Checklist pour quatre jours de marche bien préparés

Quatre jours de marche demandent une préparation continue, pas seulement un itinéraire et un point de départ. Il faut obtenir les autorisations, sécuriser chaque parcours, organiser les pauses et répartir les bénévoles avant l’arrivée des participants. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les informations médicales doivent être centralisés assez tôt. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’au briefing final et à l’installation du départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les itinéraires
3 personnes
Demander les autorisations
2 personnes
Réserver le lieu de départ
Réserver des points de repos
2 personnes
Prévoir des signaleurs
2 personnes
Organiser le personnel de premiers secours
2 personnes
Recruter des bénévoles
3 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Effectuer les contrôles du parcours
4 personnes
Vérifier les cartes d'itinéraire
2 personnes
Créer les dossards
2 personnes
Imprimer les listes de participants
Collecter les informations médicales
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Composer les kits de démarrage
4 personnes
Trier les panneaux de direction
3 personnes
Briefer les bénévoles
4 personnes

Événement

Monter la zone de départ
8 personnes
Tracer l’itinéraire du premier jour
6 personnes
Ouvrir les inscriptions
3 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Informer les participants
2 personnes
Faire partir les marcheurs
5 personnes
Assurer le point de repos du premier jour
4 personnes
Enregistrer l’arrivée
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Soutenir les premiers secours
2 personnes
Récupérer le parcours du premier jour
5 personnes
Installer la zone de départ du deuxième jour
7 personnes
Tracer le parcours du deuxième jour
6 personnes
Ouvrir les inscriptions du jour deux
3 personnes
Lancer le jour deux
5 personnes
Assurer la permanence au point de repos du deuxième jour
4 personnes
Enregistrer les arrivées du deuxième jour
3 personnes
Réapprovisionner les boissons du jour deux
2 personnes
Retirer l'itinéraire du jour deux
5 personnes
Mettre en place l'itinéraire du troisième jour
6 personnes
Ouvrir les inscriptions du troisième jour
3 personnes
Lancer le jour trois
5 personnes
Assurer la permanence du point de repos jour trois
4 personnes
Enregistrer l’arrivée du jour 3
3 personnes
Réapprovisionner les boissons du jour trois
2 personnes
Prendre le parcours du jour 3
5 personnes
Tracer l’itinéraire du quatrième jour
6 personnes
Monter le lieu de la fête
8 personnes
Ouvrir les inscriptions du jour quatre
3 personnes
Lancer le quatrième jour
5 personnes
Accompagner l’arrivée festive
6 personnes
Organiser la remise des médailles
4 personnes
Assurer le point de repos du quatrième jour
4 personnes
Réapprovisionner les boissons du quatrième jour
2 personnes
Retirer le parcours du quatrième jour
5 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
5 personnes
Démonter la zone de départ
8 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Informer les participants des résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 6
Poubellesqté 10
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 4
Téléphones portablesqté 8
Batteries externesqté 8
Talkies-walkiesqté 10
Enceintes mobilesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Matériel de parcours

Flèches de directionqté 180
Panneaux de kilométrageqté 60
Cartes d'itinéraireqté 500
Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 30
Gilets réfléchissantsqté 25
Cônesqté 30

Inscription

Numéros de départqté 500
Porte-dossardsqté 500
Braceletsqté 500
Cartes de médailleqté 500
Presse-papiersqté 12
Stylos à billeqté 40
Marqueursqté 12
Étiquettes nominativesqté 600
Caisses de rangementqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 600
Assiettesqté 300
Fourchettesqté 300
Couteauxqté 300
Cuillèresqté 150
Tasses à caféqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Bidons d'eauqté 12
Thermosqté 12
Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Pains de glaceqté 40

Matériel de sport

Rubans de médailleqté 500
Médailles souvenirqté 500

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 4
Couvertures de survieqté 20
Lampes de pocheqté 10
Pilesqté 40

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeauxqté 20
Ballonsqté 200
Nappesqté 16

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Bacs à vaisselleqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer les quatre itinéraires et les points de repos, puis demandez les autorisations dès que les parcours sont stabilisés. Prévoyez une vérification sur le terrain avant l’ouverture des inscriptions.
Ne gardez pas les bénévoles pour la dernière semaine : recrutez-les, répartissez-les par journée et prévoyez un briefing avant le départ. Les signaleurs et l’équipe de premiers secours doivent connaître leurs secteurs et leurs moyens de communication.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et imprimez les listes de participants avant chaque journée. Notez séparément les besoins alimentaires et les informations médicales afin qu’elles soient accessibles aux personnes concernées.
Préparez les dossards, bracelets et kits de départ plusieurs jours à l’avance. Comptez le matériel par poste : flèches, panneaux kilométriques, cônes, gilets réfléchissants et cartes doivent être triés avant le balisage.
Installez la zone de départ avec les tables, chaises, tentes, poubelles et prises électriques avant l’arrivée du public. Testez les talkies-walkies, téléphones, batteries externes et lampes LED la veille, puis gardez du matériel de rechange sur place.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser quatre jours de marche ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant le premier jour. Les autorisations, les réservations de lieux et le recrutement des bénévoles prennent souvent plus de temps que prévu.
Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions ?: Ouvrez les inscriptions environ 6 à 8 semaines avant l’événement. Fermez-les quelques jours avant le départ pour traiter les listes, les dossards, les besoins alimentaires et les informations médicales.
Quand vérifier les itinéraires de quatre jours de marche ?: Effectuez un premier contrôle après avoir défini les parcours, puis une dernière vérification 7 à 10 jours avant le départ. Contrôlez notamment le balisage, les points de repos, les passages dangereux et l’état des cartes.
Quand faire le briefing des bénévoles ?: Organisez le briefing principal 2 à 3 jours avant le début de la marche, puis rappelez les consignes le matin de chaque journée. Distribuez les rôles, les horaires, les plans et les moyens de contact avant l’installation.

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