puestos
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar aperitivos
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Comprobar los baños
Última ronda de seguridad
2 personas
Evento
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Contar la entrada y los visitantes
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Rellenar la máquina de café
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
Comprobar la iluminación
Comprobar la ruta de aparcamiento
Informar a los vendedores sobre el cierre
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Despedir a los vendedores
2 personas
Seguimiento
Vaciar los puestos
4 personas
Desmontar mesas y sillas
5 personas
Apagar la iluminación
2 personas
Recoger los cables de alimentación
2 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Llevar la basura
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Gestionar la fianza y las llaves
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 6
- Puestos de mercadocant. 20
- Mesascant. 24
- Sillas plegablescant. 50
- Mesas de cervezacant. 6
- Fundas para mantelescant. 24
- Percheroscant. 8
- Perchascant. 100
- Taburetescant. 8
- Cajonescant. 20
Equipo
- Neveras portátilescant. 6
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Jarras térmicascant. 4
- Terminales de pagocant. 2
- Enrollacablescant. 6
- Regletascant. 8
- Cajas de distribución eléctricacant. 3
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Micrófono de mano
- Megáfono
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 10
- Focos LED de montajecant. 8
- Linternas a pilascant. 10
- Baterías de repuestocant. 20
Decoración
- Carteles de bienvenidacant. 3
- Carteles de precioscant. 10
- Carteles direccionalescant. 12
- Carteles de mesacant. 25
- Tarjetas de nombrecant. 30
- Guirnaldascant. 8
- Pizarrascant. 4
- Rotuladores de tizacant. 8
- Cinta americanacant. 6
- Bridascant. 200
- Cuerdacant. 4
Cocina
- Termoscant. 4
- Jarras para servircant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Bandejas de servircant. 8
- Cucharones de servircant. 8
- Pinzascant. 6
- Acumuladores de fríocant. 20
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Tazas de cafécant. 100
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Cucharillascant. 100
- Bandejascant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Cepillos de limpiezacant. 4
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Linternascant. 4
- Chalecos reflectantescant. 8
- Vallas de separacióncant. 12
- Extintorescant. 2
- Alfombrillas antideslizantescant. 6
Administración
- Caja registradora
- Caja registradora
- Talonarios de reciboscant. 4
- Juego de bolígrafoscant. 6
- Portapapelescant. 6
- Bloc de notascant. 6
- Bandejas para efectivocant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar y el permiso antes de reclutar vendedores. Comparte después el plano del mercado para que cada participante conozca su puesto, la entrada, las salidas y las zonas de carga.
- Pide a cada vendedor sus necesidades eléctricas y preferencias dietéticas con antelación. Reúne esa información antes de confirmar proveedores y calcula la distribución de regletas, enrollacables, cajas de distribución y alfombrillas para cables.
- Planifica la iluminación por zonas, no solo por puestos. Combina guirnaldas LED y focos de montaje con linternas a pilas y baterías de repuesto para cubrir accesos, pasillos y puntos donde pueda fallar la corriente.
- Prepara los cobros y la señalización antes del montaje. Comprueba los terminales de pago, gestiona el efectivo de caja y coloca carteles de bienvenida, precios y direcciones para reducir preguntas al personal.
- El día del mercadillo, abre el recinto con margen para una revisión completa. Comprueba mesas, sillas, puestos, barreras, cables, bebidas enfriadas, catering no perecedero y tarjetas con nombres antes de recibir a los vendedores.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo nocturno?
- Empieza al menos 6 semanas antes. Reserva el lugar y comprueba el permiso primero; después recluta vendedores, gestiona inscripciones y confirma proveedores. Durante la última semana, comparte el plano, revisa el pronóstico y reúne los materiales.
- ¿Cuándo debo confirmar a los vendedores y sus puestos?
- Confirma las reservas entre 2 y 3 semanas antes del evento. En ese momento fija el número de mesas, recoge las necesidades eléctricas y envía a cada vendedor la información de montaje y su ubicación en el plano.
- ¿Cuánta iluminación necesita un mercadillo nocturno?
- Prepara iluminación para todos los puestos, pasillos, entradas y salidas, no solo para la zona central. Haz una prueba al menos 2 horas antes de abrir y ten linternas a pilas y baterías de repuesto disponibles por si falla alguna conexión.
- ¿Cuándo hay que preparar las bebidas y el catering?
- Haz la compra y prepara el catering no perecedero el día anterior. Enfría las bebidas varias horas antes de abrir y reserva el último tramo de montaje para colocar las máquinas de café, teteras y jarras térmicas sin bloquear el paso.
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