Bazaar organiseren: checklist van voorbereiding tot opbouw
Een bazaar vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en spullen verzamelen. Je moet op tijd de locatie, vergunningen, kraamhouders, vrijwilligers en geldstromen vastleggen. Daarna volgen de kraamindeling, communicatie, boodschappen en het sorteren van prijzen en voorraad. Deze checklist helpt je in de juiste volgorde werken, zodat je op de dag zelf niet nog wisselgeld, etiketten of een ontbrekende koffiekan hoeft te regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen controleren
Begroting opstellen
2 personen
Kraamhouders benaderen
2 personen
Kramen verdelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Flyers verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Prijzen voor verloting werven
3 personen
Muziek afspeellijst maken
Spellen voor kinderen kiezen
2 personen
Reserveringen controleren
Kraamindeling tekenen
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Geldkistjes reserveren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Voorraad sorteren
3 personen
Prijzen sorteren
3 personen
Etiketten voorbereiden
2 personen
Wisselgeld klaarleggen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Kramen uitladen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
Partytenten opzetten
6 personen
Stroompunten aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Kramen inrichten
8 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Prijslijsten ophangen
2 personen
Verlotingstafel klaarzetten
2 personen
Kinderspellen klaarzetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Kassa's vullen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Veiligheidsroute vrijmaken
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Kassa bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Kramen bemannen
8 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Kinderspellen begeleiden
3 personen
Verkooptafels aanvullen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Verlotingsloten verkopen
2 personen
Verloting aankondigen
Verloting uitvoeren
3 personen
Kramen sluiten
8 personen
Laatste drankronde serveren
2 personen
Kassa's afsluiten
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Versiering verwijderen
3 personen
Etensresten verpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Tenten en tafels afbreken
6 personen
Stoelen stapelen
3 personen
Materiaal inventariseren
2 personen
Kramen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Kassaopbrengst tellen
2 personen
Ongebruikte voorraad opslaan
2 personen
Bederfelijke resten afvoeren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Marktkramenaantal 12
- Tafelsaantal 14
- Stoelenaantal 80
- Statafelsaantal 6
- Kledingrekkenaantal 4
- Klapbankenaantal 6
- Tafelkleedhoudersaantal 14
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 120
- Herbruikbare kommenaantal 40
- Herbruikbare bekersaantal 180
- Wijnglazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 80
- Messenaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Lepelsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
- Schaaltjesaantal 20
- Serveerbladenaantal 10
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- IJsboxenaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 6
- Tangenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Dienbladenaantal 8
Apparatuur
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadbare lampenaantal 8
- Powerbanksaantal 4
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- LED-lantaarnsaantal 8
- Lampstatievenaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenaantal 150
- Ballonpompaantal 2
- Tafelkledenaantal 14
- Krijtbordenaantal 12
- Krijtstiftenaantal 12
- Bloemenvazenaantal 8
- Kunstbloemenaantal 24
- Bordjes met kraamnummersaantal 12
- Pijlbordenaantal 8
Verkoopmateriaal
- Geldkistjesaantal 4
- Prijsetikettenaantal 300
- Prijskaartstandaardsaantal 30
- Kleingeldbakjesaantal 12
- Kassablokkenaantal 6
- Pennenaantal 20
- Rekenmachinesaantal 4
- Tassenaantal 150
- Inpakpapierrollenaantal 6
- Plakbandrollenaantal 12
- Scharenaantal 8
Verloting
- Verlotingstrommel
- Lootjesbakjesaantal 4
- Prijzendisplaysaantal 12
Kinderspellen
- Ringwerpset
- Blikwerpset
- Touwtrektouw
- Houten spellenaantal 4
- Speelmattenaantal 4
- Kleurpotlodenaantal 24
- Kleurplatenaantal 150
- Prijspresentjesaantal 100
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Stoffer en blikaantal 3
- Bezemaantal 3
- Dweilaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Handzeepdispensersaantal 4
- Papieren handdoekhoudersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bevestig datum en locatie minimaal 8 weken vooraf en controleer meteen of een vergunning nodig is. Zo weet je ook hoeveel kramen, partytenten en stroompunten passen.
- Benader kraamhouders uiterlijk 6 weken vooraf en maak daarna een kraamindeling. Noteer per kraam de benodigde tafelruimte, stoel of kledingrek en houd looppaden vrij.
- Maak het vrijwilligersrooster uiterlijk 2 weken vooraf. Plan naast verkopers ook mensen voor openen, terreininspectie, uitladen, geldbeheer en opruimen; reken voor elke taak minstens één reservepersoon.
- Verzamel dieetwensen en controleer reserveringen 7 dagen vooraf. Sorteer boodschappen, servies en keukenmateriaal per onderdeel, zodat koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en koelboxen niet verspreid raken.
- Leg prijzen, etiketten en wisselgeld de avond ervoor klaar. Verdeel contant geld over geldkistjes, maak een korte registratie en controleer bij opening of alle kramen veilig zijn uitgeladen en opgesteld.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een bazaar organiseren?
- Begin ongeveer 8 tot 10 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en begroting. Kraamhouders en vrijwilligers regel je daarna uiterlijk 4 tot 6 weken voor de bazaar.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een bazaar?
- Plan minimaal 1 vrijwilliger per actieve kraam en daarnaast 2 tot 4 mensen voor ontvangst, geldbeheer, catering en opbouw. Voeg per belangrijke taak één reservepersoon toe.
- Wanneer moet ik de kraamindeling van een bazaar maken?
- Maak de eerste indeling zodra de kraamhouders zijn aangemeld, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Controleer de definitieve versie nog 7 dagen voor de bazaar tegen de beschikbare ruimte en materialen.
- Wat moet ik de dag voor een bazaar klaarzetten?
- Zet prijzen, etiketten, wisselgeld, vrijwilligersinformatie en gesorteerde voorraad de avond ervoor klaar. Controleer ook of marktkramen, tafels, partytenten, servies en keukenapparatuur compleet zijn.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!