Basar organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Basar braucht mehr als Stände und Besucher: Genehmigungen, Standaufteilung, Helferplan, Kassen und Vorräte müssen rechtzeitig feststehen. Beginne mehrere Wochen vorher mit Datum, Ort, Budget und den Standbetreibern. Kurz vor dem Termin kümmerst du dich um Anmeldungen, Tombolapreise, Etiketten und Wechselgeld. Am Veranstaltungstag sorgen eine Inspektion des Geländes, ein klarer Aufbauplan und vorbereitete Küchen- und Serviersachen für einen geordneten Start.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Budget erstellen
2 Personen
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
Stände aufteilen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Flyer verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Preise für die Tombola beschaffen
3 Personen
Musik-Playlist erstellen
Spiele für Kinder auswählen
2 Personen
Reservierungen prüfen
Standaufteilung zeichnen
2 Personen
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Geldkassetten reservieren
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Vorräte sortieren
3 Personen
Preise sortieren
3 Personen
Etiketten vorbereiten
2 Personen
Wechselgeld bereitlegen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Gelände inspizieren
2 Personen
Stände ausladen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Stromanschlüsse anschließen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Stände einrichten
8 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Preisliste aufhängen
2 Personen
Verlosungstisch aufbauen
2 Personen
Kinderspiele bereitlegen
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kassen auffüllen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Sicherheitsroute freimachen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Kasse bedienen
2 Personen
Besucher begrüßen
2 Personen
Stände besetzen
8 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kinderspiele betreuen
3 Personen
Verkaufstische auffüllen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Verlosungslose verkaufen
2 Personen
Tombola ankündigen
Verlosung durchführen
3 Personen
Stände schließen
8 Personen
Letzte Getränkerunde servieren
2 Personen
Kassen abschließen
3 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Dekoration entfernen
3 Personen
Essensreste verpacken
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Zelte und Tische abbauen
6 Personen
Stühle stapeln
3 Personen
Material inventarisieren
2 Personen
Stände zurückbringen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Fundgegenstände aufbewahren
Kasseneinnahmen zählen
2 Personen
Ungenutzte Vorräte lagern
2 Personen
Verderbliche Reste entsorgen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 14
StühleAnz. 80
StehtischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
KlappbänkeAnz. 6
TischdeckenhalterAnz. 14

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
Wiederverwendbare BecherAnz. 180
WeingläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 80
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
SchälchenAnz. 20
ServiertablettsAnz. 10

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
KühlboxenAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 6
ZangenAnz. 6
MessbecherAnz. 3
TablettsAnz. 8

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare LampenAnz. 8
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LaternenAnz. 8
LampenstativeAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckenAnz. 14
KreidetafelnAnz. 12
KreidestifteAnz. 12
BlumenvasenAnz. 8
KunstblumenAnz. 24
Schilder mit StandnummernAnz. 12
WegweiserAnz. 8

Verkaufsmaterial

GeldkassettenAnz. 4
PreisetikettenAnz. 300
PreisschildständerAnz. 30
KleingeldschalenAnz. 12
KassenblöckeAnz. 6
StifteAnz. 20
TaschenrechnerAnz. 4
TaschenAnz. 150
GeschenkpapierrollenAnz. 6
KlebebandrollenAnz. 12
ScherenAnz. 8

Verlosung

Losbox
LosboxenAnz. 4
PreisanzeigenAnz. 12

Kinderspiele

Ringwurf-Set
Blechwurfsatz
Tauziehseil
HolzspieleAnz. 4
SpielmattenAnz. 4
BuntstifteAnz. 24
MalvorlagenAnz. 150
PreisgeschenkeAnz. 100

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Handfeger und KehrblechAnz. 3
BesenAnz. 3
WischmoppAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 4
PapierhandtuchhalterAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Datum und Ort mindestens 6 bis 8 Wochen vorher und prüfe sofort, ob für Verkauf, Tombola, Musik oder die Nutzung des Geländes Genehmigungen nötig sind.
Lege die Standaufteilung spätestens 10 Tage vor dem Basar fest. Zeichne Marktstände, Tische, Partyzelte, Kleiderständer und Durchgänge ein, damit am Aufbau niemand improvisieren muss.
Plane Geldkassetten und Wechselgeld mindestens 3 Tage vorher. Teile die Kassen den Verkaufsständen zu und bewahre das Wechselgeld getrennt von Einnahmen auf.
Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Termin. Prüfe danach Einkaufsliste, Vorräte, Mehrweg-Geschirr, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen gemeinsam.
Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor Beginn. Inspiziere zuerst das Gelände, lade anschließend die Stände aus und stelle erst danach Tische, Sitzgelegenheiten, Kühlboxen und Servierbereiche auf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Basar organisieren?: Starte idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Budget und Genehmigungen. Standbetreiber, Helfer und Einladungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Basar?: Plane pro Verkaufskasse ungefähr 50 bis 100 Euro in kleinen Scheinen und Münzen ein, abhängig von den Preisen. Bereite das Wechselgeld mindestens 3 Tage vorher vor und teile es den Kassen zu.
Wann sollte die Standaufteilung beim Basar fertig sein?: Die Standaufteilung sollte spätestens 10 Tage vorher gezeichnet und an die Standbetreiber weitergegeben werden. Berücksichtige dabei Durchgänge, Strom- und Küchenbereiche sowie Platz für Partyzelte.
Wie lange vorher muss man am Basartag vor Ort sein?: Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor Beginn. Rechne zusätzlich Zeit für Geländekontrolle, Ausladen der Stände, Aufbau der Tische und das Sortieren von Preisen, Etiketten und Vorräten ein.

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