Checklist pour organiser un atelier photo

Un atelier photo demande plus qu’un appareil et quelques objectifs. Il faut coordonner les inscriptions, les mannequins, le catering, le programme et plusieurs postes de prise de vue. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des invitations jusqu’à l’accueil des participants. Vous y trouverez aussi les vérifications souvent repoussées au dernier moment : batteries, cartes mémoire, câbles, éclairage et installation de l’écran de présentation.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Réserver l’emplacement photo
Réserver les mannequins photo
Commander le catering
Élaborer le programme photo
Imprimer les exercices d’entraînement
Préparer la présentation
Vérifier l'équipement
2 personnes
Formater les cartes mémoire
Recharger les batteries
Faire les courses
2 personnes
Préparer le matériel
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer les stations photo
3 personnes
Brancher l’écran de présentation
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer la table d’inscription

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Présenter le programme
Faire une démonstration du matériel photo
Expliquer l'éclairage
Distribuer l’exercice d’entraînement
2 personnes
Accompagner les participants
3 personnes
Discuter ensemble des photos
2 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
Encadrer la séance de portrait
3 personnes
Accompagner la photographie du soir
3 personnes
Présenter les résultats du travail
2 personnes
Répondre aux questions
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Remettre le mobilier en place
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Sécuriser les cartes mémoire
Laisser sécher le matériel
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 36
Table d’inscription
Tabouretsqté 6

Équipement

Appareils photo systèmeqté 12
Objectifsqté 16
Sets de piedsqté 12
Flashs externesqté 8
Pieds d’éclairageqté 8
Softboxqté 6
Écrans réfléchissantsqté 6
Ordinateur portable
Lecteurs de cartes mémoireqté 4
Câbles HDMIqté 3
Piles de rechangeqté 16
Chargeurs de batterieqté 12
Cartes mémoireqté 16
Batteries externesqté 4
Écran de présentation
Vidéoprojecteur
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Décoration

Fonds de portraitqté 3
Pinces pour fondqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 36
Verresqté 36
Assiettesqté 36
Couvertsqté 36

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les informations pratiques plusieurs jours avant l’atelier : adresse, horaires, programme, matériel à apporter et consignes pour les exercices. Vous éviterez les questions de dernière minute et les arrivées mal préparées.
Traitez les inscriptions dès leur réception et notez les besoins alimentaires avant de commander le catering. Prévoyez une date limite claire, idéalement 5 à 7 jours avant l’atelier.
Vérifiez tout le matériel photo la veille : appareils, objectifs, flashs, pieds, softbox, réflecteurs et fonds de portrait. Formatez les cartes mémoire et rechargez les batteries après ce contrôle, pas plusieurs jours à l’avance.
Testez l’écran de présentation, le vidéoprojecteur, les câbles HDMI, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture du lieu. Un test de 15 minutes permet de repérer un câble manquant ou une prise inaccessible.
Prévoyez un temps d’installation avant l’arrivée du groupe : tables, chaises, stations photo, éclairage, table d’inscription, café et thé. Pour un atelier qui commence à 9 h, ouvrez généralement le lieu au moins 60 à 90 minutes plus tôt.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un atelier photo ?: Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour envoyer les invitations, traiter les inscriptions, réserver le lieu et les mannequins, puis finaliser le catering. Gardez les 24 dernières heures pour le matériel et les supports de présentation.
Quand faut-il réserver les mannequins pour un atelier photo ?: Réservez-les dès que la date et le programme sont fixés, idéalement 2 à 3 semaines avant l’atelier. Confirmez les horaires, les pauses et les besoins spécifiques au plus tard 5 jours avant.
Que faut-il vérifier la veille d’un atelier photo ?: Contrôlez les appareils, objectifs, flashs, pieds, softbox, réflecteurs, fonds, cartes mémoire et batteries. Testez aussi l’écran de présentation et les câbles pendant 30 à 45 minutes, puis préparez le matériel par station.
À quelle heure faut-il arriver pour installer un atelier photo ?: Arrivez 60 à 90 minutes avant le début pour installer les tables, les chaises, les stations photo et l’éclairage. Ajoutez 15 minutes si le vidéoprojecteur ou l’écran de présentation doit être branché et testé sur place.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.