Checklist wandeltocht met verhalen organiseren

Een wandeltocht met verhalen vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en een paar vertellers. Je moet deelnemers op tijd informeren, de route toegankelijk en herkenbaar maken en zorgen dat verhalen, techniek en timing onderweg kloppen. Plan ook de ontvangst en afsluiting: koffie, thee, hapjes en verlichting worden vaak te laat geregeld. Gebruik deze checklist om de voorbereiding stap voor stap af te werken, van routekeuze tot het klaarzetten van het startpakket.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en startpunt vastleggen
2 personen
Verhalen en vertellers selecteren
2 personen
Route controleren op toegankelijkheid
2 personen
Reservering startlocatie maken
Reservering eindlocatie maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Vertellers informeren over programma
Routekaart en routebeschrijving maken
2 personen
Noodcontacten en deelnemerslijst maken
Weersverwachting controleren
Materialen en voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Route vooraf nalopen
2 personen
Verhalen en timing doornemen
4 personen
Startpakket per deelnemer klaarzetten
2 personen
Routebordjes en linten sorteren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes portioneren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Verlichting bij ontvangst plaatsen
2 personen
Routebordjes ophangen
3 personen
Verhaalpunten herkenbaar maken
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
EHBO- en veiligheidsmateriaal klaarleggen

Event

Deelnemers inchecken
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Veiligheidsinstructies geven
Groep naar eerste verhaalpunt begeleiden
2 personen
Verhalen bij routepunten begeleiden
6 personen
Achterblijvers en kopgroep begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Verlichting langs donkere route controleren
2 personen
Eindpunt en terugkeer begeleiden
3 personen
Afsluitend verhaal presenteren
2 personen
Laatste drankjes serveren
2 personen

Nazorg

Routebordjes en linten verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Geluidsapparatuur en verlichting inpakken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen retourneren
2 personen
Eindvoorraad en afval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 70
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Herbruikbare koffiebekersaantal 70
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Serveerbladenaantal 6
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 12
Hoofdlampenaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Routebenodigdheden

Routebordjesaantal 20
Pionnenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Klembordjesaantal 4
Watervaste stiftenaantal 8
Geprinte routekaartenaantal 80
Programmafoldersaantal 80

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 10
Zaklampenaantal 6
Nooddekensaantal 6
Wegwerpregenponcho'saantal 70

Decoratie

Welkomstbord
Pijlborden voor ontvangstaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Loop de volledige route vooraf na en controleer niet alleen de afstand, maar ook smalle doorgangen, obstakels en plekken waar deelnemers de groep kunnen kwijtraken. Markeer zulke punten met routebordjes, pionnen of afzetlint.
Plan per verhaal een vaste plek en tijdsduur. Neem draagbare speakers en draadloze microfoons alleen mee als de groep of de omgeving dat nodig maakt, en controleer de batterijen uiterlijk de dag ervoor.
Stuur deelnemers de routebeschrijving, starttijd, routekaart en praktische informatie uiterlijk enkele dagen vooraf. Vraag dieetwensen tegelijk op, zodat hapjes niet op het laatste moment aangepast hoeven te worden.
Maak een noodpakket dat onderweg beschikbaar is: deelnemerslijst, noodcontacten, EHBO-koffer, zaklampen, powerbanks en nooddekens. Verdeel de spullen over minimaal twee begeleiders als de groep lang uit elkaar kan lopen.
Begin op de dag zelf vroeg genoeg met de ontvangst. Zet tafels, stoelen, koffie, thee, gekoelde dranken en hapjes klaar voordat de eerste deelnemers arriveren; plaats bij een late of donkere start ook LED-lantaarns en controleer reservebatterijen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wandeltocht met verhalen organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de route, start- en eindlocatie en vertellers. Verstuur de uitnodigingen enkele weken voor de tocht en rond deelnemersinformatie, dieetwensen en routekaarten uiterlijk enkele dagen vooraf af.
Hoeveel vertellers heb ik nodig voor een wandeltocht met verhalen?: Dat hangt af van het aantal geplande stopplaatsen: reken op één verteller per verhaal en wijs daarnaast minimaal één organisator aan voor route en timing. Bij een groep die uit elkaar kan vallen, zijn twee begeleiders naast de vertellers praktischer.
Wat moet ik meenemen voor de veiligheid tijdens een wandeltocht?: Neem minimaal een EHBO-koffer, deelnemerslijst met noodcontacten, zaklampen, nooddekens en routekaarten mee. Controleer de weersverwachting de dag ervoor en leg bij regen ook wegwerpregenponcho's klaar.
Wanneer moet ik de route van een wandeltocht controleren?: Loop de route minstens één keer vooraf volledig na en controleer hem opnieuw kort voor de tocht, bij voorkeur op de dag ervoor. Zo ontdek je tijdelijke obstakels, gewijzigde toegankelijkheid of ontbrekende routebordjes voordat de deelnemers vertrekken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.