Checklist pour organiser une bourse d’échange de vêtements

Une bourse d’échange réussie repose surtout sur une circulation simple : dépôt, tri, essayage et sortie doivent être faciles à comprendre. Cette checklist vous aide à organiser la date, les inscriptions, les bénévoles et l’installation de la salle dans le bon ordre. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés, comme le marquage des tailles, les indications d’accès et l’espace nécessaire aux cabines d’essayage. Le jour même, gardez au moins une personne à l’accueil et une autre près du dépôt des vêtements.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date et les horaires
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Afficher la promotion
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les bénévoles
Publier le code vestimentaire
Envoyer les indications d'accès
Vérifier le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Transporter les portants à vêtements
2 personnes
Préparer la table d'accueil
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les portants à vêtements
4 personnes
Aménager les cabines d’essayage
2 personnes
Poser le marquage des tailles
2 personnes
Mettre en place le dépôt des vêtements
2 personnes
Installer les miroirs
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Recevoir et contrôler les vêtements
3 personnes
Trier les vêtements
4 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Gérer les cabines d’essayage
2 personnes
Réapprovisionner les portants à vêtements
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Ravitaillement des amuse-bouches
Marquer les vêtements restants
2 personnes
Encadrer le dernier essayage
2 personnes
Rassembler les vêtements
4 personnes

Suivi

Démonter les tables et les étagères
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Faire don des vêtements restants
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Portants à vêtementsqté 8
Chaisesqté 20
Tables pliantes pour l’accueilqté 2
Paravents de cabine d'essayageqté 2
Miroirsqté 3
Bacs à vêtementsqté 20
Porte-manteauxqté 2
Caisses de rangementqté 20

Équipement

Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Thermosqté 3
Défroisseurs vapeur

Vaisselle

Tassesqté 50
Verresqté 50
Assiettesqté 50
Cuillères à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 4

Décoration

Nappesqté 10
Guirlandes de fanionsqté 4
Étiquettes de vêtementsqté 300
Séparateurs de tailleqté 8
Panneaux indicateursqté 8

Papeterie

Formulaires d'inscriptionqté 100
Étiquettes nominativesqté 100
Stylos à billeqté 20
Marqueurs indélébilesqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Cintresqté 250
Bons de vêtementsqté 300

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Poubellesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez les horaires en prévoyant au moins 60 minutes avant l’ouverture pour installer les tables, les portants, les miroirs et les cabines d’essayage. Une salle qui ouvre directement à l’arrivée des participants laisse trop peu de temps pour corriger les oublis.
Fermez les inscriptions quelques jours avant l’échange afin de traiter les réponses et de planifier les bénévoles. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires et envoyez les indications d’accès au plus tard 48 heures avant l’événement.
Réservez un espace distinct pour le dépôt des vêtements et marquez clairement les tailles. Prévoyez des bacs ou des caisses pour les articles déposés afin qu’ils ne s’accumulent pas sur la table d’accueil.
Comptez au moins deux bénévoles à l’accueil au début : l’un vérifie les inscriptions, l’autre explique le fonctionnement et oriente vers les portants. Faites un briefing de 15 minutes avant l’ouverture, notamment sur le code vestimentaire et la gestion des vêtements restants.
Testez les rallonges, multiprises, bouilloires et défroisseurs avant l’installation finale. Mettez les boissons au frais suffisamment tôt et préparez le café et le thé dans des thermos pour éviter de monopoliser une table pendant les échanges.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une bourse d’échange de vêtements ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, fixer les horaires, créer le formulaire, diffuser les invitations et planifier les bénévoles.
Quand fermer les inscriptions pour une bourse aux vêtements ?: Fermez-les 3 à 5 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi traiter les réponses, recueillir les besoins alimentaires et envoyer les informations pratiques sans attendre le dernier moment.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour 15 à 20 participants attendus, avec au moins 2 personnes à l’accueil au démarrage. Ajoutez une personne chargée du dépôt et du rangement si la salle reçoit beaucoup de vêtements.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Comptez 60 à 90 minutes pour installer les tables, les portants, les cabines, les miroirs, le marquage des tailles et les panneaux d’information. Ajoutez 15 minutes pour le briefing final des bénévoles.

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